Les relevés financiers sont ce que vous utilisez pour avoir un moyen simple de savoir où se trouvent tout votre argent et vos actifs, et exactement de combien vous disposez à un moment donné.

Ce n’est ni un seul document, ni même un seul type de document. En fait, les relevés financiers de la plupart des gens ne ressemblent à ceux de personne d’autre, car chacun a sa propre manière d’organiser ses informations pour les rendre aussi accessibles que possible.

Notions de base sur les dossiers financiers

Vos relevés financiers sont utiles pour de nombreuses raisons, mais ils se répartissent généralement en deux catégories. Premièrement, ils facilitent grandement la planification financière, en particulier la gestion de votre épargne et de vos placements. Deuxièmement, ils peuvent être extrêmement importants, et souvent exigés par la loi, à des fins fiscales.

Planification financière

Lorsque vous élaborez ou faites évoluer vos plans financiers et fixez de nouveaux objectifs financiers, vous devez commencer par des relevés financiers exacts afin de savoir précisément à partir de quelle situation vous partez, et de savoir exactement quand vous avez atteint vos objectifs. Par exemple, si vous souhaitez économiser 300 $ au cours des 4 prochains mois, vous devez savoir combien d’argent vous avez actuellement, et dans 3 mois vous devrez être en mesure de faire les mêmes vérifications.

Si le solde actuel de votre compte bancaire est de 250 $ et que vous souhaitez économiser jusqu’à atteindre 400 $, votre objectif d’épargne serait de gagner un peu d’argent en plus ou de réduire vos dépenses pour y parvenir. En revanche, si vous retrouvez un chèque non encaissé de 150 $ de votre dernier anniversaire dans une pile de papiers sur votre bureau et que vous le déposez sur votre compte, vous atteindrez cet objectif de 400 $ sans avoir réellement accompli quoi que ce soit. Voici un exemple de mauvais relevés financiers qui freinent votre capacité à fixer et atteindre vos objectifs.

Impôts

Illustration : l’argent que vous ne pouvez pas récupérer parce que vous n’avez pas conservé votre reçu

La plupart des gens apprécient d’avoir de bons relevés financiers au moment de remplir leur déclaration de revenus. Beaucoup pensent que, pour la plupart des dépenses effectuées au cours de l’année, comme le renouvellement de l’immatriculation de leur voiture, les uniformes de travail et certains types d’intérêts sur les prêts, tout cela peut être déduit de leurs impôts — ce qui est dans une certaine mesure vrai, mais uniquement si vous avez conservé les reçus et les justificatifs de tous ces paiements.

Types de dossiers financiers

Il existe des dizaines de types de relevés, mais l’essentiel est de tous les garder bien organisés. Vous pouvez répartir tous vos relevés en deux grands ensembles : les relevés « primaires » (qui seront extrêmement variés et dispersés) et les relevés « secondaires » (que vous tiendrez généralement vous-même afin de garder vos relevés primaires organisés).

Documents primaires

Reçus

Si vous voulez bénéficier d’un avantage fiscal, vous devrez conserver soigneusement vos reçus. Ce sont les justificatifs financiers les plus élémentaires qui soient : un simple morceau de papier prouvant qu’une transaction a eu lieu.

Selon l’endroit où vous vivez, vous devriez toujours conserver les reçus des gros achats (comme l’acte de vente de votre voiture). De nombreuses villes offrent aussi des réductions d’impôt si vous utilisez les transports publics ; il est donc également conseillé de conserver ces reçus.

Ils sont également utiles à conserver au-delà de vos impôts. Par exemple, les factures de services publics et les reçus sont souvent exigés comme « justificatif de domicile » lorsque vous souhaitez ouvrir un compte bancaire. Si un litige survient plus tard au sujet d’une facture prétendument payée, présenter un reçu peut régler le problème immédiatement, alors que prouver le contraire peut être un processus long et fastidieux.

