Le registrazioni finanziarie sono ciò che usi per avere un modo semplice di capire dove si trovano tutti i tuoi soldi e beni, e esattamente quanto ne possiedi in un dato momento.

Non si tratta di un solo documento, né anche di un solo tipo di documento. Anzi, le registrazioni finanziarie della maggior parte delle persone non saranno uguali a quelle di chiunque altro, perché ciascuno ha modi diversi di organizzare le proprie informazioni per renderle il più accessibili possibile per sé.

Nozioni di base sui documenti finanziari

Le tue registrazioni finanziarie sono utili per molti motivi, ma in genere rientrano in due categorie. Innanzitutto, rendono molto più facile la pianificazione finanziaria, in particolare la gestione del risparmio e degli investimenti. In secondo luogo, possono essere estremamente importanti, e spesso richieste per legge, ai fini fiscali.

Pianificazione finanziaria

Quando stai costruendo o facendo evolvere i tuoi piani finanziari e stabilendo nuovi obiettivi finanziari, devi partire da registrazioni finanziarie accurate, così sai esattamente da dove stai iniziando e capisci con precisione quando hai raggiunto i tuoi obiettivi. Per esempio, se vuoi risparmiare 300 dollari nei prossimi 4 mesi, devi sapere quanti soldi hai adesso e, tra 3 mesi, dovrai essere in grado di fare le stesse valutazioni.

Se il saldo attuale del tuo conto è di 250 dollari e vuoi mettere da parte abbastanza denaro da arrivare a 400 dollari, il tuo obiettivo di risparmio sarebbe guadagnare denaro extra o ridurre le spese per raggiungerlo. Se però trovi un assegno non incassato da 150 dollari del tuo ultimo compleanno in una pila di carte sulla scrivania e lo versi sul tuo conto, raggiungerai quel traguardo di 400 dollari senza aver davvero ottenuto nulla. Questo è un esempio di come registrazioni finanziarie scadenti ostacolino la tua capacità di fissare e raggiungere i tuoi obiettivi.

Tasse

Immagine: i soldi che non puoi riavere perché non hai conservato la ricevuta

La maggior parte delle persone apprezza avere buone registrazioni finanziarie quando arriva il momento di presentare la dichiarazione dei redditi. Molti pensano che per la maggior parte delle spese sostenute durante l’anno, come il rinnovo della registrazione dell’auto, le divise da lavoro e alcuni tipi di interessi sui prestiti, si possa ottenere una detrazione fiscale: in una certa misura è vero, ma solo se hai conservato ricevute e registrazioni di tutti quei pagamenti.

Tipi di documenti finanziari

Esistono dozzine di tipi di registrazioni, ma la cosa fondamentale è mantenerle tutte organizzate. Puoi dividere tutte le tue registrazioni in due grandi gruppi: registrazioni “primarie” (che saranno estremamente varie e sparse) e registrazioni “secondarie” (che in genere manterrai tu stesso per tenere ordinate le registrazioni primarie).

Registri primari

Ricevute

Se vuoi richiedere eventuali agevolazioni fiscali, dovrai tenere traccia con attenzione delle tue ricevute. Queste sono la forma più basilare di registrazione finanziaria che esista: un semplice foglio di carta che dimostra che una transazione è avvenuta.

A seconda di dove vivi, dovresti sempre conservare le ricevute degli acquisti importanti (come l’atto di vendita della tua auto). Molte città offrono anche agevolazioni fiscali se usi i mezzi pubblici, quindi è una buona idea conservare anche quelle ricevute.

Sono utili anche per essere conservate oltre gli obblighi fiscali. Per esempio, bollette e ricevute sono spesso richieste come “prova di indirizzo” quando vuoi aprire un conto bancario. Se in seguito dovesse sorgere una contestazione sul pagamento di una bolletta, avere una ricevuta può risolvere subito il problema, mentre dimostrare il contrario può essere un processo lungo e complesso.

Estratti conto bancari

Il tuo conto bancario sarà una delle tue fonti più importanti di registrazioni finanziarie. Di solito, l’intera cronologia delle transazioni viene conservata per alcuni anni, compresi tutti gli assegni che emetti, insieme ai saldi correnti del conto. Se non hai una ricevuta per un pagamento (per esempio, se emetti ogni mese un assegno per l’affitto), puoi comunque avere traccia di quella transazione nel tuo conto bancario.

Avrai a disposizione registrazioni diverse in base ai diversi tipi di conto. Per esempio, se hai un conto di risparmio, potresti avere più registrazioni sugli importi e sulle date dei versamenti, con gli interessi composti accumulati. Se hai un conto corrente, avrai i saldi disponibili attuali, insieme alla cronologia delle transazioni degli assegni, delle operazioni con carta di debito e dei prelievi al bancomat. Le registrazioni bancarie saranno una risorsa preziosissima quando costruirai e modificherai il tuo piano di spesa.

