Les relevés financiers sont ce que vous utilisez pour avoir un moyen simple de savoir où se trouvent tous vos fonds et vos actifs, et précisément de combien vous disposez à tout moment.

Il ne s’agit pas d’un seul document, ni même d’un seul type de document. En fait, les relevés financiers de la plupart des gens ne ressembleront pas à ceux de quelqu’un d’autre, car chacun a ses propres façons d’organiser ses informations pour les rendre le plus accessibles possible pour lui-même ou elle-même.

Notions de base sur les documents financiers

Vos relevés financiers sont utiles pour de nombreuses raisons, mais ils relèvent généralement de deux catégories. D’abord, ils facilitent grandement la planification financière (en particulier la gestion de votre épargne et de vos placements). Ensuite, ils peuvent être extrêmement importants — et souvent exigés par la loi — à des fins fiscales.

Planification financière

Lorsque vous élaborez ou faites évoluer vos plans financiers et que vous fixez de nouveaux objectifs financiers, vous devez commencer par des relevés financiers exacts afin de savoir précisément d’où vous partez et de savoir exactement quand vous avez atteint vos objectifs. Par exemple, si vous voulez économiser 300 $ au cours des 4 prochains mois, vous devez savoir combien d’argent vous avez maintenant, et dans 3 mois, vous devrez être en mesure d’effectuer les mêmes mesures.

Si le solde actuel de votre compte bancaire est de 250 $ et que vous souhaitez économiser pour atteindre 400 $, votre objectif d’épargne serait de gagner un peu d’argent en plus ou de réduire vos dépenses pour y parvenir. En revanche, si vous trouvez, dans une pile de papiers sur votre bureau, un chèque de 150 $ non encaissé datant de votre dernier anniversaire et que vous le déposez sur votre compte, vous atteindrez ce seuil de 400 $ sans avoir réellement accompli quoi que ce soit. C’est un exemple de la manière dont de mauvais relevés financiers peuvent nuire à votre capacité à fixer et à atteindre vos objectifs.

Impôts

Image : l’argent que vous ne pouvez pas récupérer parce que vous n’avez pas conservé votre reçu

La plupart des gens apprécient d’avoir de bons relevés financiers au moment de remplir leur déclaration de revenus. Beaucoup pensent que la plupart des dépenses effectuées au cours de l’année, comme le renouvellement de l’immatriculation de leur voiture, les uniformes de travail et certains types d’intérêts sur les prêts, peuvent toutes être déduites de leurs impôts — c’est en partie vrai, mais seulement si vous avez conservé les reçus et les relevés de tous ces paiements.

Types de documents financiers

Il existe des dizaines de types de relevés, mais l’essentiel est de tous les garder organisés. Vous pouvez répartir tous vos relevés en deux grands ensembles — les relevés « primaires » (qui seront extrêmement variés et dispersés) et les relevés « secondaires » (que vous tiendrez généralement vous-même pour organiser vos relevés primaires).

Documents primaires

Reçus

Si vous souhaitez bénéficier d’avantages fiscaux, vous devrez conserver soigneusement vos reçus. Ce sont les relevés financiers les plus basiques qui existent : un simple morceau de papier prouvant qu’une transaction a eu lieu.

Selon l’endroit où vous vivez, vous devriez toujours conserver les reçus des gros achats (comme l’acte de vente de votre voiture). De nombreuses villes accordent aussi des réductions d’impôts si vous utilisez les transports en commun ; il est donc également conseillé de conserver ces reçus.

Ils sont aussi utiles à conserver au-delà de la période fiscale. Par exemple, les factures de services publics et les reçus sont souvent exigés comme « justificatif de domicile » lorsque vous souhaitez ouvrir un compte bancaire. Si vous avez, à une date ultérieure, un litige au sujet d’une facture prétendument payée, le fait d’avoir un reçu peut régler le problème immédiatement, tandis que prouver le contraire peut être un processus long et fastidieux.