Relevés bancaires

Votre compte bancaire sera l’une de vos sources les plus importantes de relevés financiers. En général, l’ensemble de votre historique de transactions est conservé pendant რამდენიმე années, y compris chaque chèque que vous émettez, ainsi que les soldes actuels de votre compte. Si vous n’avez pas de reçu pour un paiement (par exemple, si vous faites un chèque de loyer chaque mois), vous pouvez tout de même disposer d’un relevé de cette transaction dans votre compte bancaire.

Vous disposerez de relevés différents selon le type de compte. Par exemple, si vous avez un compte d’épargne, vous pourrez avoir davantage de relevés sur les montants et les dates de dépôt, avec les intérêts composés accumulés. Si vous avez un compte courant (ou « checking »), vous aurez vos soldes disponibles actuels, ainsi que l’historique de vos chèques, de vos transactions par carte de débit et de vos retraits aux distributeurs automatiques. Vos relevés bancaires seront une ressource inestimable lorsque vous élaborerez et modifierez votre plan de dépenses.

Rapports de revenus

Vos relevés de revenus sont des documents indiquant combien d’argent vous avez gagné, généralement accompagnés du montant de l’impôt sur le revenu et des cotisations de sécurité sociale que vous avez versés, pour une année donnée. Le plus courant d’entre eux est le formulaire W-2 aux États-Unis, mais vous pouvez en avoir d’autres si vous êtes travailleur indépendant ou si vous effectuez de temps à autre de petits emplois en parallèle. Ils sont nécessaires pour remplir votre déclaration de revenus, mais ils sont aussi utiles pour voir comment vos revenus évoluent au fil du temps.

Relevés d’investissement

Si vous possédez des actions, des obligations ou d’autres placements, vous recevrez également des relevés de compte réguliers de votre courtier. Ils comprendront vos soldes de trésorerie (disponibles pour un retrait ou pour acheter davantage de titres), la valeur marchande nette totale de votre portefeuille, le montant de tout dividende que vous avez reçu, ainsi que le total des frais liés à vos placements (ce qui est particulièrement important pour les fonds communs de placement). Vos relevés de placement sont essentiels à des fins fiscales. Contrairement aux déductions liées aux reçus, vous êtes légalement tenu de déclarer tout revenu de placement que vous recevez ; il sera donc essentiel de pouvoir accéder facilement à ces documents.

Inventaire des biens personnels

Contrairement aux autres dossiers principaux, celui-ci est celui que vous constituerez et tiendrez à jour vous-même. Votre inventaire de biens personnels est essentiellement une liste de ce que vous possédez, de l’endroit où cela se trouve et de sa valeur estimée. Cela semble assez simple tant que vous êtes encore aux études, mais il existe plus de quelques cas de de grosses sommes d’argent cachées et oubliées. De plus, contrairement aux autres dossiers, votre inventaire de biens personnels n’est pas utilisé à des fins fiscales. Le principal avantage de le tenir et de le mettre à jour est purement organisationnel : savoir exactement où se trouvent vos affaires et combien elles valent peut être très utile lorsque votre situation de vie change et que vous souhaitez vendre (ou donner) des choses que vous n’utilisez plus ou dont vous avez peut-être oublié l’existence. Le secteur des consignes de stockage en libre-service prospère grâce aux gens qui paient chaque mois pour conserver des choses qu’ils n’utilisent pas régulièrement !

Registres financiers secondaires

Vos dossiers financiers secondaires sont généralement de simples listes plus volumineuses, regroupant vos différents dossiers principaux dans des documents faciles à lire pour votre propre usage. En général, il s’agit de rapports que vous constitueriez vous-même, mais il existe certains cas où ils sont générés automatiquement.

