Les dossiers financiers sont ce qui vous permet de savoir facilement où se trouvent tout votre argent et vos actifs, et exactement combien vous possédez à un moment donné.
Ce n’est pas un seul document, ni même un seul type de document. En fait, les dossiers financiers de la plupart des gens ne ressemblent à ceux de personne d’autre, car chacun a sa propre manière d’organiser ses informations pour les rendre aussi accessibles que possible.
Notions de base sur les dossiers financiers
Vos dossiers financiers sont utiles pour de nombreuses raisons, mais ils relèvent généralement de deux catégories. Premièrement, ils facilitent beaucoup la planification financière, en particulier la gestion de votre épargne et de vos investissements. Deuxièmement, ils peuvent être extrêmement importants — et souvent légalement obligatoires — à des fins fiscales.
Planification financière
Lorsque vous construisez ou faites évoluer vos plans financiers et que vous fixez de nouveaux objectifs financiers, vous devez commencer par des dossiers financiers exacts afin de savoir précisément d’où vous partez et de savoir exactement quand vous avez atteint vos objectifs. Par exemple, si vous voulez économiser 300 $ au cours des 4 prochains mois, vous devez savoir combien d’argent vous avez actuellement, et dans 3 mois vous devrez pouvoir refaire les mêmes relevés.
Si votre solde bancaire actuel est de 250 $ et que vous souhaitez économiser pour atteindre 400 $, votre objectif d’épargne serait de gagner un peu d’argent en plus ou de réduire vos dépenses pour y parvenir. En revanche, si vous retrouvez un chèque non encaissé de 150 $ de votre dernier anniversaire dans une pile de papiers sur votre bureau et que vous le déposez sur votre compte, vous atteindrez ce seuil de 400 $ sans avoir réellement accompli quoi que ce soit. C’est un exemple de mauvais dossiers financiers qui nuisent à votre capacité à fixer et atteindre vos objectifs.
Impôts
Illustration : l’argent que vous ne pouvez pas récupérer parce que vous n’avez pas gardé votre reçu
La plupart des gens apprécient d’avoir de bons dossiers financiers au moment de remplir leur déclaration de revenus. Beaucoup pensent que la plupart des dépenses engagées au cours de l’année, comme le renouvellement de l’immatriculation de votre voiture, les uniformes de travail et certains types d’intérêts sur les prêts, peuvent toutes être déduites de vos impôts ; c’est dans une certaine mesure vrai, mais seulement si vous avez conservé les reçus et les justificatifs de tous ces paiements.
Types de dossiers financiers
Il existe des dizaines de types de documents, mais l’essentiel est de tous les garder bien organisés. Vous pouvez répartir tous vos documents en deux grands groupes : les documents « primaires » (qui seront extrêmement variés et dispersés) et les documents « secondaires » (que vous conserverez généralement vous-même afin de garder vos documents primaires organisés).
Documents comptables primaires
Reçus
Si vous souhaitez demander des avantages fiscaux, vous devrez conserver soigneusement vos reçus. Ce sont les documents financiers les plus élémentaires qui soient : un simple bout de papier indiquant qu’une transaction a eu lieu.
Selon l’endroit où vous vivez, vous devriez toujours conserver les reçus des gros achats (comme l’acte de vente de votre voiture). De nombreuses villes offrent aussi des avantages fiscaux si vous utilisez les transports en commun, il est donc également conseillé de garder ces reçus.
Ils sont également utiles à conserver au-delà de vos impôts. Par exemple, les factures de services publics et les reçus sont souvent exigés comme « justificatif de domicile » lorsque vous souhaitez ouvrir un compte bancaire. Si, ultérieurement, vous avez un litige au sujet d’une facture prétendument payée, le fait d’avoir un reçu peut mettre fin au problème immédiatement, alors que prouver le contraire peut être un processus long et fastidieux.
