재무 기록은 언제든지 당신의 모든 돈과 자산이 어디에 있는지, 그리고 정확히 얼마를 보유하고 있는지를 쉽게 파악할 수 있도록 해 주는 자료입니다.
재무 기록은 하나의 문서도 아니고, 심지어 한 종류의 문서도 아닙니다. 사실 대부분의 사람들의 재무 기록은 서로 같지 않을 것입니다. 각자가 정보를 가장 쉽게 활용할 수 있도록 고유한 방식으로 정리하기 때문입니다.
재무 기록의 기초
재무 기록은 여러 면에서 유용하지만, 일반적으로 두 가지 범주로 나뉩니다. 첫째, 재무 계획을 세우는 일을 훨씬 쉽게 해 주며, 특히 저축과 투자 관리에 도움이 됩니다. 둘째, 세금 목적으로 매우 중요하며, 종종 법적으로도 요구됩니다.
재무 계획
재무 계획을 세우거나 발전시키고 새로운 재무 목표를 설정할 때는, 정확한 재무 기록부터 시작해야 합니다. 그래야 출발점이 정확히 어디인지 알고, 목표에 정확히 도달했는지도 알 수 있기 때문입니다. 예를 들어, 앞으로 4개월 동안 300달러를 저축하고 싶다면, 지금 보유한 돈이 얼마인지 알아야 하고, 3개월 후에도 같은 방식으로 측정할 수 있어야 합니다.
현재 은행 잔고가 250달러이고 400달러까지 저축하고 싶다면, 저축 목표는 추가로 돈을 벌거나 지출을 줄여 그 금액에 도달하는 것이 됩니다. 하지만 책상 위 서류 더미에서 지난 생일에 받은 150달러짜리 미수금 수표를 발견해 계좌에 입금한다면, 실제로는 아무것도 이루지 않고도 400달러 목표에 도달하게 됩니다. 이는 부실한 재무 기록이 목표를 세우고 달성하는 능력을 방해하는 한 가지 예입니다.
세금
사진 설명: 영수증을 보관하지 않아 다시 돌려받을 수 없는 돈
대부분의 사람들은 세금 신고를 할 때 재무 기록이 잘 정리되어 있는 것을 중요하게 여깁니다. 많은 사람들은 차량 등록 갱신, 작업복, 대출 이자 중 일부와 같이 1년 동안 지출한 대부분의 항목을 세금 공제받을 수 있다고 생각합니다. 어느 정도는 맞는 말이지만, 이는 그러한 지출에 대한 영수증과 기록을 모두 보관해 두었을 때만 가능합니다.
재무 기록의 종류
기록의 종류는 수십 가지가 있지만, 핵심은 모두 체계적으로 정리해 두는 것입니다. 모든 기록을 크게 두 가지로 나눌 수 있습니다. ‘1차’ 기록은 종류가 매우 다양하고 여기저기 흩어져 있을 수 있으며, ‘2차’ 기록은 보통 1차 기록을 정리하기 위해 스스로 관리하는 기록입니다.
주요 기록
영수증
세금 공제를 신청하려면 영수증을 꼼꼼히 관리해야 합니다. 영수증은 가장 기본적인 재무 기록으로, 거래가 이루어졌음을 보여 주는 단순한 종이 한 장에 불과합니다.
거주 지역에 따라서는 큰 금액의 구매 영수증(예: 자동차 매매계약서)을 반드시 보관해야 합니다. 많은 도시에서는 대중교통을 이용할 경우에도 세금 혜택을 제공하므로, 그런 영수증도 보관해 두는 것이 좋습니다.
이러한 서류는 세금 외의 용도로도 유용합니다. 예를 들어 은행 계좌를 개설할 때는 공과금 청구서와 영수증이 ‘주소 증명’으로 자주 필요합니다. 나중에 어떤 청구서가 이미 납부되었는지를 두고 분쟁이 생기면 영수증 하나로 즉시 문제를 끝낼 수 있지만, 반대로 입증하는 일은 길고 지루한 과정이 될 수 있습니다.
