Finanzunterlagen sind das Mittel, mit dem Sie auf einfache Weise nachvollziehen können, wo sich Ihr gesamtes Geld und Ihr gesamtes Vermögen befinden und wie viel Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt genau haben.

Es handelt sich dabei weder um ein einzelnes Dokument noch um nur eine Art von Dokument. Tatsächlich sehen die Finanzunterlagen der meisten Menschen nicht gleich aus, weil jede Person ihre Informationen auf eine einzigartige Weise organisiert, damit sie für sie selbst am leichtesten zugänglich sind.

Grundlagen zu Finanzunterlagen

Ihre Finanzunterlagen sind aus vielen Gründen nützlich, fallen aber im Allgemeinen in zwei Kategorien. Erstens machen sie die Finanzplanung erheblich einfacher, insbesondere das Verwalten von Sparen und Investieren. Zweitens können sie für Steuerzwecke äußerst wichtig sein und sind oft sogar gesetzlich vorgeschrieben.

Finanzplanung

Wenn Sie Ihre Finanzpläne aufbauen oder weiterentwickeln und neue finanzielle Ziele setzen, müssen Sie mit genauen Finanzunterlagen beginnen, damit Sie genau wissen, wo Sie ansetzen, und genau erkennen, wann Sie Ihre Ziele erreicht haben. Wenn Sie zum Beispiel in den nächsten vier Monaten 300 Dollar sparen möchten, müssen Sie wissen, wie viel Geld Sie jetzt haben, und in drei Monaten müssen Sie in der Lage sein, dieselben Messungen vorzunehmen.

Wenn Ihr aktueller Kontostand 250 Dollar beträgt und Sie bis auf 400 Dollar sparen möchten, bestünde Ihr Sparziel darin, zusätzliches Geld zu verdienen oder Ihre Ausgaben zu kürzen, um dieses Ziel zu erreichen. Wenn Sie jedoch einen unverbuchten Scheck über 150 Dollar zu Ihrem letzten Geburtstag in einem Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch finden und ihn auf Ihr Konto einzahlen, erreichen Sie dieses Ziel von 400 Dollar, ohne tatsächlich etwas geleistet zu haben. Dies ist ein Beispiel dafür, wie schlechte Finanzunterlagen Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, Ziele zu setzen und zu erreichen.

Steuern

Abgebildet: das Geld, das Sie nicht zurückbekommen, weil Sie Ihren Beleg nicht aufbewahrt haben

Die meisten Menschen schätzen gute Finanzunterlagen, wenn es Zeit ist, die Steuererklärung abzugeben. Viele denken, dass die meisten Dinge, für die man im Laufe des Jahres Geld ausgibt, wie die Verlängerung der Kfz-Zulassung, Arbeitskleidung und bestimmte Arten von Kreditzinsen, von der Steuer abgesetzt werden können – bis zu einem gewissen Grad stimmt das auch, aber nur, wenn Sie Belege und Aufzeichnungen über all diese Zahlungen aufbewahrt haben.

Arten von Finanzunterlagen

Es gibt Dutzende von Arten von Unterlagen, aber der Schlüssel liegt darin, sie alle geordnet aufzubewahren. Sie können alle Ihre Unterlagen in zwei große Gruppen einteilen – „Primärunterlagen“ (die sehr unterschiedlich und verstreut sein werden) und „Sekundärunterlagen“ (die Sie im Allgemeinen selbst führen, um Ihre Primärunterlagen zu ordnen).

Primäre Unterlagen

Quittungen

Wenn Sie irgendwelche Steuervergünstigungen geltend machen möchten, müssen Sie Ihre Belege sorgfältig nachverfolgen. Das sind die einfachsten Finanzunterlagen überhaupt: nur ein Stück Papier, das belegt, dass eine Transaktion stattgefunden hat.

Je nachdem, wo Sie leben, sollten Sie Belege für größere Anschaffungen immer aufbewahren (zum Beispiel den Kaufvertrag für Ihr Auto). Viele Städte gewähren auch Steuervergünstigungen, wenn Sie öffentliche Verkehrsmittel nutzen, daher ist es ebenfalls eine gute Idee, diese Belege aufzubewahren.

Sie sind auch über die Steuererklärung hinaus nützlich. Zum Beispiel werden Strom- und andere Versorgungsrechnungen sowie Belege oft als „Adressnachweis“ verlangt, wenn Sie ein Bankkonto eröffnen möchten. Wenn Sie später in einen Streit darüber geraten, ob eine Rechnung bezahlt wurde, kann ein Beleg das Problem sofort aus der Welt schaffen, während der gegenteilige Nachweis ein langer und zäher Prozess sein kann.