Relevés bancaires

Votre compte bancaire sera l’une de vos sources les plus importantes de relevés financiers. En général, tout l’historique de vos transactions est conservé pendant quelques années (y compris chaque chèque que vous émettez), ainsi que les soldes actuels de votre compte. Si vous n’avez pas de reçu pour un paiement (par exemple, si vous faites un chèque de loyer chaque mois), vous pouvez tout de même disposer d’un relevé de cette transaction dans votre compte bancaire.

Vous disposerez de relevés différents selon le type de compte. Par exemple, si vous avez un compte d’épargne, vous pourriez avoir davantage de relevés sur les montants et les dates des dépôts, avec les intérêts composés accumulés. Si vous avez un compte courant (ou « current »), vous disposerez de vos soldes disponibles actuels, ainsi que de l’historique de vos chèques, de vos paiements par carte de débit et de vos retraits aux distributeurs automatiques. Les relevés de votre banque seront une ressource inestimable lorsque vous élaborerez et modifierez votre plan de dépenses.

Rapports de revenus

Vos relevés de revenus sont des états indiquant combien d’argent vous avez gagné, généralement avec le montant de l’impôt sur le revenu et des cotisations de sécurité sociale que vous avez payés, sur une année donnée. Le plus courant est le formulaire W-2 aux États-Unis, mais vous pourriez en avoir d’autres si vous êtes travailleur indépendant ou si vous faites de petits boulots occasionnels en complément. Ces documents sont nécessaires pour remplir vos impôts, mais ils sont aussi utiles pour voir comment vos revenus évoluent au fil du temps.

Relevés d’investissement

Si vous possédez des actions, des obligations ou d’autres placements, vous recevrez également des relevés de compte réguliers de votre courtier. Ils incluront vos soldes en espèces (disponibles pour un retrait ou pour acheter davantage de titres), la valeur de marché nette totale de votre portefeuille, le montant des dividendes que vous avez perçus, ainsi que le total des frais de vos placements (ce qui est particulièrement important pour les fonds communs de placement). Vos relevés de placements sont essentiels à des fins fiscales. Contrairement aux déductions fondées sur des reçus, vous êtes légalement tenu de déclarer tout revenu de placement que vous recevez ; il est donc essentiel d’avoir un accès immédiat à ces documents.

Inventaire des biens personnels

Contrairement aux autres relevés primaires, celui-ci est celui que vous créez et tenez vous-même à jour. Votre inventaire des biens personnels est essentiellement une liste de ce que vous possédez, de l’endroit où cela se trouve et de sa valeur estimée. Cela semble assez simple lorsque vous êtes encore à l’école, mais il existe plus d’un cas de de grosses sommes d’argent cachées et oubliées. De plus, contrairement aux autres relevés, votre inventaire des biens personnels n’est pas utilisé pour les impôts. L’avantage principal de le conserver et de le tenir à jour est purement organisationnel : savoir exactement où se trouvent vos affaires et combien elles valent peut être très utile lorsque votre situation de vie change et que vous souhaitez vendre (ou donner) des choses que vous n’utilisez plus ou que vous aviez peut-être oubliées. Le secteur des garde-meubles en libre-service prospère grâce aux personnes qui paient chaque mois pour entreposer des choses qu’elles n’utilisent pas régulièrement !

Documents financiers secondaires

Vos documents financiers secondaires sont généralement de simples listes plus détaillées, qui regroupent vos différents documents principaux en documents faciles à lire pour votre usage personnel. En général, ce sont des rapports que vous établiriez vous-même, mais dans certains cas, ils sont générés automatiquement.

Déclarations de revenus

Après avoir déposé votre déclaration de revenus, conservez-en une copie pour référence ultérieure. Cela inclut aussi tous les reçus liés aux impôts que vous avez payés — ils peuvent être très importants si vous êtes contrôlé un jour. En principe, vous devez conserver toutes vos déclarations de revenus et tous vos reçus pendant 7 ans, mais il peut être utile de les garder plus longtemps si vous souhaitez parfois travailler sur une planification financière à long terme.