Prospetti dei redditi

Le tue dichiarazioni dei redditi da lavoro sono documenti che indicano quanto denaro hai guadagnato, di solito insieme a quanto hai pagato in un determinato anno di imposte sul reddito e contributi previdenziali. La più comune è il modulo W-2 negli Stati Uniti, ma potresti averne altri se lavori in proprio o svolgi occasionalmente piccoli lavori extra. Sono necessari per presentare la dichiarazione dei redditi, ma sono anche utili per vedere come il tuo reddito si evolve nel tempo.

Estratti conto degli investimenti

Se hai azioni, obbligazioni o altri investimenti, riceverai anche regolarmente dall’intermediario gli estratti conto. In essi saranno inclusi i saldi di cassa (disponibili per il prelievo o per acquistare altri titoli), il valore di mercato netto totale del tuo portafoglio, l’importo di eventuali dividendi che hai ricevuto e il totale delle spese dei tuoi investimenti (questo è particolarmente importante con i fondi comuni di investimento). Gli estratti dei tuoi investimenti sono essenziali ai fini fiscali. A differenza della richiesta di detrazioni sulla base delle ricevute, sei legalmente tenuto a dichiarare qualsiasi reddito da investimenti che ricevi, quindi avere accesso immediato a questi documenti sarà fondamentale.

Inventario dei beni personali

A differenza degli altri documenti principali, questo è uno che creerai e manterrai tu stesso. Il tuo inventario dei beni personali è sostanzialmente un elenco di ciò che possiedi, dove si trova e del suo valore stimato. Sembra abbastanza semplice quando sei ancora a scuola, ma ci sono più di pochi casi di grandi somme di contanti nascoste e dimenticatesomma di contanti nascosta e dimenticata. Inoltre, a differenza degli altri documenti, il tuo inventario dei beni personali non viene utilizzato per le tasse. Il vantaggio principale di redigerlo e mantenerlo aggiornato è puramente organizzativo: sapere esattamente dove si trovano le tue cose e quanto valgono può essere molto utile quando la tua situazione di vita cambia e vuoi vendere (o regalare) cose che non usi più o che potresti aver dimenticato. Il settore dei depositi self-storage prospera grazie a persone che pagano canoni mensili per conservare oggetti che non usano regolarmente!

Registri finanziari secondari

I tuoi documenti finanziari secondari sono solitamente solo elenchi più ampi, che raccolgono i tuoi diversi documenti primari in documenti facili da leggere per il tuo riferimento personale. Di solito si tratta di report che prepareresti tu stesso, ma in alcuni casi vengono generati automaticamente.

Dichiarazioni dei redditi

Dopo aver presentato la tua dichiarazione dei redditi, conservala per future consultazioni. Questo include anche eventuali ricevute relative alle imposte pagate: possono essere molto importanti se un giorno dovessi essere sottoposto a verifica. Per legge dovresti conservare tutte le dichiarazioni dei redditi e le ricevute per 7 anni, ma può essere utile tenerle più a lungo se desideri occuparti occasionalmente della pianificazione finanziaria a lungo termine.

Prospetto del patrimonio netto

Il tuo “patrimonio netto” è sostanzialmente la somma di tutte le tue attività, meno tutte le tue passività, in un unico documento. Qui sommeresti il tuo inventario dei beni personali, il valore degli investimenti, i saldi bancari e il denaro che hai nascosto in un bunker nel deserto, e sottrarresti i saldi residui delle tue carte di credito, dei prestiti студenteschi, dei prestiti auto e dei mutui sulla casa. Dovrebbe essere un documento di una sola pagina che aggiorni ogni paio di mesi e che ti aiuti a vedere l’intera tua situazione finanziaria in un unico posto.

Registri delle spese personali

Potresti ritrovarti ad accumulare decine di ricevute in un periodo relativamente breve. Ogni pochi mesi, prova a raggrupparle e a conservarle in un luogo sicuro (per esempio, tutte le ricevute da “gennaio – marzo 2016” conservate in una cartella in una cassaforte ignifuga). Mentre lo fai, copia gli importi e il motivo dell’acquisto in un foglio di calcolo Excel. In questo modo sarà facile sapere quanto hai speso e dove lo hai speso in seguito. Inoltre, puoi usare il foglio di calcolo per trovare rapidamente e facilmente la ricevuta originale in seguito, se ti serve. Archiviando regolarmente tutte le ricevute, riduci la probabilità che vadano perse o vengano gettate accidentalmente. Farlo con regolarità è importante per evitare che si accumuli un arretrato (e quindi per non dover dedicare un intero pomeriggio ad archiviare le ricevute invece di pochi minuti ogni poche settimane).

Mantenere i tuoi documenti al sicuro

Ora che hai tutte queste informazioni, la tua preoccupazione principale è mantenerle al sicuro. Il furto d’identità è un problema grave e, se qualcuno dovesse ottenere un accesso non autorizzato anche solo ad alcuni dei tuoi documenti, potrebbe usarli contro di te.

