财务记录是你用来轻松了解自己所有资金和资产所在，以及在任意时点具体拥有多少的工具。
它们不是一份文件，甚至不是同一种文件。事实上，大多数人的财务记录看起来都不会和别人一样，因为每个人都会以最适合自己查找和使用的方式来整理信息。
财务记录基础
你的财务记录用途很多，但通常可分为两大类。第一，它们能让财务规划变得容易得多，尤其是在管理储蓄和投资方面。第二，它们在报税时可能极其重要，而且往往是法律要求的。
财务规划
当你制定或调整财务计划并设定新的财务目标时，必须先从准确的财务记录开始，这样你才能清楚知道起点在哪里，也能准确判断自己何时达成目标。例如，如果你想在接下来的4个月里存下300美元，你就需要知道自己现在有多少钱；到了3个月后，你还需要能够做出同样的测算。
如果你当前的银行余额是250美元，而你想存到400美元，那么你的储蓄目标就是通过赚取额外收入或削减开支来达到这个数额。然而，如果你在桌上的一堆文件里找到一张上次生日收到的150美元未兑现支票，并把它存入账户，你就会在实际上什么都没做的情况下达到400美元的目标。这就是财务记录不佳会妨碍你设定和实现目标的一个例子。
税务
图示：因为你没有保存收据而拿不回来的钱
在填写报税表时，大多数人都会体会到良好财务记录的价值。很多人认为，一年中花在各种事项上的大多数支出，比如车辆注册续费、工作制服以及某些贷款利息，都可以从税款中抵扣——这在一定程度上是对的，但前提是你保存了所有这些付款的收据和记录。
财务记录的类型
财务记录有几十种，但关键在于把它们全部整理好。你可以把所有记录分成两大类——“主要”记录（种类会非常多，而且分散零乱），以及“次要”记录（通常由你自己维护，用来让主要记录保持有序）。
原始记录
收据
如果你想申请任何税收减免，就需要仔细记录你的收据。这是最基本的财务记录，只是一张证明交易已经发生的纸。
根据你居住的地方，你应该始终保存大额购买的收据（比如车辆买卖合同）。许多城市也会对乘坐公共交通提供税收减免，因此保存这些收据也是个好主意。
它们在报税之外也很有用。例如，当你想开立银行账户时，水电账单和收据通常会被要求作为“住址证明”。如果日后就某笔账单是否已支付发生争议，出示收据可以立即解决问题；而要反过来证明，则可能是一个漫长而拖沓的过程。
银行记录
你的银行账户将是你最重要的财务记录来源之一。通常，你的全部交易历史都会保存数年之久（包括你开出的每一张支票），同时还会记录你当前的账户余额。如果你没有某笔付款的收据（例如，你每月都会开一张房租支票），你仍然可以在银行账户中找到这笔交易的记录。
不同类型的账户会提供不同的记录。例如，如果你有储蓄账户，你可能会有更多关于存款金额和日期，以及累积复利的记录。如果你有支票账户（或“往来账户”），你会看到当前可用余额，以及支票、借记卡交易和ATM取款的交易历史。当你制定和调整支出计划时，你的银行记录将是极其宝贵的资源。
收入报告
你的收入报告是显示你在某一年度赚了多少钱的报表，通常还会列出你缴纳了多少所得税和社会保障税。这类报表中最常见的是美国的W-2表，但如果你是自雇人士，或者偶尔做些零工，可能还会有其他表格。报税需要这些文件，但它们也有助于了解你的收入如何随着时间变化。
投资报表
如果你持有股票、债券或其他投资产品，你还会定期从经纪商那里收到账户对账单。其中会包括你的现金余额（可用于提现或购买更多证券）、投资组合的总净市值、你收到的股息金额，以及投资总费用（这对共同基金最为重要）。你的投资对账单对税务申报至关重要。与凭收据申请扣除不同，法律要求你申报任何收到的投资收入，因此能方便查阅这些文件非常必要。
个人财产清单
与其他主要记录不同，这一项需要你自己制作并维护。你的个人财产清单 
基本上就是一份清单，列出你拥有什么、放在哪里，以及估计价值。你还在上学的时候，这似乎相当简单，但也有不少关于 大量现金藏起来后被忘记。此外，与其他记录不同，你的个人财产清单并不是用来报税的。保留并维护它的主要好处纯粹在于整理——准确知道你的东西在哪里，以及它们值多少钱，在你的生活状况发生变化、你想卖掉（或送人）那些不再使用、甚至可能已经忘记的物品时，会非常有用。自助式储物柜行业之所以兴旺，就是因为人们每月付费来存放自己并不经常使用的东西！
二级财务记录
你的次级财务记录通常只是更大的清单，把你不同的主要记录汇总成便于阅读、供你个人参考的文档。通常这些是你会自己整理的报告，但在某些情况下，它们也会自动生成。
所得税申报表
在你提交所得税申报表后，保留一份副本以备日后参考。这也包括你保存的任何已缴税款收据——如果有一天你被审计，这些收据可能非常重要。按法律规定，你应该保留所有报税表和收据7年，但如果你想偶尔做长期财务规划，保留更久也会有帮助。