은행 기록
은행 계좌는 재무 기록의 가장 중요한 원천 중 하나입니다. 보통은 모든 거래 내역(작성한 모든 수표를 포함해)이 몇 년간 저장되며, 현재 계좌 잔액도 함께 보관됩니다. 어떤 지급에 대한 영수증이 없더라도(예: 매달 월세 수표를 쓰는 경우) 은행 계좌에서 그 거래 기록을 확인할 수 있습니다.
계좌 종류에 따라 확인할 수 있는 기록도 달라집니다. 예를 들어 저축 계좌가 있다면 입금 금액과 날짜, 그리고 누적 복리이자에 대한 기록이 더 많을 수 있습니다. 당좌 계좌(또는 ‘보통예금’ 계좌)가 있다면 현재 사용 가능한 잔액과 함께 수표, 직불카드 거래, ATM 인출 내역이 포함된 거래 기록을 확인할 수 있습니다. 은행 기록은 지출 계획을 세우고 수정할 때 매우 중요한 자료가 됩니다.
소득 보고서
소득 보고서는 특정 연도에 얼마를 벌었는지 보여 주는 명세서로, 보통 그해에 납부한 소득세와 사회보장세 금액도 함께 표시됩니다. 가장 흔한 것은 미국의 W-2 양식이지만, 자영업자이거나 부업으로 가끔 일하는 경우에는 다른 양식이 있을 수 있습니다. 이 서류들은 세금 신고에 필요할 뿐 아니라, 시간이 지나면서 소득이 어떻게 변해 가는지도 확인하는 데 유용합니다.
투자 명세서
주식, 채권 또는 다른 투자 자산이 있다면 증권사로부터 정기적인 계좌 명세서도 받게 됩니다. 여기에는 현금 잔액(인출하거나 추가 증권을 매수하는 데 사용할 수 있는 금액), 포트폴리오의 총 순시장가치, 받은 배당금 총액, 투자에 들어간 총 비용(특히 뮤추얼펀드에서 가장 중요함)이 포함됩니다. 투자 명세서는 세금 목적상 필수적입니다. 영수증을 바탕으로 공제를 신청하는 것과 달리, 투자 소득은 법적으로 반드시 신고해야 하므로 관련 서류를 바로 확인할 수 있어야 합니다.
개인 자산 목록
다른 1차 기록들과 달리, 이것은 직접 작성하고 관리해야 하는 기록입니다. 개인 재산 목록은 
기본적으로 자신이 소유한 물건, 그것이 어디에 있는지, 그리고 추정 가치를 적어 둔 목록입니다. 학창 시절에는 이것이 꽤 단순해 보이지만, 많은 현금을 숨겨 두고 잊어버린 경우그 외에도 사례는 꽤 많습니다. 또한 다른 기록들과 달리 개인 재산 목록은 세금에 사용되지 않습니다. 이를 보관하고 관리하는 가장 큰 이점은 순전히 정리 정돈에 있습니다. 자신의 물건이 정확히 어디에 있고 얼마나 가치가 있는지 알면, 삶의 상황이 바뀌어 더 이상 쓰지 않거나 잊고 지냈던 물건을 팔거나(또는 나눠 주거나) 하고 싶을 때 매우 유용할 수 있습니다. 셀프 스토리지 보관함 업계가 번창하는 이유는 사람들이 자주 쓰지 않는 물건을 보관하려고 매달 비용을 지불하기 때문입니다!
보조 재무 기록
보조 금융 기록은 보통 더 큰 목록에 불과하며, 여러 기본 기록을 모아 개인적으로 참고하기 쉬운 문서로 정리한 것입니다. 대개는 직접 작성하는 보고서이지만, 경우에 따라 자동으로 생성되기도 합니다.
소득세 신고서
소득세 신고서를 제출한 뒤에는 나중에 참고할 수 있도록 사본을 보관하세요. 여기에는 납부한 세금에 대한 영수증도 포함됩니다. 언젠가 세무조사를 받게 되면 이 서류들이 매우 중요할 수 있습니다. 법적으로는 모든 세금 신고서와 영수증을 7년간 보관해야 하지만, 가끔 장기 재무 계획을 세우고 싶다면 더 오래 보관해 두는 것도 도움이 됩니다.