État du patrimoine net

Votre « valeur nette » est essentiellement la somme de tous vos actifs, moins toutes vos dettes, dans un seul document. C’est là que vous additionnez l’inventaire de vos biens personnels, la valeur de vos investissements, vos soldes bancaires et l’argent que vous avez caché dans un bunker dans le désert, puis que vous soustrayez les soldes impayés de vos cartes de crédit, de vos prêts étudiants, de vos prêts automobiles et de vos prêts immobiliers. Il devrait s’agir d’un document d’une page que vous mettez à jour tous les deux mois et qui vous aide à voir l’ensemble de votre situation financière en un seul endroit.

Registres des dépenses personnelles

Il se peut que vous accumuliez des dizaines de reçus en relativement peu de temps. Tous les quelques mois, essayez de les regrouper et de les conserver dans un endroit sûr (par exemple, tous les reçus de « janvier à mars 2016 » rangés dans un dossier à l’intérieur d’un coffre-fort ignifuge). Pendant que vous faites cela, reportez les montants et le motif de l’achat dans un tableau Excel. Cela vous permettra de savoir facilement combien vous avez dépensé et où, pour plus tard. En plus, vous pourrez utiliser votre tableau pour retrouver rapidement et facilement le reçu original si vous en avez besoin. En classant régulièrement tous vos reçus, vous réduisez le risque qu’ils se perdent ou soient jetés par erreur. Le faire régulièrement est important pour éviter l’accumulation de retard (et donc devoir y consacrer tout un après-midi plutôt que quelques minutes toutes les quelques semaines).

Sécuriser vos documents

Maintenant que vous disposez de toutes ces informations, votre principale préoccupation est de les garder en sécurité. L’usurpation d’identité est un problème majeur, et si quelqu’un parvenait à obtenir un accès non autorisé à seulement quelques-uns de vos documents, il pourrait peut-être les utiliser contre vous.

Conservation des documents papier

Pour des éléments comme vos déclarations fiscales, vos reçus et vos relevés d’investissement, vous pouvez avoir des copies papier qui doivent être à la fois faciles à retrouver et sécurisées. Une solution possible consiste à acheter un petit coffre-fort que vous pouvez fixer au sol, afin de garder vos documents en sécurité et tous au même endroit. Traditionnellement, on a aussi loué des coffres de banque (les plus petits peuvent coûter environ 60 $ par an), ce qui offre une sécurité extrême au prix de l’inconvénient d’avoir à se rendre à la banque en personne et de payer les frais annuels.

Conservation des documents électroniques

Protéger vos fichiers informatiques des pirates et des hameçonneurs est une perspective bien plus difficile. Il existe des dizaines de façons de sécuriser vos dossiers, mais voici les règles les plus courantes à suivre :

Règle n°1 : ne partagez pas vos identifiants de connexion

Contrairement à ce que montrent les films, la plupart des « piratages » ne consistent pas à forcer des algorithmes informatiques complexes pour infiltrer un mainframe, mais simplement au fait que quelqu’un partage un mot de passe avec une personne à qui il ne devrait pas. Cela vaut non seulement pour les mots de passe, mais aussi pour d’autres informations — ne donnez jamais vos numéros de compte, numéros de carte bancaire, noms d’utilisateur ou mots de passe par téléphone ou par e-mail. Si vous devez absolument partager un nom d’utilisateur et/ou un mot de passe (par exemple pour partager un compte avec un groupe), assurez-vous qu’il s’agit d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe que vous n’utilisez sur aucun autre site web.

