Finanční záznamy jsou to, co používáte k tomu, abyste měli snadný přehled o tom, kde se nacházejí všechny vaše peníze a majetek a přesně kolik jich kdy máte.
Není to jeden dokument ani dokonce jeden typ dokumentu. Ve skutečnosti nebudou finanční záznamy většiny lidí vypadat stejně jako záznamy kohokoli jiného, protože každý člověk má své vlastní způsoby, jak informace organizuje tak, aby pro něj byly co nejdostupnější.
Základy finančních záznamů
Vaše finanční záznamy jsou užitečné z mnoha důvodů, ale obecně spadají do dvou kategorií. Zaprvé mnohem usnadňují finanční plánování, zejména správu úspor a investic. Zadruhé mohou být mimořádně důležité, často i ze zákona vyžadované, pro daňové účely.
Finanční plánování
Když vytváříte nebo rozvíjíte své finanční plány a stanovujete si nové finanční cíle, musíte začít přesnými finančními záznamy, abyste přesně věděli, odkud vycházíte, a přesně poznali, kdy jste svých cílů dosáhli. Pokud si například chcete během následujících 4 měsíců uspořit 300 dolarů, musíte vědět, kolik peněz máte teď, a za 3 měsíce budete muset být schopni provést stejné měření.
Pokud je aktuální zůstatek na vašem účtu 250 dolarů a chcete naspořit až na 400 dolarů, vaším spořicím cílem by bylo vydělat si navíc nebo omezit výdaje, abyste ho dosáhli. Pokud však mezi papíry na stole najdete neproplacený šek na 150 dolarů z posledních narozenin a vložíte ho na svůj účet, dosáhnete cílových 400 dolarů, aniž byste ve skutečnosti něčeho dosáhli. To je jeden příklad toho, jak špatné finanční záznamy brání vaší schopnosti stanovovat a dosahovat cílů.
Daně
Na obrázku: peníze, které si nemůžete nárokovat zpět, protože jste si neschovali účtenku
Většina lidí ocení dobré finanční záznamy ve chvíli, kdy je čas podávat daňové přiznání. Mnozí si myslí, že za většinu věcí, za které během roku utratíte peníze, jako je prodloužení registrace auta, pracovní uniformy a některé druhy úroků z úvěrů, lze vše odečíst z daní – to do určité míry platí, ale jen pokud jste si schovali účtenky a záznamy o všech těchto platbách.
Typy finančních záznamů
Existují desítky typů záznamů, ale klíčové je mít je všechny uspořádané. Všechny své záznamy můžete rozdělit do dvou velkých skupin – „primární“ záznamy (které budou velmi různorodé a roztříštěné) a „sekundární“ záznamy (které si budete obvykle spravovat sami, aby byly primární záznamy uspořádané).
Primární záznamy
Účtenky
Pokud si chcete uplatnit jakékoli daňové úlevy, budete si muset pečlivě vést účtenky. To jsou ty nejzákladnější finanční záznamy, jaké existují – jen kus papíru, který dokládá, že proběhla transakce.
V závislosti na tom, kde žijete, byste si měli vždy schovávat účtenky za větší nákupy, například kupní smlouvu k autu. Mnohá města také poskytují daňové úlevy, pokud využíváte veřejnou dopravu, takže je dobré schovávat i tyto účtenky.
Jsou užitečné i nad rámec daní. Například účty za energie a účtenky jsou často vyžadovány jako „doklad o adrese“, když si chcete otevřít bankovní účet. Pokud se později dostanete do sporu o to, zda byl účet zaplacen, může účtenka problém okamžitě ukončit, zatímco dokazování opaku může být zdlouhavý a vleklý proces.
Bankovní záznamy
Váš bankovní účet bude jedním z nejdůležitějších zdrojů finančních záznamů. Obvykle se po dobu několika let uchovává celá historie transakcí, včetně každého šeku, který vypíšete, spolu s aktuálním zůstatkem na účtu. Pokud nemáte potvrzení o platbě (například když každý měsíc vypisujete šek na nájem), můžete mít záznam o této transakci stále ve svém bankovním účtu.
Podle typu účtu budete mít k dispozici různé záznamy. Pokud máte například spořicí účet, můžete mít více záznamů o vložených částkách a datech, včetně nahromaděného složeného úročení. Pokud máte běžný účet (nebo „current“ účet), budete mít aktuální disponibilní zůstatky spolu s historií transakcí, jako jsou vaše šeky, platby debetní kartou a výběry z bankomatu. Bankovní záznamy budou neocenitelným zdrojem, když budete vytvářet a měnit svůj plán výdajů.
Záznamy o příjmech
Vaše výkaz y příjmů jsou přehledy, které ukazují, kolik peněz jste v daném roce vydělali, obvykle spolu s tím, kolik jste zaplatili na dani z příjmu a sociálním pojištění. Nejběžnějším z nich je ve Spojených státech formulář W-2, ale pokud jste samostatně výdělečně činní nebo příležitostně děláte vedlejší brigády, můžete mít i jiné. Jsou nezbytné pro podání daňového přiznání, ale hodí se také k tomu, abyste viděli, jak se vaše příjmy v čase vyvíjejí.