순자산 명세서
“순자산”은 기본적으로 모든 자산에서 모든 부채를 뺀 값을 한 문서에 정리한 것입니다. 여기에는 개인 소유 물품 목록, 투자 가치, 은행 잔액, 그리고 사막의 벙커에 몰래 쌓아 둔 현금을 모두 더하고, 신용카드, 학자금 대출, 자동차 대출, 주택담보대출의 미상환 잔액을 빼면 됩니다. 이 문서는 몇 달에 한 번씩 업데이트하는 한 페이지짜리 문서여야 하며, 전체 재정 상태를 한눈에 파악하는 데 도움이 됩니다.
개인 지출 기록
비교적 짧은 기간에 영수증이 수십 장씩 쌓일 수도 있습니다. 몇 달에 한 번씩은 영수증을 한데 모아 안전한 곳에 보관해 보세요(예를 들어, “2016년 1월~3월” 영수증을 모두 방화 금고 안의 서류철에 넣어 두는 식입니다). 이때 금액과 구매 이유를 엑셀 스프레드시트에 함께 적어 두세요. 그러면 나중에 얼마를 어디에 썼는지 쉽게 확인할 수 있습니다. 게다가 필요할 때 스프레드시트를 이용해 원래 영수증도 빠르고 쉽게 찾을 수 있습니다. 영수증을 정기적으로 정리해 보관하면 분실되거나 실수로 버려질 가능성도 줄어듭니다. 정기적으로 하는 것이 중요한데, 그래야 밀린 일이 쌓이는 것을 막을 수 있고(몇 주마다 몇 분이면 될 일을 처리하려고 반나절을 써야 하는 상황도 피할 수 있습니다).
기록을 안전하게 보관하기
이제 이 모든 정보를 갖추었으니, 가장 중요한 것은 안전하게 보관하는 일입니다. 신원 도용은 심각한 문제이며, 누군가가 당신의 문서 몇 개만 무단으로 접근해도 그것을 악용할 수 있습니다.
종이 문서 보관
세금 신고서, 영수증, 투자 명세서 같은 자료는 찾기 쉬우면서도 안전하게 보관해야 하는 종이 문서가 있을 수 있습니다. 한 가지 방법은 바닥에 고정할 수 있는 작은 금고를 구입해 문서를 한곳에 안전하게 보관하는 것입니다. 예전에는 안전 금고를 대여하기도 했는데(작은 것은 연간 약 60달러 정도입니다), 이는 매우 높은 보안성과 은행을 직접 방문해야 하고 연회비를 내야 하는 불편함을 맞바꾸는 방식입니다.
전자 문서 보관
해커와 피셔로부터 컴퓨터 파일을 안전하게 지키는 일은 훨씬 더 어려운 문제입니다. 기록을 안전하게 지키는 방법은 수십 가지가 있지만, 다음은 가장 흔히 따라야 할 규칙들입니다:
규칙 #1: 로그인 정보를 공유하지 마세요
영화에서 보는 것과 달리, 대부분의 “해킹”은 복잡한 컴퓨터 알고리즘을 이용해 메인프레임을 뚫는 방식이 아니라, 누군가가 해서는 안 될 사람에게 비밀번호를 공유해 버려서 발생합니다. 이는 비밀번호뿐 아니라 다른 정보에도 해당됩니다. 계좌번호, 신용카드 번호, 사용자 이름, 비밀번호를 전화나 이메일로 절대 알려 주지 마세요. 사용자 이름이나 비밀번호를 꼭 공유해야 한다면(예를 들어, 여러 사람이 함께 계정을 사용하는 경우), 다른 웹사이트에서는 사용하지 않는 사용자 이름과 비밀번호인지 확인하세요.
규칙 #2: 비밀번호를 재사용하지 마세요
어떤 사이트를 사용하고 있는지 알 수 없고 관리자들이 비밀번호를 볼 수 있게 하세요어떤 사이트가 제대로 된 암호화를 사용하는지도 알 수 없습니다. 여러 곳에서 같은 사용자 이름과 비밀번호를 재사용하면, 불만을 품은 직원이 데이터를 훔치고 다른 계정에 침입할 가능성이 높아집니다.
