Les dossiers financiers sont ce que vous utilisez pour avoir un moyen simple de savoir où se trouvent tout votre argent et tous vos actifs, et exactement combien vous avez, à un moment donné.
Il ne s’agit pas d’un seul document, ni même d’un seul type de document. En fait, les dossiers financiers de la plupart des gens ne ressemblent à ceux de personne d’autre, car chaque personne a sa propre façon d’organiser ses informations afin de les rendre les plus accessibles possible pour elle-même.
Les bases des dossiers financiers
Vos dossiers financiers sont utiles pour de nombreuses raisons, mais ils se répartissent généralement en deux catégories. D’abord, ils facilitent grandement la planification financière (en particulier la gestion de votre épargne et de vos investissements). Ensuite, ils peuvent être extrêmement importants (et souvent légalement obligatoires) à des fins fiscales.
Planification financière
Lorsque vous élaborez ou faites évoluer vos plans financiers et fixez de nouveaux objectifs financiers, vous devez partir de dossiers financiers exacts afin de savoir précisément d’où vous partez et de savoir exactement quand vous avez atteint vos objectifs. Par exemple, si vous voulez économiser 300 $ au cours des 4 prochains mois, vous devez savoir combien d’argent vous avez actuellement, et dans 3 mois, vous devrez être en mesure de faire les mêmes relevés.
Si le solde actuel de votre compte bancaire est de 250 $ et que vous souhaitez économiser pour atteindre 400 $, votre objectif d’épargne serait de gagner de l’argent supplémentaire ou de réduire vos dépenses pour y parvenir. En revanche, si vous trouvez un chèque non encaissé de 150 $ de votre dernier anniversaire dans une pile de papiers sur votre bureau et que vous le déposez sur votre compte, vous atteindrez cet objectif de 400 $ sans avoir réellement accompli quoi que ce soit. C’est un exemple de mauvais suivi financier qui nuit à votre capacité à fixer et à atteindre vos objectifs.
Impôts
Illustration : l’argent que vous ne pouvez pas récupérer parce que vous n’avez pas conservé votre reçu
La plupart des gens apprécient d’avoir de bons dossiers financiers au moment de remplir leur déclaration de revenus. Beaucoup pensent que, pour la plupart des dépenses engagées au cours de l’année, comme le renouvellement de l’immatriculation de la voiture, les uniformes de travail et certains types d’intérêts sur des prêts, tout cela peut être déduit de vos impôts — cela est en partie vrai, mais seulement si vous avez conservé les reçus et les justificatifs de tous ces paiements.
Types de dossiers financiers
Il existe des dizaines de types de documents, mais l’essentiel est de tous les garder bien organisés. Vous pouvez répartir tous vos documents en deux grands ensembles : les documents « primaires » (qui seront extrêmement variés et dispersés) et les documents « secondaires » (que vous gérerez généralement vous-même afin de garder vos documents primaires bien organisés).
Documents principaux
Reçus
Si vous souhaitez bénéficier d’un avantage fiscal, vous devrez conserver soigneusement vos reçus. Ce sont les documents financiers les plus élémentaires qui soient : un simple bout de papier attestant qu’une transaction a eu lieu.
Selon l’endroit où vous vivez, vous devriez toujours conserver les reçus des achats importants (comme l’acte de vente de votre voiture). De nombreuses villes offrent également des avantages fiscaux si vous utilisez les transports en commun ; il est donc aussi judicieux de conserver ces reçus.
Ils sont aussi utiles à conserver au-delà de vos impôts. Par exemple, les factures et reçus de services publics sont souvent exigés comme « justificatif de domicile » lorsque vous souhaitez ouvrir un compte bancaire. Si un litige survient plus tard au sujet d’une facture prétendument payée, le fait d’avoir un reçu peut régler le problème immédiatement, tandis que prouver le contraire peut être un processus long et fastidieux.
