Finanční záznamy slouží k tomu, abyste měli snadný přehled o tom, kde jsou všechny vaše peníze a majetek, a přesně kolik máte kdykoli k dispozici.
Nejde o jeden dokument, ani o jeden typ dokumentu. Ve skutečnosti finanční záznamy většiny lidí nevypadají stejně jako záznamy kohokoli jiného, protože každý člověk si své informace uspořádává po svém, aby k nim měl co nejjednodušší přístup.
Základy finančních záznamů
Vaše finanční záznamy jsou užitečné z mnoha důvodů, ale obecně spadají do dvou kategorií. Zaprvé výrazně usnadňují finanční plánování, zejména správu úspor a investic. Zadruhé mohou být velmi důležité, často i ze zákona povinné, pro daňové účely.
Finanční plánování
Když budujete nebo rozvíjíte své finanční plány a stanovujete si nové finanční cíle, musíte začít přesnými finančními záznamy, abyste přesně věděli, odkud vycházíte, a přesně poznali, kdy jste svých cílů dosáhli. Pokud si například chcete během příštích 4 měsíců ušetřit 300 dolarů, musíte vědět, kolik peněz máte teď, a za 3 měsíce budete muset umět provést stejné zjištění.
Pokud je váš aktuální stav na účtu 250 dolarů a chcete si ušetřit až na 400 dolarů, vaším cílem úspor by bylo vydělat si navíc nebo omezit výdaje, abyste se k tomu dostali. Pokud však najdete neproplacený šek na 150 dolarů z posledních narozenin v hromadě papírů na stole a uložíte ho na účet, dosáhnete cílových 400 dolarů, aniž byste ve skutečnosti cokoli dokázali. To je jeden z příkladů, kdy špatné finanční záznamy brání vaší schopnosti stanovovat a dosahovat cílů.
Daně
Na obrázku: peníze, které nemůžete dostat zpět, protože jste si neschovali účtenku
Většina lidí ocení dobré finanční záznamy, až přijde čas podávat daňové přiznání. Mnozí si myslí, že většinu věcí, za které během roku utratíte peníze, jako je prodloužení registrace auta, pracovní uniformy a určité typy úroků z půjček, lze z daní odečíst – do jisté míry je to pravda, ale jen pokud jste si schovali účtenky a záznamy o všech těchto platbách.
Typy finančních záznamů
Existují desítky typů záznamů, ale klíčem je mít je všechny uspořádané. Všechny své záznamy můžete rozdělit do dvou velkých skupin – „primární“ záznamy (které budou velmi různorodé a rozptýlené) a „sekundární“ záznamy (které si budete zpravidla spravovat sami, aby byly vaše primární záznamy uspořádané).
Primární záznamy
Účtenky
Pokud chcete uplatnit jakékoli daňové úlevy, budete muset pečlivě sledovat své účtenky. To jsou asi nejzákladnější finanční záznamy, jaké existují – prostě kousek papíru, který dokládá, že proběhla nějaká transakce.
V závislosti na tom, kde žijete, byste si měli vždy uchovávat účtenky za větší nákupy (například kupní smlouvu k autu). Mnoho měst navíc poskytuje daňové úlevy, pokud využíváte veřejnou dopravu, takže je také dobrý nápad tyto účtenky ukládat.
Jsou užitečné i mimo daňové účely. Například účty za služby a účtenky jsou často vyžadovány jako „doklad o adrese“, když si chcete založit bankovní účet. Pokud se později dostanete do sporu ohledně zaplacení účtu, může účtenka problém okamžitě ukončit, zatímco dokazování opaku může být zdlouhavý a zdlouhavý proces.
Bankovní záznamy
Váš bankovní účet bude jedním z nejdůležitějších zdrojů finančních záznamů. Obvykle se po několik let ukládá celá historie transakcí (včetně každého šeku, který napíšete), spolu s aktuálními zůstatky na účtu. Pokud nemáte účtenku k platbě (například když každý měsíc vypisujete šek na nájem), stále můžete mít záznam o dané transakci ve svém bankovním účtu.
Podle typu účtu budete mít k dispozici různé záznamy. Například pokud máte spořicí účet, můžete mít více záznamů o výši a datu vkladů spolu s narůstajícím složeným úročením. Pokud máte běžný (nebo „current“) účet, budete mít k dispozici svůj aktuální disponibilní zůstatek spolu s historií transakcí, tedy šeků, plateb debetní kartou a výběrů z bankomatu. Bankovní záznamy pro vás budou neocenitelným zdrojem, když budete sestavovat a upravovat svůj plán výdajů.
Výkazy příjmů
Přehledy příjmů jsou výpisy, které ukazují, kolik peněz jste v daném roce vydělali, obvykle spolu s informací, kolik jste zaplatili na dani z příjmu a sociálním pojištění. Nejčastějším z nich je ve Spojených státech formulář W-2, ale pokud jste OSVČ nebo příležitostně děláte různé vedlejší práce, můžete mít i jiné. Tyto doklady jsou nezbytné pro podání daňového přiznání, ale jsou užitečné i pro sledování toho, jak se váš příjem v čase vyvíjí.