Bankunterlagen

Ihr Bankkonto wird eine Ihrer wichtigsten Quellen für Finanzunterlagen sein. In der Regel wird Ihre gesamte Transaktionshistorie einige Jahre lang gespeichert, einschließlich jedes Schecks, den Sie ausstellen, zusammen mit Ihren aktuellen Kontoständen. Wenn Sie für eine Zahlung keinen Beleg haben, können Sie die Transaktion trotzdem in Ihrem Bankkonto nachweisen, zum Beispiel wenn Sie jeden Monat einen Scheck für die Miete ausstellen.

Je nach Kontotyp stehen Ihnen unterschiedliche Unterlagen zur Verfügung. Wenn Sie zum Beispiel ein Sparkonto haben, verfügen Sie möglicherweise über mehr Aufzeichnungen zu Einzahlungsbeträgen und -daten sowie zum angesammelten Zinseszins. Wenn Sie ein Girokonto haben, sehen Sie Ihre aktuell verfügbaren Kontostände sowie Ihre Transaktionshistorie mit Schecks, Debitkartentransaktionen und Bargeldabhebungen am Geldautomaten. Ihre Bankunterlagen werden eine unschätzbar wertvolle Ressource sein, wenn Sie Ihren Ausgabenplan aufbauen und verändern.

Einkommensberichte

Ihre Einkommensnachweise sind Bescheinigungen, die zeigen, wie viel Geld Sie in einem bestimmten Jahr verdient haben, meist zusammen mit der Höhe der gezahlten Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge. Am häufigsten ist in den Vereinigten Staaten das W-2-Formular, aber Sie haben möglicherweise andere, wenn Sie selbstständig sind oder gelegentlich Nebenjobs ausüben. Diese sind für die Steuererklärung erforderlich, aber auch nützlich, um zu sehen, wie sich Ihr Einkommen im Laufe der Zeit entwickelt.

Anlageauszüge

Wenn Sie Aktien, Anleihen oder andere Anlagen besitzen, erhalten Sie außerdem regelmäßig Kontoauszüge von Ihrem Broker. Dazu gehören Ihr Barguthaben, das zur Auszahlung oder zum Kauf weiterer Wertpapiere verfügbar ist, der gesamte Nettomarktwert Ihres Portfolios, die Höhe etwaiger Dividenden, die Sie erhalten haben, sowie die Gesamtkosten Ihrer Anlagen (das ist bei Investmentfonds am wichtigsten). Ihre Anlageunterlagen sind für steuerliche Zwecke unverzichtbar. Anders als bei der Geltendmachung von Abzügen anhand von Belegen sind Sie gesetzlich verpflichtet, sämtliche Anlageerträge, die Sie erhalten, anzugeben; deshalb ist der schnelle Zugriff auf diese Dokumente entscheidend.

Inventar des persönlichen Eigentums

Im Gegensatz zu den anderen Primärunterlagen ist dies etwas, das Sie selbst erstellen und führen werden. Ihr persönliches Vermögensverzeichnis ist im Grunde eine Liste dessen, was Sie besitzen, wo es sich befindet und welchen geschätzten Wert es hat. Das wirkt recht einfach, solange Sie noch in der Schule sind, aber es gibt nicht wenige Fälle von große Bargeldbeträge, die versteckt und vergessen wurden. Außerdem wird dein persönliches Vermögensverzeichnis – anders als andere Unterlagen – nicht für Steuerzwecke verwendet. Der größte Vorteil, es zu führen und aktuell zu halten, ist rein organisatorischer Natur: genau zu wissen, wo sich deine Sachen befinden und wie viel sie wert sind, kann sehr hilfreich sein, wenn sich deine Lebensumstände ändern und du Dinge verkaufen (oder verschenken) möchtest, die du nicht mehr benutzt oder über die du vielleicht sogar schon vergessen hast. Die Branche der Selbstlager-Boxen lebt davon, dass Menschen monatliche Zahlungen leisten, um Dinge aufzubewahren, die sie nicht regelmäßig nutzen!

Sekundäre Finanzunterlagen

Deine sekundären Finanzunterlagen sind in der Regel einfach umfangreichere Listen, die deine verschiedenen primären Unterlagen zu leicht lesbaren Dokumenten für deinen eigenen persönlichen Gebrauch zusammenfassen. Meistens sind das Berichte, die du selbst erstellst, aber in manchen Fällen werden sie automatisch generiert.