Relevés bancaires
Votre compte bancaire sera l’une de vos sources les plus importantes de documents financiers. En général, l’ensemble de votre historique de transactions est conservé pendant quelques années (y compris tous les chèques que vous émettez), ainsi que les soldes actuels de votre compte. Si vous n’avez pas de reçu pour un paiement (par exemple, si vous faites un chèque de loyer chaque mois), vous pouvez tout de même disposer d’un relevé de cette transaction dans votre compte bancaire.
Vous disposerez de documents différents selon les types de comptes. Par exemple, si vous avez un compte d’épargne, vous pourriez avoir davantage de relevés sur les montants déposés et les dates, avec les intérêts composés accumulés. Si vous avez un compte courant, vous aurez vos soldes disponibles actuels, ainsi que l’historique de vos transactions : chèques, paiements par carte de débit et retraits aux distributeurs automatiques. Les relevés de votre banque seront une ressource inestimable lorsque vous élaborerez et modifierez votre plan de dépenses.
Justificatifs de revenus
Vos relevés de revenus sont des états indiquant combien d’argent vous avez gagné, généralement avec le montant de l’impôt sur le revenu et des cotisations de sécurité sociale que vous avez payés, au cours d’une année donnée. Le plus courant est le formulaire W-2 aux États-Unis, mais vous pouvez en avoir d’autres si vous êtes indépendant ou si vous faites parfois de petits boulots à côté. Ils sont nécessaires pour déclarer vos impôts, mais ils sont aussi utiles pour voir comment vos revenus évoluent au fil du temps.
Relevés d’investissement
Si vous possédez des actions, des obligations ou d’autres placements, vous recevrez également des relevés de compte réguliers de votre courtier. Ils incluront vos soldes de trésorerie (disponibles pour un retrait ou pour acheter davantage de titres), la valeur marchande nette totale de votre portefeuille, le montant des dividendes que vous avez reçus, ainsi que le total des frais liés à vos placements (c’est particulièrement important pour les fonds communs de placement). Vos relevés de placements sont essentiels à des fins fiscales. Contrairement aux demandes de déduction fondées sur des reçus, vous êtes légalement tenu de déclarer tout revenu de placement que vous percevez ; il est donc indispensable de pouvoir accéder facilement à ces documents.
Inventaire des biens personnels
Contrairement aux autres documents primaires, celui-ci est celui que vous allez créer et tenir vous-même. L’inventaire de vos biens personnels 
est essentiellement une liste de ce que vous possédez, de l’endroit où cela se trouve et de sa valeur estimée. Cela semble assez simple lorsque vous êtes encore à l’école, mais il existe plus de quelques cas de de grosses sommes d’argent cachées et oubliéesDe plus, contrairement aux autres registres, votre inventaire de biens personnels n’est pas utilisé à des fins fiscales. Le principal avantage de le tenir à jour est purement organisationnel : savoir exactement où se trouvent vos affaires et combien elles valent peut s’avérer très utile lorsque votre situation évolue et que vous voulez vendre (ou donner) des objets que vous n’utilisez plus ou dont vous avez pu oublier l’existence. Le secteur des garde-meubles en libre-service prospère grâce aux personnes qui paient chaque mois pour conserver des choses qu’elles n’utilisent pas régulièrement !
Documents financiers secondaires
Vos registres financiers secondaires sont généralement de simples listes plus complètes, regroupant vos différents registres principaux dans des documents faciles à lire pour votre propre usage. Il s’agit généralement de rapports que vous constituez vous-même, mais dans certains cas, ils peuvent être générés automatiquement.
Déclarations de revenus
Après avoir déposé votre déclaration de revenus, conservez-en une copie pour consultation ultérieure. Cela inclut aussi tous les reçus relatifs aux impôts payés : ils peuvent être très importants si vous faites l’objet d’un contrôle un jour. Légalement, vous devriez conserver toutes vos déclarations et tous vos reçus fiscaux pendant 7 ans, mais il peut être utile de les garder plus longtemps si vous souhaitez, de temps à autre, travailler sur une planification financière à long terme.