Conservazione dei documenti cartacei

Per cose come le dichiarazioni dei redditi, le ricevute e gli estratti degli investimenti, potresti avere copie cartacee che devono essere sia facili da trovare sia al sicuro. Una possibile soluzione è acquistare una piccola cassaforte che puoi fissare al pavimento, mantenendo i tuoi documenti al sicuro e tutti nello stesso posto. In passato, le persone hanno anche affittato cassette di sicurezza (quelle piccole possono costare circa 60 dollari all’anno), il che comporta un compromesso tra sicurezza estrema e l’inconveniente di dover andare fisicamente in banca e pagare il canone annuale.

Conservazione dei documenti elettronici

Tenere al sicuro i file del computer da hacker e phishing è una prospettiva molto più impegnativa. Esistono decine di modi per proteggere i tuoi documenti, ma queste sono le regole più comuni da seguire:

Regola n. 1: non condividere le tue credenziali di accesso

Nonostante quello che mostrano i film, la maggior parte degli “hacking” non avviene forzando complessi algoritmi informatici per penetrare in un mainframe, ma di solito semplicemente perché qualcuno condivide una password con qualcuno con cui non dovrebbe. Questo vale non solo per le password, ma anche per altre informazioni: non dare mai numeri di conto, numeri di carta di credito, nomi utente o password per telefono o via email. Se devi assolutamente condividere un nome utente e/o una password (ad esempio, condividere un account con un gruppo), assicurati che sia un nome utente e una password che non usi su nessun altro sito web.

Regola n. 2: non riutilizzare la tua password

Non puoi sapere quali siti usi lascia che gli amministratori vedano la tua passworde quali usano una crittografia adeguata. Se riutilizzi gli stessi nomi utente e le stesse password in molti posti, aumenti le probabilità che un dipendente scontento rubi dati ed entri nei tuoi altri account.

Regola n. 3: cambia spesso le tue password

Anche la password più sicura e unica del mondo è vulnerabile ai keylogger, un tipo di software virus che registra ogni tasto premuto e lo segnala al creatore del virus. Anche se non hai un keylogger sul tuo computer di casa (che può restare nascosto per mesi o anni prima di essere “attivato”), è possibile che ce ne sia uno in un laboratorio informatico o su un computer pubblico a cui potresti accedere. Cambiare le password ogni pochi mesi è un buon modo per mantenerle al sicuro.

Regola n. 4: scegli password difficili da indovinare

Rendi difficile che qualcuno riesca a entrare nel tuo account semplicemente indovinando, o che un hacker provi combinazioni casuali di lettere finché non ci riesce.Questo webcomic illustra questo non significa che debba essere qualcosa di difficile da ricordare, ma non esiste una “chiave d’oro” per assicurarsi che le tue password rimangano sicure.

Altri consigli e trucchi per i documenti finanziari

Scopri quali servizi di gestione dei conti possono offrire alcuni istituti finanziari

Se tenere traccia di tutto sembra un’impresa scoraggiante, scopri quali servizi la tua banca o un altro istituto finanziario può “riunire in un pacchetto”. Per esempio, è estremamente comune che una persona abbia i conti di risparmio e di corrente, il portafoglio di investimenti, il mutuo sulla casa e la carta di credito tutti presso la stessa banca, e quindi possa accedere a tutti questi documenti finanziari tramite il portale online della banca.

Questo ha il vantaggio della comodità, ma ci sono anche alcuni seri svantaggi. Per esempio, se ti rubano la password di questo servizio di home banking, potresti perdere l’accesso a tutto in una volta sola, con un enorme grattacapo e potenzialmente decine di migliaia di dollari di danni.

Poiché non stai confrontando le varie offerte per trovare le migliori condizioni sui tuoi diversi conti (interessi alti per il risparmio, bassi per la carta di credito e il mutuo, e le commissioni più basse possibili per il conto corrente e gli investimenti), molto probabilmente otterrai anche “molto meno per i tuoi soldi” rispetto a quando confronti separatamente ogni servizio.

Rivolgiti a professionisti fiscali o consulenti finanziari

Anche se non lo fai ogni anno, dedicare un po’ di tempo a consultare un professionista può finire per farti risparmiare molti soldi nel lungo periodo. Per esempio, può aiutarti a capire quando devi conservare le ricevute e quando no, facendoti risparmiare molto tempo e grattacapi nell’organizzazione, e ti aiuterà a capire esattamente come usarle per richiedere tutti i crediti d’imposta possibili.

Potresti ricordare le basi: se hai una spesa usata principalmente per l’attività lavorativa, probabilmente puoi richiedere un credito d’imposta. Tuttavia, potresti non conoscere la procedura esatta per dichiarare il tempo in cui hai usato l’auto mentre lavoravi, oppure se puoi richiedere esenzioni dall’imposta sulle vendite per nuove ristrutturazioni della tua casa. Incontrare un commercialista o un consulente finanziario è il modo più semplice per orientarsi nel mare della burocrazia e ottenere il massimo dalla dichiarazione dei redditi, riducendo al minimo il tempo e le ricerche che devi dedicare ai tuoi documenti finanziari nel tuo tempo libero.

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