Relevés bancaires
Votre compte bancaire sera l’une de vos sources les plus importantes de relevés financiers. En général, l’intégralité de votre historique de transactions est conservée pendant quelques années (y compris chaque chèque que vous rédigez), ainsi que les soldes actuels de votre compte. Si vous n’avez pas de reçu pour un paiement (par exemple, si vous faites un chèque de loyer chaque mois), vous pouvez quand même disposer d’une trace de cette transaction sur votre compte bancaire.
Vous disposerez de différents relevés selon le type de compte. Par exemple, si vous avez un compte d’épargne, vous pourriez avoir davantage de relevés sur les montants et les dates de dépôt, avec les intérêts composés accumulés. Si vous avez un compte courant, vous aurez vos soldes disponibles actuels, ainsi que l’historique des transactions de vos chèques, des opérations par carte de débit et des retraits au distributeur automatique. Vos relevés bancaires seront une ressource inestimable lorsque vous construirez et ferez évoluer votre plan de dépenses.
Relevés de revenus
Vos relevés de revenus sont des états indiquant combien d’argent vous avez gagné, généralement avec le montant de l’impôt sur le revenu et des cotisations de sécurité sociale que vous avez payés, pour une année donnée. Le plus courant aux États-Unis est le formulaire W-2, mais vous pouvez en avoir d’autres si vous êtes travailleur indépendant ou si vous faites de temps à autre de petits boulots en complément. Ils sont nécessaires pour remplir votre déclaration d’impôts, mais ils sont aussi utiles pour voir comment vos revenus évoluent au fil du temps.
Relevés de placements
Si vous avez des actions, des obligations ou d’autres placements, vous recevrez également des relevés de compte réguliers de la part de votre courtier. Ceux-ci incluront vos soldes en espèces (disponibles pour un retrait ou pour acheter davantage de titres), la valeur de marché nette totale de votre portefeuille, le montant des dividendes que vous avez reçus, ainsi que le total des frais de vos investissements (ce qui est particulièrement important pour les fonds communs de placement). Vos relevés de placement sont essentiels à des fins fiscales. Contrairement aux déductions demandées sur la base de reçus, vous êtes légalement tenu de déclarer tout revenu de placement que vous recevez ; il est donc essentiel de pouvoir accéder facilement à ces documents.
Inventaire des biens personnels
Contrairement aux autres documents principaux, celui-ci est celui que vous allez créer et tenir vous-même. Votre inventaire des biens personnels 
est essentiellement une liste de ce que vous possédez, de l’endroit où cela se trouve et de sa valeur estimée. Cela paraît assez simple tant que vous êtes encore à l’école, mais il existe plus d’un cas de de grosses sommes d’argent mises de côté et oubliées. De plus, contrairement aux autres documents, votre inventaire des biens personnels n’est pas utilisé pour les impôts. Le principal avantage de le tenir et de le mettre à jour est purement organisationnel : savoir exactement où sont vos affaires et combien elles valent peut être très utile lorsque vos circonstances de vie changent et que vous souhaitez vendre (ou donner) des choses que vous n’utilisez plus ou dont vous aviez peut-être oublié l’existence. Le secteur des box de self-stockage prospère grâce aux personnes qui effectuent des paiements mensuels pour garder des choses qu’elles n’utilisent pas régulièrement !
Documents comptables secondaires
Vos documents financiers secondaires sont généralement de simples listes plus volumineuses, qui rassemblent vos différents documents principaux dans des documents faciles à lire pour votre propre usage. En général, ce sont des rapports que vous établiriez vous-même, mais il existe certains cas où ils seraient générés automatiquement.
Déclarations de revenus
Après avoir déposé votre déclaration de revenus, conservez-en une copie pour référence ultérieure. Cela comprend également tous les reçus que vous avez pour les impôts payés : ils peuvent être très importants si vous faites un jour l’objet d’un contrôle fiscal. D’un point de vue légal, vous devriez conserver toutes vos déclarations et tous vos reçus pendant 7 ans, mais il peut être utile de les garder plus longtemps si vous souhaitez travailler de temps à autre sur une planification financière à long terme.