Investiční výkazy
Pokud máte akcie, dluhopisy nebo jiné investice, budete od svého makléře dostávat také pravidelné výpisy z účtu. Ty budou zahrnovat zůstatek v hotovosti (dostupný k výběru nebo k nákupu dalších cenných papírů), celkovou čistou tržní hodnotu vašeho portfolia, výši případných obdržených dividend a celkové náklady vašich investic (to je nejdůležitější u podílových fondů). Výpisy z investic jsou pro daňové účely zásadní. Na rozdíl od uplatňování odpočtů na základě účtenek máte ze zákona povinnost nahlásit veškeré investiční příjmy, které obdržíte, takže mít k těmto dokumentům snadný přístup bude nezbytné.
Soupis osobního majetku
Na rozdíl od ostatních primárních záznamů je to něco, co si vytvoříte a budete spravovat sami. Váš soupis osobního majetku 
je v podstatě seznam toho, co vlastníte, kde se to nachází a jaká je odhadovaná hodnota. Když jste ještě ve škole, zdá se to poměrně jednoduché, ale existuje nemálo případů velké množství hotovosti ukryté a zapomenuté. Také na rozdíl od ostatních záznamů se váš soupis osobního majetku nepoužívá pro daně. Hlavním přínosem jeho vedení a správy je čistě organizace – přesná znalost toho, kde máte své věci a kolik mají hodnotu, může být velmi užitečná, když se změní vaše životní okolnosti a vy chcete prodat (nebo darovat) věci, které už nepoužíváte nebo jste na ně mohli zapomenout. Odvětví samoobslužných skladovacích boxů prosperuje díky lidem, kteří platí měsíčně za uchovávání věcí, které pravidelně nepoužívají!
Sekundární finanční záznamy
Vaše sekundární finanční záznamy jsou obvykle jen obsáhlejší seznamy, které spojují vaše různé primární záznamy do snadno čitelných dokumentů pro vaši vlastní osobní potřebu. Obvykle jde o přehledy, které si sestavíte sami, ale v některých případech mohou být i generovány automaticky.
Daňová přiznání k příjmu
Poté, co podáte daňové přiznání k dani z příjmu, si ponechte kopii pro pozdější použití. To zahrnuje i všechny účtenky, které máte k zaplaceným daním – ty mohou být velmi důležité, pokud vás někdy čeká daňová kontrola. Ze zákona byste měli uchovávat všechna daňová přiznání a účtenky po dobu 7 let, ale může být užitečné ponechat si je déle, pokud chcete občas pracovat na dlouhodobém finančním plánování.
Výkaz čistého jmění
Vaše „čisté jmění“ je v podstatě součet všech vašich aktiv, minus všech vašich závazků, v jednom dokumentu. Sem byste sečetli soupis osobního majetku, hodnotu investic, zůstatky na bankovních účtech a hotovost, kterou máte schovanou v bunkru uprostřed pouště, a odečetli nesplacené zůstatky na kreditních kartách, studentských půjčkách, půjčkách na auto a hypotékách na bydlení. Měl by to být jednostránkový dokument, který aktualizujete každých pár měsíců a který vám pomůže vidět vaši celkovou finanční situaci na jednom místě.
Záznamy o osobních výdajích
Můžete během poměrně krátké doby nashromáždit desítky účtenek. Každých pár měsíců je zkuste seskupit a uložit na bezpečné místo (například všechny účtenky za „leden – březen 2016“ uložené v pořadači v ohnivzdorném trezoru). Při tom si do tabulky v Excelu přepište částky a důvod nákupu. Později pak snadno zjistíte, kolik jste utratili a za co. Navíc můžete tabulku později rychle a jednoduše použít k nalezení původní účtenky, pokud ji budete potřebovat. Pravidelným zakládáním všech účtenek snižujete pravděpodobnost, že se nějaká ztratí nebo ji omylem vyhodíte. Dělat to pravidelně je důležité, abyste předešli nahromadění (a nemuseli pak strávit celé odpoledne zakládáním účtenek místo pár minut jednou za několik týdnů).
Bezpečné uchovávání záznamů
Teď, když máte všechny tyto informace, je vaším hlavním cílem udržet je v bezpečí. Krádež identity je velký problém a kdyby se někdo dostal bez oprávnění jen k několika vašim dokumentům, mohl by je proti vám zneužít.
Ukládání papírových dokumentů
U věcí, jako jsou daňová přiznání, účtenky a výpisy z investic, můžete mít papírové kopie, které musí být zároveň snadno dohledatelné i bezpečně uložené. Jednou z možností je koupit si malý trezor, který lze přišroubovat k podlaze, aby byly vaše dokumenty v bezpečí a všechny na jednom místě. V minulosti si lidé také pronajímali bezpečnostní schránky (ty menší mohou stát asi 60 dolarů ročně), což je kompromis mezi mimořádnou bezpečností a nepohodlím spojeným s nutností osobně navštěvovat banku a platit roční poplatek.