규칙 #3: 비밀번호를 자주 변경하세요
세상에서 가장 안전하고 유일한 비밀번호조차 키로거에 취약합니다. 키로거는 입력하는 모든 키를 기록해 바이러스 제작자에게 전달하는 일종의 악성 소프트웨어입니다. 집 컴퓨터에 키로거가 없더라도(몇 달 또는 몇 년 동안 숨겨져 있다가 “활성화”될 수도 있습니다), 사용할 수 있는 컴퓨터실이나 공용 컴퓨터에 설치되어 있을 가능성도 있습니다. 몇 달에 한 번씩 비밀번호를 바꾸는 것은 안전하게 유지하는 좋은 방법입니다.
규칙 #4: 추측하기 어려운 비밀번호를 선택하세요
누군가가 그냥 비밀번호를 추측해서 계정에 들어가거나, 해커가 무작위 문자 조합을 시도하다가 접속하는 일을 어렵게 만드세요.이 웹툰은 이를 설명합니다 이 말은 반드시 기억하기 어려운 것을 써야 한다는 뜻은 아니지만, 비밀번호를 안전하게 유지하는 데 있어 “황금 열쇠” 같은 것은 없습니다.
기타 재무 기록 팁과 요령
일부 금융기관이 제공할 수 있는 계좌 관리 서비스를 확인해 보세요
모든 것을 일일이 관리하는 일이 벅차게 느껴진다면, 은행이나 다른 금융기관이 어떤 서비스들을 “묶어서” 제공하는지 살펴보세요. 예를 들어, 한 사람이 저축예금, 당좌예금, 투자 포트폴리오, 주택담보대출, 신용카드를 모두 같은 은행에서 이용하는 경우는 매우 흔하며, 이렇게 하면 은행의 온라인 포털을 통해 이 모든 금융 기록에 접근할 수 있습니다.
이 방식은 편리하다는 장점이 있지만, 심각한 단점도 있습니다. 예를 들어, 이 온라인 뱅킹 서비스의 비밀번호가 도난당하면 한꺼번에 모든 것에 대한 접근을 잃을 수 있어 큰 골칫거리가 생기고, 경우에 따라 수만 달러의 손해로 이어질 수도 있습니다.
저축은 높은 금리, 신용카드와 주택담보대출은 낮은 금리, 당좌예금과 투자계좌는 가능한 한 낮은 수수료처럼 각 계좌별로 최적의 조건을 찾아보지 않기 때문에, 각 서비스를 따로 비교해 보는 경우보다 훨씬 “돈값을 못하는” 결과를 얻게 될 가능성이 높습니다.
세무 전문가 또는 재무 상담사 방문
매년 꼭 그렇게 하지는 않더라도, 전문가를 만나 상담할 시간을 내면 장기적으로는 큰돈을 절약할 수 있습니다. 예를 들어, 어떤 영수증은 보관해야 하고 어떤 것은 그렇지 않은지 판단하는 데 도움을 받아 정리하는 데 드는 시간과 번거로움을 크게 줄일 수 있고, 가능한 모든 세액공제를 받기 위해 이를 어떻게 활용해야 하는지도 정확히 알려줄 것입니다.
기본적인 내용은 기억하고 있을 수도 있습니다. 예를 들어, 주로 업무에 사용한 지출이라면 아마 그에 대한 세액공제를 신청할 수 있을 것입니다. 하지만 근무 중 차량을 사용한 시간을 정확히 어떻게 공제받는지, 또는 집의 새로 한 리모델링에 대해 판매세 면제를 신청할 수 있는지는 모를 수 있습니다. 세무 전문가나 재정 자문가를 만나 보는 것은 복잡한 규제를 헤쳐 나가 세금 환급에서 최대한의 혜택을 받고, 금융 기록을 정리하는 데 개인 시간을 얼마나 들여야 하는지도 최소화하는 가장 쉬운 방법입니다.