État de la valeur nette
Votre « valeur nette » est essentiellement la somme de tous vos actifs, moins l’ensemble de vos dettes, dans un seul document. C’est là que vous additionneriez l’inventaire de vos biens personnels, la valeur de vos placements, vos soldes bancaires et l’argent que vous avez planqué dans un bunker au milieu du désert, puis soustrairiez les soldes impayés de vos cartes de crédit, prêts étudiants, prêts auto et hypothèques. Il devrait s’agir d’un document d’une page que vous mettez à jour tous les deux mois et qui vous aide à voir l’ensemble de votre situation financière en un seul endroit.
Relevés des dépenses personnelles
Il se peut que vous finissiez par accumuler des dizaines de reçus en assez peu de temps. Tous les quelques mois, essayez de les regrouper et de les conserver dans un endroit sûr (par exemple, tous les reçus de « janvier à mars 2016 » rangés dans un dossier dans un coffre-fort ignifuge). Pendant que vous faites cela, copiez les montants et le motif de l’achat dans un tableau Excel. Cela vous permettra de savoir facilement combien vous avez dépensé et où, pour plus tard. De plus, vous pourrez utiliser votre tableau pour retrouver rapidement et facilement le reçu original si vous en avez besoin par la suite. En classant régulièrement tous vos reçus, vous réduisez le risque d’en perdre ou de les jeter accidentellement. Le faire régulièrement est important pour éviter l’accumulation de retard (et donc devoir consacrer tout un après-midi à classer vos reçus plutôt que quelques minutes toutes les quelques semaines).
Protéger la sécurité de vos dossiers
Maintenant que vous disposez de toutes ces informations, votre principale préoccupation est de les garder en sécurité. Le vol d’identité est un problème majeur, et si quelqu’un obtenait un accès non autorisé à seulement quelques-uns de vos documents, il pourrait peut-être les utiliser contre vous.
Conservation des documents papier
Pour des éléments comme vos déclarations fiscales, vos reçus et vos relevés de placements, vous pouvez avoir des copies papier qui doivent être à la fois faciles à retrouver et sécurisées. Une option possible consiste à acheter un petit coffre-fort que vous pouvez fixer au sol, afin de garder vos documents en sécurité et tous au même endroit. Historiquement, les gens ont aussi loué des coffres de sûreté (les plus petits peuvent coûter environ 60 dollars par an), ce qui offre une sécurité extrême en contrepartie de la contrainte de devoir se rendre physiquement à la banque et de payer les frais annuels.
Conservation des documents électroniques
Protéger les fichiers de votre ordinateur contre les hackers et les phishers est un défi bien plus complexe. Il existe des dizaines de façons de protéger vos données, mais voici les règles les plus courantes à suivre :
Règle no 1 : Ne partagez pas vos identifiants de connexion
Contrairement à ce que montrent les films, la plupart du « piratage » ne consiste pas à forcer des algorithmes informatiques complexes à infiltrer un ordinateur central ; en général, cela arrive simplement parce qu’une personne partage un mot de passe avec quelqu’un à qui elle n’aurait pas dû le donner. Cela vaut non seulement pour les mots de passe, mais aussi pour d’autres informations : ne communiquez jamais vos numéros de compte, numéros de carte de crédit, noms d’utilisateur ou mots de passe par téléphone ou par e-mail. Si vous devez absolument partager un nom d’utilisateur et/ou un mot de passe (par exemple pour un compte partagé avec un groupe), assurez-vous qu’il s’agit d’un identifiant et d’un mot de passe que vous n’utilisez sur aucun autre site web.