Investiční výpisy
Pokud máte nějaké akcie, dluhopisy nebo jiné investice, budete také pravidelně dostávat výpisy od svého makléře. Budou zahrnovat zůstatky na hotovosti (k dispozici pro výběr nebo nákup dalších cenných papírů), celkovou čistou tržní hodnotu vašeho portfolia, výši všech dividend, které jste obdrželi, a celkové náklady vašich investic (to je nejdůležitější u podílových fondů). Vaše investiční výpisy jsou pro daňové účely nezbytné. Na rozdíl od uplatňování odpočtů na základě účtenek máte ze zákona povinnost přiznat veškerý investiční příjem, který obdržíte, takže mít tyto dokumenty snadno po ruce bude zásadní.
Soupis osobního majetku
Na rozdíl od ostatních hlavních záznamů je to ten, který si vytváříte a spravujete sami. Váš soupis osobního majetku 
je v podstatě seznam toho, co vlastníte, kde se to nachází a jaká je odhadovaná hodnota. Vypadá to docela jednoduše, když jste ještě ve škole, ale existuje více než několik případů, kdy větší částky hotovosti schované a zapomenuté. Také na rozdíl od ostatních záznamů se váš soupis osobního majetku nepoužívá pro daně. Hlavním přínosem jeho vedení a aktualizace je čistě organizace – přesně vědět, kde vaše věci jsou a kolik mají hodnotu, může být velmi užitečné, když se vaše životní okolnosti změní a vy budete chtít prodat (nebo darovat) věci, které už nepoužíváte nebo jste na ně třeba zapomněli. Odvětví samoobslužných skladovacích boxů prosperuje na tom, že lidé platí měsíční splátky za uskladnění věcí, které pravidelně nepoužívají!
Sekundární finanční záznamy
Vaše sekundární finanční záznamy bývají obvykle jen rozsáhlejší seznamy, které spojují vaše různé primární záznamy do snadno čitelných dokumentů pro vaši vlastní potřebu. Obvykle jde o zprávy, které si sestavíte sami, ale v některých případech mohou být vytvářeny automaticky.
Daňová přiznání
Po podání daňového přiznání si ponechte kopii pro pozdější potřebu. To zahrnuje i veškeré doklady o zaplacených daních – ty mohou být velmi důležité, pokud vás někdy podrobí daňové kontrole. Ze zákona byste si měli ponechat všechna daňová přiznání a účtenky po dobu 7 let, ale může být užitečné uchovávat je déle, pokud se chcete občas věnovat dlouhodobému finančnímu plánování.
Výkaz čistého jmění
Vaše „čisté jmění“ je v podstatě součet všech vašich aktiv minus všech vašich závazků v jednom dokumentu. Sem byste sečetli soupis osobního majetku, hodnotu investic, zůstatky na bankovních účtech a hotovost, kterou máte schovanou v bunkru v poušti, a odečetli nesplacené zůstatky na kreditních kartách, studentských půjčkách, půjčkách na auto a hypotékách na bydlení. Měl by to být dokument na jednu stránku, který aktualizujete každých pár měsíců a který vám pomůže vidět celou vaši finanční situaci na jednom místě.
Osobní záznamy o výdajích
Můžete během poměrně krátké doby nashromáždit desítky účtenek. Každých pár měsíců se je pokuste roztřídit dohromady a uložit je na bezpečné místo (například všechny účtenky za „leden až březen 2016“ uložené v pořadači v ohnivzdorném trezoru). Při tom si do tabulky Excel zapište částky a důvod nákupu. Díky tomu budete později snadno vědět, kolik jste utratili a kde jste utráceli. Navíc můžete svou tabulku použít k rychlému a snadnému nalezení původní účtenky, pokud ji později budete potřebovat. Pravidelným ukládáním všech účtenek snižujete pravděpodobnost, že se některá ztratí nebo se omylem vyhodí. Pravidelnost je důležitá, aby nevznikal backlog (a abyste pak nemuseli strávit celé odpoledne ukládáním účtenek místo několika minut každých pár týdnů).
Jak udržet vaše záznamy v bezpečí
Teď, když máte všechny tyto informace, je vaším hlavním cílem je udržet je v bezpečí. Krádež identity je velký problém a pokud by se někdo dostal k neoprávněnému přístupu jen k několika vašim dokumentům, mohl by je proti vám zneužít.
Uchovávání papírových dokumentů
U věcí, jako jsou daňová přiznání, účtenky a investiční výpisy, můžete mít papírové kopie, které musí být zároveň snadno k nalezení i v bezpečí. Jednou z možností je koupit malý trezor, který můžete připevnit k podlaze, aby byly vaše dokumenty v bezpečí a všechny na jednom místě. Dříve si lidé také pronajímali bezpečnostní schránky (ty menší mohou stát asi 60 dolarů ročně), což je kompromis mezi mimořádnou bezpečností a nevýhodou v podobě nutnosti osobně navštěvovat banku a platit roční poplatek.