État du patrimoine net
Votre « valeur nette » est essentiellement la somme de tous vos actifs, moins l’ensemble de vos passifs, réunie dans un seul document. C’est là que vous additionneriez l’inventaire de vos biens personnels, la valeur de vos placements, vos soldes bancaires et l’argent que vous avez caché dans un bunker au milieu du désert, puis que vous soustrairiez les soldes dus de vos cartes de crédit, prêts étudiants, prêts auto et hypothèques. Il devrait s’agir d’un document d’une page que vous mettez à jour tous les deux mois environ et qui vous aide à voir l’ensemble de votre situation financière en un seul endroit.
Relevés des dépenses personnelles
Vous pouvez finir par accumuler des dizaines de reçus en relativement peu de temps. Tous les quelques mois, essayez de les regrouper et de les conserver dans un endroit sûr (par exemple, tous les reçus de « janvier à mars 2016 » rangés dans un dossier dans un coffre ignifuge). Pendant que vous faites cela, recopiez les montants et le motif de l’achat dans un tableur Excel. Cela vous permettra de savoir facilement combien vous avez dépensé et où, par la suite. En plus, vous pourrez utiliser votre tableur pour retrouver rapidement et facilement le reçu original plus tard si vous en avez besoin. En classant régulièrement tous vos reçus, vous réduisez le risque qu’ils se perdent ou soient jetés par erreur. Le faire régulièrement est important pour éviter l’accumulation de retard (et donc devoir consacrer tout un après-midi à classer vos reçus au lieu de quelques minutes toutes les quelques semaines).
Sécuriser vos dossiers
Maintenant que vous disposez de toutes ces informations, votre principale préoccupation est de les garder en sécurité. Le vol d’identité est un problème majeur, et si quelqu’un obtenait un accès non autorisé à seulement quelques-uns de vos documents, il pourrait être en mesure de les utiliser contre vous.
Conservation des documents papier
Pour des documents comme vos déclarations de revenus, vos reçus et vos relevés de placements, vous pouvez avoir des copies papier qui doivent être à la fois faciles à retrouver et sécurisées. Une solution possible consiste à acheter un petit coffre-fort que vous pouvez boulonner au sol, afin de garder vos documents en sécurité et tous au même endroit. Traditionnellement, on loue aussi des coffres de sûreté (les petits peuvent coûter environ 60 dollars par an), ce qui offre une sécurité extrême au prix de l’inconvénient de devoir se rendre à la banque en personne et de payer des frais annuels.
Conservation des documents électroniques
Protéger vos fichiers informatiques des pirates et des hameçonneurs est une tâche bien plus difficile. Il existe des dizaines de façons de protéger vos archives, mais voici les règles les plus courantes à suivre :
Règle n° 1 : Ne partagez pas vos identifiants de connexion
Contrairement à ce que montrent les films, la plupart des « piratages » ne consistent pas à forcer des algorithmes informatiques complexes pour infiltrer un gros système, mais simplement au fait que quelqu’un partage un mot de passe avec une personne qui ne devrait pas l’avoir. Cela vaut non seulement pour les mots de passe, mais aussi pour d’autres informations : ne donnez jamais vos numéros de compte, numéros de carte bancaire, noms d’utilisateur ou mots de passe par téléphone ou par e-mail. Si vous devez absolument partager un nom d’utilisateur et/ou un mot de passe (par exemple pour un compte partagé au sein d’un groupe), assurez-vous qu’il s’agit d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe que vous n’utilisez sur aucun autre site web.
Règle n° 2 : Ne réutilisez pas votre mot de passe
Vous ne pouvez pas savoir quels sites vous utilisez laissez les administrateurs voir votre mot de passe, et lesquels utilisent un chiffrement approprié. Si vous réutilisez les mêmes noms d’utilisateur et mots de passe à de nombreux endroits, vous augmentez les chances qu’un employé mécontent vole des données et accède à vos autres comptes.