Ukládání elektronických dokumentů
Zajistit bezpečí souborů v počítači před hackery a phishingovými útočníky je mnohem náročnější úkol. Existují desítky způsobů, jak své záznamy chránit, ale toto jsou nejběžnější pravidla, která byste měli dodržovat:
Pravidlo č. 1: Nesdílejte své přihlašovací údaje
Navzdory tomu, co ukazují filmy, většina „hackování“ se neděje tak, že by někdo nutil složité počítačové algoritmy prolomit mainframe, ale obvykle jen proto, že někdo sdělí heslo někomu, komu ho sdělit neměl. Týká se to nejen hesel, ale i dalších informací – nikdy nesdělujte čísla účtů, čísla platebních karet, uživatelská jména ani hesla po telefonu nebo e-mailem. Pokud nutně potřebujete sdílet uživatelské jméno a/nebo heslo (například při sdílení účtu ve skupině), ujistěte se, že jde o uživatelské jméno a heslo, které nepoužíváte na žádných jiných webových stránkách.
Pravidlo č. 2: Nepoužívejte znovu své heslo
Nemůžete zjistit, které stránky používáte nechte administrátory vidět vaše heslo, a které používají řádné šifrování. Pokud znovu používáte stejná uživatelská jména a hesla na mnoha místech, zvyšujete tím šanci, že ukřivděný zaměstnanec ukradne data a vnikne do vašich dalších účtů.
Pravidlo č. 3: Měňte svá hesla často
I to nejbezpečnější a jedinečné heslo na světě je zranitelné vůči keyloggerům – typu škodlivého programu, který zaznamenává každé stisknutí klávesy a posílá je zpět tvůrci viru. I když na domácím počítači keylogger nemáte (může být ukrytý měsíce nebo roky, než se „aktivuje“), je možné, že se nachází v počítačové učebně nebo na veřejném počítači, ke kterému se můžete dostat. Měnit hesla každých pár měsíců je dobrý způsob, jak je udržet v bezpečí.
Pravidlo č. 4: Zvolte hesla, která se těžko hádají
Ztěžte někomu, aby se do vašeho účtu jednoduše dostal hádáním, nebo hackerovi, který jen zkouší náhodné kombinace písmen, dokud se dovnitř nedostane.Tento webkomiks ilustruje To ale neznamená, že to musí být něco těžkého k zapamatování, jen neexistuje žádný „zlatý klíč“, jak zajistit, aby vaše hesla zůstala v bezpečí.
Další tipy a triky pro finanční záznamy
Podívejte se, jaké služby správy účtů mohou některé finanční instituce poskytovat
Pokud je pro vás sledování všeho dohromady příliš náročná představa, zjistěte, jaké služby může vaše banka nebo jiná finanční instituce „zabalit dohromady“. Je například velmi běžné, že člověk má spořicí i běžný účet, investiční portfolio, hypotéku na bydlení i kreditní kartu u stejné banky, a může tak ke všem těmto finančním záznamům přistupovat přes online portál banky.
To má výhodu v pohodlí, ale existují i závažné nevýhody. Například pokud vám u této online bankovní služby ukradnou heslo, můžete najednou přijít o přístup ke všemu, což může způsobit obrovské potíže a potenciálně i ztrátu desítek tisíc dolarů.
Protože nehledáte nejlepší sazby u jednotlivých účtů (vysoký úrok u spoření, nízký u kreditní karty a hypotéky a co nejnižší poplatky u běžného a investičního účtu), velmi pravděpodobně také dostáváte mnohem „méně za své peníze“, než kdybyste si každou službu vybírali zvlášť.
Navštivte daňové specialisty nebo finanční poradce
I když to neděláte každý rok, vyplatí se občas zajít za odborníkem; z dlouhodobého hlediska vám to může ušetřit spoustu peněz. Může vám například pomoci určit, kdy si máte schovávat účtenky a kdy ne, čímž vám ušetří spoustu času i starostí s organizací, a také vám přesně poradí, jak je použít k uplatnění všech možných daňových slev.
Možná si dokážete zapamatovat základní pravidlo – pokud máte výdaj, který slouží především k podnikání, pravděpodobně si na něj můžete uplatnit daňovou slevu. Možná ale neznáte přesný postup, jak uplatnit čas, kdy jste při práci používali auto, nebo zda si můžete odečíst osvobození od daně z prodeje při nových úpravách domu. Setkání s daňovým poradcem nebo finančním poradcem je nejjednodušší způsob, jak se zorientovat v byrokratickém labyrintu, vytěžit ze svých daňových přiznání maximum a zároveň minimalizovat čas i průzkum, které byste jinak museli věnovat své finanční evidenci ve svém volném čase.