Déclarations de revenus

Une fois votre déclaration d’impôt sur le revenu déposée, conservez-en une copie pour référence ultérieure. Cela comprend aussi tous les reçus que vous avez pour les impôts payés : ils peuvent être très importants si vous êtes un jour contrôlé. D’un point de vue légal, vous devriez conserver toutes vos déclarations et tous vos reçus pendant 7 ans, mais il peut être utile de les garder plus longtemps si vous souhaitez travailler de temps à autre sur une planification financière à long terme.

État du patrimoine net

Votre « valeur nette » est essentiellement la somme de tous vos actifs, moins l’ensemble de vos passifs, dans un seul document. C’est là que vous additionnez l’inventaire de vos biens personnels, la valeur de vos placements, vos soldes bancaires et l’argent que vous avez caché dans un bunker dans le désert, puis que vous soustrayez les soldes impayés de vos cartes de crédit, de vos prêts étudiants, de vos prêts auto et de vos hypothèques. Il devrait s’agir d’un document d’une page que vous mettez à jour tous les deux mois et qui vous aide à voir l’ensemble de votre situation financière en un seul endroit.

Registres des dépenses personnelles

Vous pourriez finir par accumuler des dizaines de reçus en relativement peu de temps. Tous les quelques mois, essayez de les regrouper et de les conserver dans un endroit sûr (par exemple, tous les reçus de « janvier à mars 2016 » rangés dans un dossier dans un coffre-fort ignifuge). Pendant que vous faites cela, copiez les montants et le motif de l’achat dans une feuille de calcul Excel. Cela permettra de savoir facilement combien vous avez dépensé et où vous l’avez dépensé par la suite. De plus, vous pourrez utiliser votre feuille de calcul pour retrouver rapidement et facilement le reçu original plus tard si vous en avez besoin. En classant régulièrement tous vos reçus, vous réduisez le risque qu’ils se perdent ou soient jetés par erreur. Le faire régulièrement est important pour éviter l’accumulation de retard (et donc devoir consacrer tout un après-midi à classer vos reçus plutôt que quelques minutes toutes les quelques semaines).

Sécuriser vos dossiers

Maintenant que vous disposez de toutes ces informations, votre principale préoccupation est de les garder en sécurité. Le vol d’identité est un problème majeur et, si quelqu’un obtenait un accès non autorisé à seulement quelques-uns de vos documents, il pourrait peut-être les utiliser contre vous.

Stockage des documents papier

Pour des documents comme vos déclarations d’impôt, vos reçus et vos relevés de placements, vous pouvez avoir des copies papier qui doivent être à la fois faciles à retrouver et sécurisées. Une solution possible consiste à acheter un petit coffre-fort que vous pouvez fixer au sol, afin de garder vos documents en sécurité et tous au même endroit. Historiquement, les gens ont aussi loué des coffres de sûreté (les plus petits peuvent coûter environ 60 $ par an), ce qui offre une sécurité extrême en contrepartie de l’inconvénient de devoir se rendre à la banque en personne et de payer des frais annuels.

Stockage des documents électroniques

Protéger vos fichiers informatiques contre les pirates et les fraudeurs par hameçonnage est une perspective beaucoup plus difficile. Il existe des dizaines de façons de garder vos dossiers en sécurité, mais voici les règles les plus courantes à suivre :

Règle n° 1 : ne partagez pas vos identifiants de connexion

Malgré ce que montrent les films, la plupart des « piratages » ne sont pas réalisés en forçant des algorithmes informatiques complexes à s’attaquer à un ordinateur central, mais tout simplement parce que quelqu’un partage un mot de passe avec une personne à qui il ne devrait pas le faire. Cela vaut non seulement pour les mots de passe, mais aussi pour d’autres informations : ne communiquez jamais vos numéros de compte, numéros de carte de crédit, noms d’utilisateur ou mots de passe par téléphone ou par e-mail. Si vous devez absolument partager un nom d’utilisateur et/ou un mot de passe (par exemple, pour partager un compte avec un groupe), assurez-vous qu’il s’agit d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe que vous n’utilisez sur aucun autre site Web.