Règle n° 3 : Changez souvent vos mots de passe
Même le mot de passe le plus sûr et le plus unique au monde reste vulnérable aux enregistreurs de frappe — un type de logiciel malveillant qui enregistre chaque touche que vous appuyez et transmet ces informations à son créateur. Même si vous n’avez pas d’enregistreur de frappe sur votre ordinateur personnel (qui peut rester caché pendant des mois, voire des années, avant d’être « activé »), il est possible qu’il y en ait un sur un ordinateur de laboratoire ou public auquel vous pourriez accéder. Changer vos mots de passe tous les quelques mois est une bonne façon de les garder en sécurité.
Règle n° 4 : Choisissez des mots de passe difficiles à deviner
Faites en sorte qu’il soit difficile pour quelqu’un d’accéder simplement à votre compte en devinant, ou pour un pirate qui essaie au hasard des combinaisons de lettres jusqu’à y parvenir.Cette bande dessinée illustre cela ne veut pas dire pour autant que cela doit être quelque chose de difficile à retenir, mais il n’existe pas de « clé d’or » pour s’assurer que vos mots de passe restent sécurisés.
Autres conseils et astuces pour les dossiers financiers
Découvrez quels services de gestion de compte certaines institutions financières peuvent offrir
Si garder une vue d’ensemble de tout cela vous semble une perspective décourageante, voyez quels services votre banque ou autre établissement financier peut « regrouper ». Par exemple, il est extrêmement courant qu’une personne ait ses comptes d’épargne et chèques, son portefeuille d’investissements, son prêt hypothécaire et sa carte de crédit auprès de la même banque, ce qui lui permet d’accéder à tous ces relevés financiers via le portail en ligne de la banque.
Cela présente l’avantage de la praticité, mais comporte aussi de sérieux inconvénients. Par exemple, si le mot de passe de ce service bancaire en ligne est volé, vous pourriez perdre l’accès à tout d’un seul coup, ce qui vous causerait un énorme casse-tête et pourrait vous coûter des dizaines de milliers de dollars.
Comme vous ne comparez pas les offres pour obtenir les meilleurs taux sur vos différents comptes (un taux élevé pour votre épargne, un taux bas pour votre carte de crédit et votre prêt hypothécaire, et les frais les plus faibles possibles pour vos comptes chèques et d’investissement), il est aussi très probable que vous en ayez beaucoup moins pour votre argent que si vous faisiez des recherches séparément pour chaque service.
Consultez des fiscalistes ou des conseillers financiers
Même si vous ne le faites pas chaque année, prendre le temps de rencontrer un professionnel peut finir par vous faire économiser beaucoup d’argent à long terme. Par exemple, il peut vous aider à savoir quand vous devez conserver des reçus et quand ce n’est pas nécessaire, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps et vous évitera bien des soucis d’organisation, et il vous aidera à déterminer exactement comment les utiliser pour demander tous les crédits d’impôt auxquels vous pouvez prétendre.
Vous pouvez peut-être vous souvenir des bases : si vous avez une dépense principalement liée à votre activité professionnelle, vous pouvez probablement demander un crédit d’impôt à ce titre. Cependant, vous ne connaissez peut-être pas la procédure exacte pour déclarer le temps pendant lequel vous avez utilisé votre voiture dans le cadre de votre travail, ou pour savoir si vous pouvez demander des exonérations de taxe de vente pour de nouvelles rénovations dans votre maison. Rencontrer un professionnel de la fiscalité ou un conseiller financier est le moyen le plus simple de naviguer dans le dédale de la bureaucratie et de tirer le meilleur parti de vos déclarations d’impôts, tout en réduisant au minimum le temps et les recherches que vous devez consacrer à vos dossiers financiers sur votre temps libre.