Règle n°2 : ne réutilisez pas votre mot de passe

Vous ne pouvez pas savoir quels sites vous utilisez laisser les administrateurs voir votre mot de passe, et lesquels utilisent un chiffrement approprié. Si vous réutilisez les mêmes noms d’utilisateur et mots de passe à de nombreux endroits, vous augmentez les chances qu’un employé mécontent vole des données et pirate vos autres comptes.

Règle n°3 : changez souvent vos mots de passe

Même le mot de passe le plus sûr et le plus unique au monde est vulnérable aux enregistreurs de frappe — un type de logiciel malveillant qui enregistre chacune des touches que vous appuyez et les renvoie à l’auteur du virus. Même si vous n’avez pas d’enregistreur de frappe sur votre ordinateur personnel (qui peut rester caché pendant des mois, voire des années, avant d’être « activé »), il est possible qu’il y en ait un sur un ordinateur de laboratoire ou un ordinateur public auquel vous pourriez accéder. Changer vos mots de passe tous les quelques mois est un bon moyen de les garder en sécurité.

Règle n°4 : choisissez des mots de passe difficiles à deviner

Faites en sorte qu’il soit difficile pour quelqu’un d’accéder simplement à votre compte en le devinant, ou pour un pirate qui essaie au hasard des combinaisons de lettres jusqu’à y parvenir.Cette bande dessinée en ligne illustre cela ne veut pas dire qu’il faille quelque chose de difficile à retenir, mais il n’existe pas de « clé en or » pour s’assurer que vos mots de passe restent sécurisés.

Autres conseils et astuces pour les documents financiers

Découvrez quels services de gestion de compte certains établissements financiers peuvent fournir

Si garder la trace de tout vous paraît intimidant, voyez quels types de services votre banque ou autre établissement financier peut « regrouper ». Par exemple, il est extrêmement courant qu’une personne ait ses comptes d’épargne et de chèques, son portefeuille d’investissement, son prêt hypothécaire et sa carte de crédit auprès de la même banque, ce qui lui permet d’accéder à tous ces documents financiers via le portail en ligne de la banque.

Cela présente l’avantage de la commodité, mais il existe aussi de sérieux inconvénients. Par exemple, si le mot de passe de ce service bancaire en ligne vous est volé, vous pourriez perdre d’un coup l’accès à tout, ce qui vous causerait un énorme casse-tête et potentiellement des dizaines de milliers de dollars de pertes.

Comme vous ne comparez pas les offres pour obtenir les meilleurs taux sur vos différents comptes (un taux élevé pour votre épargne, un taux faible pour votre carte de crédit et votre prêt hypothécaire, et les frais les plus bas possibles pour vos comptes chèques et vos comptes d’investissement), vous obtiendrez aussi très probablement beaucoup moins pour votre argent que si vous faisiez des recherches séparément pour chaque service.

Consultez des fiscalistes ou des conseillers financiers

Même si vous ne le faites pas chaque année, prendre le temps de consulter un professionnel peut finir par vous faire économiser beaucoup d’argent à long terme. Par exemple, il peut vous aider à savoir quand vous devez conserver des reçus ou non, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps et vous évitera des prises de tête pour l’organisation, et il vous aidera à savoir exactement comment les utiliser pour réclamer tous les crédits d’impôt auxquels vous pouvez prétendre.

Vous vous souvenez peut-être des bases : si vous avez une dépense utilisée principalement pour votre activité professionnelle, vous pouvez probablement demander un crédit d’impôt à ce sujet. Cependant, vous ne connaissez peut-être pas la procédure exacte pour déclarer le temps que vous avez utilisé votre voiture dans le cadre du travail, ou si vous pouvez bénéficier d’exonérations de taxe de vente pour de nouvelles rénovations dans votre maison. Rencontrer un spécialiste fiscal ou un conseiller financier est le moyen le plus simple de naviguer dans les méandres de la bureaucratie et de tirer le meilleur parti de vos déclarations, tout en réduisant le temps et les recherches que vous devez consacrer à vos documents financiers sur votre temps libre.

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