财务记录是你用来方便了解自己的资金和资产都在哪里，以及在任何给定时间自己究竟有多少的工具。
财务记录并不是某一份单独的文件，甚至也不是某一种文件。事实上，大多数人的财务记录都不会和别人的完全一样，因为每个人都会以自己独特的方式整理信息，以便让自己更容易查阅。
财务记录基础
你的财务记录之所以有用，原因很多，但通常可分为两类。首先，它们能大大简化财务规划，尤其是在管理储蓄和投资方面。其次，它们对于税务而言可能极其重要，而且往往是法律要求必须保留的。
财务规划
当你制定或调整财务计划并设定新的财务目标时，你需要先从准确的财务记录入手，这样你才能确切知道自己的起点，也能准确判断自己何时已经达成目标。例如，如果你想在未来4个月内存下300美元，你就需要知道自己现在有多少钱，而且3个月后你也需要能够进行同样的核算。
如果你当前的银行余额是250美元，而你想存到400美元，那么你的储蓄目标就是通过赚取额外收入或缩减开支来实现。如果你在桌上一堆文件里发现一张上次生日时开出的、尚未兑现的150美元支票，并把它存入账户，那么你会在实际上什么都没做的情况下达到400美元的目标。这就是财务记录不完善会妨碍你设定并达成目标的一个例子。
税务
图示：因为你没有保存收据而无法取回的钱
到了报税的时候，大多数人都会体会到拥有良好财务记录的好处。很多人认为，一年中花在汽车注册续费、工作制服，以及某些贷款利息等项目上的大多数支出，都可以从税款中抵扣——这在一定程度上是对的，但前提是你保存了所有这些付款的收据和记录。
财务记录的类型
记录有很多种，但关键在于把它们全部整理好。你可以把所有记录分成两大类——“原始”记录（种类极其繁杂且较为分散），以及“次级”记录（通常由你自己维护，用来帮助整理原始记录）。
原始凭证
收据
如果你想申请任何税收减免，就需要认真保留收据。这是最基本的财务记录，不过就是一张表明交易已经发生的纸。
根据你所居住的地区，你应当始终保存大额购买的收据（例如汽车买卖合同）。许多城市也会对使用公共交通的人提供税收减免，所以保存这些票据也很有必要。
即使在报税之外，它们也同样有用。例如，当你想开设银行账户时，水电账单和收据常常被要求作为“住址证明”。如果日后你们就某笔账单是否已付款发生争议，有收据可以立刻平息问题；而要反过来证明未付款，则可能是一个漫长而拖沓的过程。
银行记录
银行账户将是你最重要的财务记录来源之一。通常，你的全部交易历史都会保存数年（包括你开出的每一张支票），同时还会保留你当前的账户余额。如果你没有某笔付款的收据（例如，你每个月都开一张房租支票），你仍然可以在银行账户中找到这笔交易的记录。
不同类型的账户会提供不同的记录。例如，如果你有储蓄账户，你可能会拥有更多关于存款金额、日期以及累计复利的记录。如果你有支票账户（或“往来账户”），你会看到当前可用余额，以及支票交易、借记卡交易和自动取款机取现的交易历史。当你制定和调整支出计划时，银行记录将是极其宝贵的资源。
收入报表
你的收入报告是一种报表，显示你在某一年里赚了多少钱，通常还会列出你缴纳了多少所得税和社会保障税。这类报表中最常见的是美国的 W-2 表格，但如果你是自由职业者，或者偶尔在外接些零工，可能还会有其他表格。报税时需要这些材料，但它们也有助于你了解收入随时间的变化情况。
投资报表
如果你持有股票、债券或其他投资，你还会定期从经纪人那里收到账户对账单。其中会包括你的现金余额（可用于提取或购买更多证券）、投资组合的净市值总额、你收到的股息金额，以及投资的总费用（这对共同基金尤其重要）。你的投资对账单对报税至关重要。与凭收据申报扣除不同，你在法律上必须申报收到的任何投资收益，因此能够随时查阅这些文件非常重要。
个人财产清单
与其他主要记录不同，这一项需要你自己制作并自行维护。你的个人财产清单 
基本上就是一份列出你拥有哪些物品、它们所在位置以及估计价值的清单。当你还在上学时，这看起来相当简单，但确实有不少……的情况 大量被藏起来又被遗忘的现金。同样不同于其他记录，你的个人财产清单不用于报税。保留并维护它的主要好处纯粹是为了整理——确切知道自己的物品在哪里、值多少钱，在你的生活状况发生变化、想要出售（或赠送）不再使用、甚至可能已经被你遗忘的东西时，会非常有帮助。自助储物柜行业之所以兴旺，就是因为人们每月付费存放自己并不常用的东西！
次级财务记录
你的次级财务记录通常只是更大的清单，把你不同的主要记录汇总成便于阅读、供你个人参考的文件。通常这些都是你自己整理的报告，但在某些情况下也可能会自动生成。
所得税申报表