Einkommensteuererklärungen

Nachdem du deine Einkommensteuererklärung eingereicht hast, solltest du eine Kopie für spätere Nachweise aufbewahren. Dazu gehören auch alle Belege über gezahlte Steuern – diese können sehr wichtig sein, wenn du eines Tages geprüft wirst. Rechtlich solltest du alle Steuererklärungen und Belege 7 Jahre lang aufbewahren, aber es kann sinnvoll sein, sie länger aufzubewahren, wenn du gelegentlich an einer langfristigen Finanzplanung arbeiten möchtest.

Vermögensaufstellung

Dein „Nettovermögen“ ist im Grunde die Summe all deiner Vermögenswerte abzüglich aller Verbindlichkeiten in einem Dokument. Hier würdest du dein persönliches Vermögensverzeichnis, den Wert deiner Anlagen, Kontostände und Bargeld, das du in einem Bunker in der Wüste versteckt hast, zusammenzählen und die offenen Salden deiner Kreditkarten, Studienkredite, Autokredite und Hypotheken abziehen. Das sollte ein einseitiges Dokument sein, das du alle paar Monate aktualisierst und das dir hilft, deine gesamte finanzielle Lage auf einen Blick zu sehen.

Aufzeichnungen über persönliche Ausgaben

Es kann gut sein, dass du in relativ kurzer Zeit Dutzende von Belegen ansammelst. Versuche alle paar Monate, sie zusammenzufassen und an einem sicheren Ort aufzubewahren (zum Beispiel alle Belege von „Januar – März 2016“ in einem Ordner in einem feuerfesten Tresor). Während du das tust, solltest du die Beträge und den Kaufgrund in eine Excel-Tabelle eintragen. So kannst du später leicht nachvollziehen, wie viel du ausgegeben hast und wofür. Außerdem kannst du mithilfe deiner Tabelle später schnell und einfach den ursprünglichen Beleg finden, falls du ihn brauchst. Wenn du alle Belege regelmäßig abheftest, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass welche verloren gehen oder versehentlich weggeworfen werden. Regelmäßigkeit ist wichtig, um Rückstände zu vermeiden (und damit du nicht einen ganzen Nachmittag damit verbringen musst, deine Belege abzuheften, statt alle paar Wochen nur ein paar Minuten).

Ihre Unterlagen sicher aufbewahren

Jetzt, da du all diese Informationen hast, ist dein wichtigstes Anliegen, sie sicher aufzubewahren. Identitätsdiebstahl ist ein großes Problem, und wenn jemand unbefugt Zugriff auf nur wenige deiner Dokumente bekäme, könnte er sie gegen dich verwenden.

Papierdokumente aufbewahren

Bei Dingen wie Steuererklärungen, Belegen und Anlageauszügen hast du möglicherweise Papierkopien, die sowohl leicht auffindbar als auch sicher aufbewahrt werden müssen. Eine Möglichkeit wäre, einen kleinen Safe zu kaufen, den du am Boden festschrauben kannst, damit deine Dokumente sicher und an einem Ort aufbewahrt sind. Früher haben Menschen auch Schließfächer gemietet (kleine kosten etwa 60 US-Dollar pro Jahr), was ein Kompromiss zwischen extremer Sicherheit und dem Nachteil ist, die Bank persönlich aufsuchen und die Jahresgebühr zahlen zu müssen.

Elektronische Dokumente aufbewahren

Die eigenen Computerdateien vor Hackern und Phishern zu schützen, ist eine deutlich größere Herausforderung. Es gibt Dutzende Möglichkeiten, deine Unterlagen zu sichern, aber dies sind die häufigsten Regeln, die du befolgen solltest:

Regel #1: Geben Sie Ihre Anmeldedaten nicht weiter

Trotzdem, was die Filme zeigen, wird das meiste „Hacking“ nicht dadurch gemacht, dass komplexe Computeralgorithmen ein Mainframe knacken, sondern meist nur dadurch, dass jemand ein Passwort mit jemandem teilt, mit dem er das nicht sollte. Das gilt nicht nur für Passwörter, sondern auch für andere Informationen – gib niemals deine Kontonummern, Kreditkartennummern, Benutzernamen oder Passwörter am Telefon oder per E-Mail weiter. Wenn du unbedingt einen Benutzernamen und/oder ein Passwort teilen musst (zum Beispiel, um ein Konto mit einer Gruppe zu nutzen), stelle sicher, dass es ein Benutzername und ein Passwort ist, das du auf keiner anderen Website verwendest.