Uchovávání elektronických dokumentů
Udržet vaše počítačové soubory v bezpečí před hackery a podvodníky je mnohem náročnější. Existují desítky způsobů, jak své záznamy chránit, ale tato jsou nejběžnější pravidla, kterými byste se měli řídit:
Pravidlo č. 1: Nesdílejte své přihlašovací údaje
Navzdory tomu, co ukazují filmy, většina „hackování“ se nedělá tím, že by složité počítačové algoritmy prorážely mainframe, ale obvykle jen proto, že někdo sdílí heslo s někým, s kým by ho sdílet neměl. To platí nejen pro hesla, ale i pro další informace – nikdy nikomu neudávejte telefonicky ani e-mailem čísla účtů, čísla kreditních karet, uživatelská jména nebo hesla. Pokud si uživatelské jméno a/nebo heslo opravdu musíte sdílet (například při sdílení účtu ve skupině), ujistěte se, že jde o uživatelské jméno a heslo, které nepoužíváte na žádných jiných webových stránkách.
Pravidlo č. 2: Nepoužívejte znovu své heslo
Nemůžete zjistit, které weby používáte nechte administrátory vidět vaše hesloa které používají řádné šifrování. Pokud znovu používáte stejná uživatelská jména a hesla na mnoha místech, zvyšujete tím šanci, že znepokojený zaměstnanec ukradne data a pronikne do vašich dalších účtů.
Pravidlo č. 3: Měňte svá hesla často
I to nejsilnější a nejunikátnější heslo na světě je zranitelné vůči keyloggerům – tedy typu škodlivého softwaru, který zaznamenává každý stisk klávesy a odesílá jej zpět tvůrci viru. I když na domácím počítači keylogger nemáte (může být skrytý měsíce nebo roky, než se „aktivuje“), je možné, že je na počítači v počítačové učebně nebo na veřejném počítači, který používáte. Měnit hesla každých pár měsíců je dobrý způsob, jak je udržet v bezpečí.
Pravidlo č. 4: Volte hesla, která se těžko uhádnou
Ztěžte někomu, aby se do vašeho účtu dostal pouhým hádáním, nebo hackerovi, který jen zkouší náhodné kombinace písmen, dokud se dovnitř nedostane.Tento webkomiks ilustruje to neznamená, že musí jít o něco těžkého k zapamatování, ale neexistuje žádný „zlatý klíč“, jak zajistit, aby vaše hesla zůstala v bezpečí.
Další tipy a triky pro finanční záznamy
Zjistěte, jaké služby správy účtů mohou některé finanční instituce poskytovat
Pokud je pro vás sledování všeho dohromady zdrcující představa, podívejte se, jaké druhy služeb může vaše banka nebo jiná finanční instituce „zabalit dohromady“. Je například naprosto běžné, že člověk má u jedné banky spořicí i běžný účet, investiční portfolio, hypotéku na dům a kreditní kartu, a díky tomu má k těmto finančním záznamům přístup přes online portál banky.
To má výhodu v pohodlí, ale existují i některé vážné nevýhody. Pokud vám například ukradnou heslo k této online bankovní službě, můžete najednou ztratit přístup ke všemu, což přinese obrovské starosti a potenciálně i ztrátu desítek tisíc dolarů.
Protože neporovnáváte nabídky napříč jednotlivými účty, abyste získali nejlepší sazby (vysoký úrok na spoření, nízký na kreditní kartu a hypotéku a co nejnižší poplatky za běžný a investiční účet), budete také velmi pravděpodobně dostávat mnohem „méně za své peníze“, než kdybyste každou službu vybírali zvlášť.
Navštivte daňové odborníky nebo finanční poradce
I kdybyste to nedělali každý rok, může vám návštěva odborníka nakonec ušetřit spoustu peněz v dlouhodobém horizontu. Mohou vám například pomoci poznat, kdy si máte ukládat účtenky a kdy ne, čímž vám ušetří spoustu času i starostí s organizací, a také vám přesně poradí, jak je použít k uplatnění všech možných daňových úlev.
Možná si pamatujete základní pravidla – pokud máte výdaj, který slouží převážně k podnikání, pravděpodobně si na něj můžete uplatnit daňovou úlevu. Možná ale neznáte přesný postup, jak uplatnit dobu, kdy jste během práce používali auto, nebo zda si můžete nárokovat osvobození od daně z prodeje u nových úprav vašeho domu. Setkání s daňovým poradcem nebo finančním poradcem je nejjednodušší způsob, jak se zorientovat v bludišti byrokracie a vytěžit ze svého daňového přiznání maximum, a zároveň minimalizovat množství času a průzkumu, které byste jinak museli věnovat svým finančním záznamům ve svém volném čase.