Règle n° 2 : ne réutilisez pas votre mot de passe

Vous ne pouvez pas savoir quels sites vous utilisez laissez les administrateurs voir votre mot de passe, et lesquels utilisent un chiffrement adéquat. Si vous réutilisez les mêmes noms d’utilisateur et mots de passe à de nombreux endroits, vous augmentez les chances qu’un employé mécontent vole des données et pénètre dans vos autres comptes.

Règle n° 3 : changez souvent vos mots de passe

Même le mot de passe le plus sûr et le plus unique au monde reste vulnérable aux enregistreurs de frappe — un type de logiciel viral qui enregistre chaque touche que vous pressez et renvoie ces informations à son créateur. Même si votre ordinateur personnel n’en contient pas (il peut rester caché pendant des mois, voire des années, avant d’être « activé »), il est possible qu’un ordinateur de salle informatique ou un ordinateur public auquel vous avez accès en soit infecté. Changer vos mots de passe tous les quelques mois est un bon moyen de les garder en sécurité.

Règle n° 4 : choisissez des mots de passe difficiles à deviner

Rendez difficile l’accès à votre compte par simple devinette, ou pour un pirate qui essaie des combinaisons de lettres au hasard jusqu’à trouver la bonne.Cette bande dessinée illustre cela ne signifie pas qu’il doit être difficile à retenir, mais il n’existe pas de « clé en or » pour garantir que vos mots de passe restent sécurisés.

Autres conseils et astuces pour les dossiers financiers

Découvrez les services de gestion de compte que certaines institutions financières peuvent proposer

Si tout garder en tête vous semble décourageant, voyez quels types de services votre banque ou autre établissement financier peut « regrouper ». Par exemple, il est extrêmement courant qu’une personne ait ses comptes d’épargne et de chèques, son portefeuille d’investissements, son prêt immobilier et sa carte de crédit auprès de la même banque, ce qui lui permet d’accéder à l’ensemble de ces informations financières via le portail en ligne de la banque.

Cela présente l’avantage de la commodité, mais comporte aussi de sérieux inconvénients. Par exemple, si l’on vous vole votre mot de passe pour ce service bancaire en ligne, vous pourriez perdre d’un coup l’accès à tout, ce qui serait une énorme source de tracas et pourrait coûter des dizaines de milliers de dollars.

Comme vous ne comparez pas les offres pour obtenir les meilleurs taux sur vos différents comptes — un taux élevé pour votre épargne, un taux bas pour votre carte de crédit et votre prêt immobilier, et les frais les plus faibles possible pour vos comptes chèques et d’investissement —, vous obtiendrez très probablement aussi beaucoup moins pour votre argent que si vous faisiez le tour des offres séparément pour chaque service.

Consultez des fiscalistes ou des conseillers financiers

Même si vous ne le faites pas chaque année, prendre le temps de consulter un professionnel peut vous faire économiser beaucoup d’argent à long terme. Par exemple, il peut vous aider à savoir quand vous devez conserver des reçus ou non, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps et vous évitera bien des prises de tête pour l’organisation, et il vous aidera à déterminer précisément comment les utiliser pour demander tous les crédits d’impôt possibles.

Vous connaissez peut-être les principes de base : si une dépense est principalement liée à votre activité professionnelle, vous pouvez probablement demander un crédit d’impôt à ce sujet. Toutefois, vous ne connaissez peut-être pas la procédure exacte pour déclarer le temps que vous avez utilisé votre voiture dans le cadre de votre travail, ou pour savoir si vous pouvez bénéficier d’exonérations de taxe de vente pour de nouvelles rénovations de votre logement. Rencontrer un fiscaliste ou un conseiller financier est le moyen le plus simple de vous orienter dans ce dédale administratif et de tirer le meilleur parti de vos déclarations, tout en réduisant le temps et les recherches que vous devez consacrer à vos documents financiers sur votre temps libre.

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