Règle no 2 : Ne réutilisez pas votre mot de passe
Vous ne pouvez pas savoir quels sites vous utilisez laisser les administrateurs voir votre mot de passeet lesquels utilisent un chiffrement adéquat. Si vous réutilisez les mêmes noms d’utilisateur et mots de passe à plusieurs endroits, vous augmentez les risques qu’un employé mécontent vole des données et pirate vos autres comptes.
Règle no 3 : Changez souvent vos mots de passe
Même le mot de passe le plus sûr et le plus unique au monde reste vulnérable aux enregistreurs de frappe, un type de logiciel malveillant qui enregistre chaque touche que vous appuyez et la transmet à l’auteur du virus. Même si vous n’avez pas d’enregistreur de frappe sur votre ordinateur personnel — il peut rester caché pendant des mois, voire des années, avant d’être « activé » —, il est possible qu’il y en ait un sur un ordinateur d’un laboratoire ou sur un ordinateur public auquel vous pourriez accéder. Changer vos mots de passe tous les quelques mois est une bonne façon de les protéger.
Règle n° 4 : Choisissez des mots de passe difficiles à deviner
Faites en sorte qu’il soit difficile pour quelqu’un d’entrer simplement dans votre compte en devinant, ou pour un pirate qui essaie au hasard des combinaisons de lettres jusqu’à y parvenir.Cette bande dessinée en ligne l’illustre cela ne veut pas dire qu’il doit être difficile à retenir, mais il n’existe pas de « clé en or » pour garantir que vos mots de passe restent sécurisés.
Autres conseils et astuces pour les dossiers financiers
Découvrez quels services de gestion de comptes certaines institutions financières peuvent offrir
Si garder une trace de tout vous paraît décourageant, voyez quels types de services votre banque ou autre établissement financier peut « regrouper ». Par exemple, il est très courant qu’une personne ait son compte d’épargne et son compte courant, son portefeuille de placements, son prêt immobilier et sa carte de crédit auprès de la même banque, ce qui lui permet d’accéder à tous ces relevés financiers via le portail en ligne de la banque.
Cela a l’avantage d’être pratique, mais il existe aussi de sérieux inconvénients. Par exemple, si votre mot de passe pour ce service de banque en ligne est volé, vous pourriez perdre l’accès à tout en même temps, ce qui entraînerait un énorme casse-tête et potentiellement des dizaines de milliers de dollars de pertes.
Comme vous ne comparez pas les différentes offres pour obtenir les meilleurs taux sur vos comptes divers — un rendement élevé pour votre épargne, un taux bas pour votre carte de crédit et votre prêt immobilier, et les frais les plus faibles possibles pour vos comptes courants et vos comptes de placement —, il est très probable que vous en ayez aussi beaucoup moins pour votre argent que si vous faisiez vos recherches séparément pour chaque service.
Consultez des fiscalistes ou des conseillers financiers
Même si vous ne le faites pas chaque année, prendre le temps de consulter un professionnel peut finir par vous faire économiser beaucoup d’argent à long terme. Par exemple, il peut vous aider à savoir quand vous devez conserver des reçus ou non, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps et vous évitera bien des tracas pour l’organisation, et il vous expliquera précisément comment les utiliser pour demander tous les crédits d’impôt possibles.
Vous connaissez peut-être les bases : si vous avez une dépense principalement liée à votre activité professionnelle, vous pouvez probablement demander un crédit d’impôt dessus. En revanche, vous ne connaissez peut-être pas la procédure exacte pour déclarer le temps d’utilisation de votre voiture dans le cadre de votre travail, ou pour demander des exonérations de taxe de vente pour de nouvelles rénovations de votre maison. Rencontrer un conseiller fiscal ou un conseiller financier est le moyen le plus simple de naviguer dans les méandres de la bureaucratie, de tirer le meilleur parti de vos déclarations fiscales et de réduire le temps et les recherches que vous devez consacrer à vos documents financiers sur votre temps libre.