Regel #2: Verwenden Sie Ihr Passwort nicht erneut

Du kannst nicht erkennen, welche Websites du verwendest lass den Administratoren dein Passwort sehen, und welche eine ordnungsgemäße Verschlüsselung verwenden. Wenn du dieselben Benutzernamen und Passwörter an vielen Stellen wiederverwendest, erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, dass ein verärgerter Mitarbeiter Daten stiehlt und sich in deine anderen Konten einloggt.

Regel #3: Ändern Sie Ihre Passwörter regelmäßig

Selbst das sicherste und einzigartigste Passwort der Welt ist anfällig für Keylogger – eine Art Schadsoftware, die jede von dir gedrückte Taste aufzeichnet und an den Urheber des Virus zurückmeldet. Selbst wenn du keinen Keylogger auf deinem Heimcomputer hast (der monatelang oder jahrelang verborgen bleiben kann, bevor er „aktiviert“ wird), ist es möglich, dass sich einer auf einem Computer im Labor oder auf einem öffentlichen Computer befindet, auf den du zugreifen könntest. Es ist eine gute Möglichkeit, deine Passwörter sicher zu halten, sie alle paar Monate zu ändern.

Regel #4: Wählen Sie schwer zu erratende Passwörter

Mach es jemandem schwer, einfach durch Ausprobieren in dein Konto zu gelangen, oder einem Hacker, der einfach zufällige Buchstabenkombinationen testet, bis er Zugriff erhält.Dieser Webcomic veranschaulicht Das bedeutet nicht, dass etwas schwer zu merken sein muss, aber es gibt keinen „goldenen Schlüssel“, um sicherzustellen, dass Ihre Passwörter sicher bleiben.

Weitere Tipps und Tricks zu Finanzunterlagen

Sehen Sie, welche Kontoverwaltungsdienste einige Finanzinstitute anbieten können

Wenn es überwältigend erscheint, den Überblick über alles zu behalten, schauen Sie, welche Leistungen Ihre Bank oder ein anderes Finanzinstitut „bündeln“ kann. Zum Beispiel ist es äußerst üblich, dass jemand sein Spar- und Girokonto, sein Anlageportfolio, seine Baufinanzierung und seine Kreditkarte bei derselben Bank hat und so über das Online-Portal der Bank auf all diese Finanzunterlagen zugreifen kann.

Das hat den Vorteil der Bequemlichkeit, aber es gibt auch einige gravierende Nachteile. Wenn zum Beispiel Ihr Passwort für diesen Online-Banking-Dienst gestohlen wird, könnten Sie auf einen Schlag den Zugriff auf alles verlieren – das kostet Nerven und möglicherweise Zehntausende von Dollar.

Da Sie nicht für Ihre verschiedenen Konten die besten Konditionen vergleichen (hohe Zinsen für Ihr Sparkonto, niedrige für Ihre Kreditkarte und Hypothek sowie möglichst geringe Gebühren für Ihre Giro- und Anlagekonten), bekommen Sie sehr wahrscheinlich auch deutlich „weniger für Ihr Geld“, als wenn Sie die einzelnen Leistungen separat vergleichen würden.

Besuchen Sie Steuerfachleute oder Finanzberater

Selbst wenn Sie das nicht jedes Jahr tun, kann es sich langfristig auszahlen, sich etwas Zeit zu nehmen und eine Fachkraft aufzusuchen. Sie kann Ihnen zum Beispiel helfen zu erkennen, wann Sie Belege aufbewahren sollten und wann nicht – das spart Ihnen viel Zeit und organisatorischen Aufwand – und sie zeigt Ihnen genau, wie Sie sie nutzen, um alle möglichen Steuervergünstigungen geltend zu machen.

Die Grundlagen kennen Sie vielleicht noch – wenn Sie eine Ausgabe haben, die hauptsächlich geschäftlich genutzt wird, können Sie dafür wahrscheinlich eine Steuervergünstigung geltend machen. Vielleicht wissen Sie jedoch nicht genau, wie Sie die Zeit angeben, in der Sie Ihr Auto während der Arbeit genutzt haben, oder ob Sie bei neuen Renovierungen an Ihrem Haus von der Umsatzsteuer befreit werden können. Ein Gespräch mit einer Steuerfachkraft oder einem Finanzberater ist der einfachste Weg, sich durch den Dschungel der Bürokratie zu schlagen, das Beste aus Ihrer Steuererklärung herauszuholen und den Zeitaufwand sowie die Recherche zu minimieren, die Sie in Ihrer Freizeit für Ihre Finanzunterlagen aufbringen müssen.

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