净资产报表
你的“净资产”基本上就是把所有资产减去所有负债，汇总在一份文件里。你可以在这里把个人财产清单、投资价值、银行余额，以及你藏在沙漠地堡里的现金都加总起来，再减去信用卡、学生贷款、汽车贷款和房贷的未偿余额。这应该是一份一页纸的文件，每隔几个月更新一次，帮助你在一个地方看清整体财务状况。
个人支出记录
你很可能会在相对较短的时间内积攒几十张收据。每隔几个月，尽量把它们归拢在一起，放在安全的地方（例如，把“2016年1月—3月”的所有收据放进一个文件夹，再存入防火保险箱中）。在这样做的同时，把金额和购买原因抄到一份Excel表格里。这样以后就能很容易知道你花了多少钱、花在了哪里。另外，如果以后需要原始收据，你也可以用表格快速、方便地找到它。 नियमित地把所有收据归档，会降低它们丢失或被误扔掉的可能性。定期处理很重要，这样可以避免积压（也就不必为了整理收据而花上整整一个下午，而不是每隔几周只花几分钟）。
安全保管你的记录
现在你已经拥有了所有这些信息，你最主要的担忧就是确保它们的安全。身份盗窃是个大问题，如果有人未经授权仅获取了你几份文件，他们就可能用这些信息来对付你。
纸质文件存储
对于报税表、收据和投资对账单之类的东西，你可能会有纸质副本，既需要容易找到，又要安全。一个可行的办法是买一个可以固定在地板上的小保险箱，把你的文件安全地放在一个地方。过去，人们也会租用保险箱（小号的每年大约60美元），这是一种以不便为代价换取极高安全性的折中方案，因为你需要亲自去银行，还要支付年费。
电子文件存储
要让你的电脑文件免受黑客和网络钓鱼者的侵害，要困难得多。保护记录安全的方法有很多，但以下是最常见的几条规则：
规则 #1：不要分享您的登录信息
尽管电影里演得不是这样，大多数“黑客攻击”并不是靠复杂的电脑算法攻破大型主机，而通常只是因为有人把密码分享给了不该知道的人。这不仅适用于密码，也适用于其他信息——绝不要通过电话或电子邮件提供你的账号、信用卡号、用户名或密码。如果你确实必须分享用户名和/或密码（例如与一个群体共用账号），务必确保这组用户名和密码不会用于任何其他网站。
规则 #2：不要重复使用您的密码
你无法判断哪些网站你在使用 让管理员看到你的密码，以及哪些网站使用了合适的加密。如果你在很多地方重复使用相同的用户名和密码，就会增加某个心怀不满的员工窃取数据并入侵你其他账户的可能性。
规则第3条：经常更改密码
即使是世界上最安全、最独特的密码，也会受到键盘记录器的威胁——这是一种病毒软件，会记录你按下的每一个按键，并把信息回传给病毒的制造者。即使你的家用电脑上没有键盘记录器（它可能会被隐藏数月甚至数年，然后才“激活”），你在电脑教室或公共电脑上使用的设备上也可能有这种软件。每隔几个月更换一次密码，是让它们保持安全的好方法。
规则第4条：选择难以猜测的密码
让别人无法仅凭猜测就轻易进入你的账户，或让黑客靠随机尝试字母组合直到成功登录。这幅网络漫画说明了 这并不意味着密码必须难记，但要确保密码始终安全，并没有什么“万能钥匙”。
其他财务记录技巧与窍门
了解一些金融机构可提供哪些账户管理服务
如果要记住所有事项让你感到压力很大，不妨看看你的银行或其他金融机构能把哪些服务“打包”在一起。比如，一个人同时把储蓄账户、支票账户、投资组合、房贷和信用卡都放在同一家银行名下，这非常常见，因此他们可以通过银行的网上门户访问所有这些金融记录。
这样做的好处是方便，但也有一些严重的缺点。比如，如果你在这个网银服务中的密码被盗，你可能会一下子失去对所有内容的访问权限，带来巨大的麻烦，甚至可能损失数万美元。
因为你没有为不同账户货比三家，寻找最优费率（储蓄账户要高利率，信用卡和房贷要低利率，支票账户和投资账户则要尽可能低的费用），所以你很可能也会比起分别为每项服务单独比价时，得到“更少的回报”。
咨询税务专业人士或财务顾问
即使你不是每年都这样做，抽时间去咨询专业人士，长远来看也可能为你省下很多钱。例如，他们可以帮你判断哪些时候需要保留收据，哪些时候不需要，从而为你在整理上节省大量时间和麻烦；他们还会帮你准确了解如何使用这些收据来申报你所有可能享有的税收抵免。
你也许能记住一些基本原则——如果某项支出主要用于商业用途，你大概可以为此申请税收抵免。不过，你可能并不清楚如何准确申报你在工作中使用汽车的时间，或者新装修房屋时能否申请销售税减免。与税务专业人士或理财顾问会面，是穿越繁琐手续迷雾、最大化利用退税、并尽量减少你在业余时间为财务记录投入的时间和研究成本的最简单方法。