提交完所得税申报表后，请保留一份副本以备日后查阅。这也包括你已缴税款的任何收据——如果有一天被审计，这些可能非常重要。按法律规定，你应保留所有税表和收据7年，但如果你想偶尔做做长期财务规划，保留更久也会很有用。
净资产表
你的“净资产”基本上就是把所有资产减去所有负债，汇总到一份文件里。你会在这里加总个人财产清单、投资价值、银行余额，以及你藏在沙漠掩体里的现金，再减去信用卡、学生贷款、汽车贷款和房贷的未偿余额。这应该是一份一页纸的文件，你每隔几个月更新一次，帮助你在一个地方看清自己的整体财务状况。
个人支出记录
你可能会在相对短的时间内积攒几十张收据。每隔几个月，尽量把它们归拢在一起，并妥善保存在安全的地方（例如，把“2016年1月至3月”的所有收据放在一个防火保险箱里的文件夹中）。在这样做的同时，把金额和购买原因抄到一个 Excel 电子表格里。这样以后就能轻松知道你花了多少钱、花在了哪里。另外，如果之后需要原始收据，你也可以通过电子表格快速又方便地找到它。定期整理存放所有收据，可以降低它们丢失或被误扔的可能性。定期这样做很重要，可以避免积压（也就不必每隔几周花几分钟，而要抽出整个下午来整理收据）。
安全保管您的记录
现在你已经拥有了这些信息，你最主要的担忧就是如何确保它们安全。身份盗窃是个大问题，如果有人未经授权只拿到你几份文件，他们就可能利用这些信息对付你。
纸质文件存储
像税表、收据和投资对账单这类东西，你可能会有纸质副本，既需要方便查找，又必须确保安全。一种可行的办法是买一个可以固定在地板上的小保险箱，把你的文件安全地放在一起。传统上，人们也会租用保险箱（小号的每年大约60美元），这是一种以极高安全性换取不便的做法，因为你需要亲自去银行并支付年费。
电子文件存储
要防止电脑文件被黑客和网络钓鱼者窃取，要困难得多。保护记录安全的方法有很多，但以下是最常见的几条规则：
规则 #1：不要分享你的登录信息
尽管电影里常常这样演，大多数“黑客攻击”并不是靠复杂的电脑算法去攻破主机，而通常只是因为有人把密码分享给了不该知道的人。这不仅适用于密码，也适用于其他信息——绝不要通过电话或电子邮件提供你的账号、信用卡号、用户名或密码。若你确实必须共享用户名和/或密码（例如与一个团队共用账户），务必确保这组用户名和密码不会在任何其他网站上使用。
规则 #2：不要重复使用你的密码
你无法判断哪些网站 让管理员看到你的密码，以及哪些网站使用了正规的加密。如果你在很多地方重复使用同样的用户名和密码，就会增加这样的风险：某个心怀不满的员工窃取数据，并入侵你的其他账户。
规则 #3：经常更改你的密码
即使是世界上最安全、最独特的密码，也会受到键盘记录器的威胁——这是一种会记录你按下的每一个按键，并把记录回传给病毒创建者的恶意软件。即使你的家用电脑上没有键盘记录器（它可能会隐藏数月甚至数年，直到“被激活”），它也有可能出现在你可能使用的计算机教室或公共电脑上。每隔几个月更换一次密码，是确保其安全的好方法。
规则 #4：选择难以猜测的密码
让别人不能仅凭猜测就轻易进入你的账户，或者让黑客靠随机尝试字母组合直到成功进入。这部网络漫画说明了 这并不意味着它必须是某种难以记住的东西，但也没有什么“金钥匙”能确保你的密码一直安全。
其他财务记录小贴士和技巧
了解某些金融机构可提供哪些账户管理服务
如果要管理所有事情让你觉得压力很大，不妨看看你的银行或其他金融机构可以把哪些服务“捆绑”在一起。例如，一个人把储蓄账户、支票账户、投资组合、住房按揭贷款和信用卡都放在同一家银行名下是极其常见的，因此他们可以通过银行的网上门户访问所有这些金融记录。
这固然有便利的好处，但也有一些严重的缺点。例如，如果你用于这项网上银行服务的密码被盗，你可能会一下子失去对所有内容的访问权限，带来巨大的麻烦，甚至可能损失数万美元。
由于你不会逐一为不同账户比价争取最优条件（储蓄账户要高利率，信用卡和房贷要低利率，而支票账户和投资账户则要尽可能低的费用），你得到的“性价比”也很可能远不如分别为每项服务单独比较。
咨询税务专业人士或财务顾问
即使你不是每年都这样做，花些时间去咨询专业人士，长远来看也可能帮你省下很多钱。例如，他们可以帮你判断哪些收据需要保留、哪些不需要，从而为你节省大量整理时间和麻烦；他们还会帮你准确判断如何使用这些凭证，申报所有你可能享有的税收抵免。
你也许能记住最基本的原则——如果某项支出主要用于商业用途，你大概率可以为它申请税收抵免。然而，你可能并不清楚如何准确申报你在工作时使用车辆的时间，或者新装修住房时是否可以申报销售税豁免。与税务专业人士或财务顾问会面，是穿过繁琐规定的迷雾、最大限度优化退税，并尽量减少你需要用自己空闲时间去处理财务记录和做研究的最简单方式。
