Los registros financieros son lo que utilizas para tener una forma sencilla de saber dónde están todo tu dinero y tus bienes, y exactamente cuánto tienes en cualquier momento dado.
No son un solo documento, ni siquiera un solo tipo de documento. De hecho, los registros financieros de la mayoría de las personas no se parecerán a los de nadie más, porque cada persona tiene formas únicas de organizar su información para que le resulte lo más accesible posible.
Conceptos básicos de los registros financieros
Tus registros financieros son útiles por muchas razones, pero en general se dividen en dos categorías. En primer lugar, hacen mucho más fácil la planificación financiera (especialmente la gestión de tus ahorros e inversiones). En segundo lugar, pueden ser extremadamente importantes (y a menudo exigidos por ley) a efectos fiscales.
Planificación financiera
Cuando estás elaborando o ajustando tus planes financieros y fijando nuevas metas financieras, necesitas empezar con registros financieros precisos para saber exactamente desde dónde partes y saber exactamente cuándo has alcanzado tus objetivos. Por ejemplo, si quieres ahorrar 300 dólares en los próximos 4 meses, necesitas saber cuánto dinero tienes ahora, y dentro de 3 meses tendrás que poder hacer las mismas mediciones.
Si tu saldo bancario actual es de 250 dólares y quieres ahorrar hasta llegar a 400 dólares, tu objetivo de ahorro sería conseguir dinero extra o recortar tus gastos para alcanzarlo. Sin embargo, si encuentras un cheque sin cobrar de 150 dólares de tu último cumpleaños en un montón de papeles sobre tu escritorio y lo ingresas en tu cuenta, llegarás a esa meta de 400 dólares sin haber logrado nada en realidad. Este es un ejemplo de cómo unos malos registros financieros dificultan tu capacidad para fijar y alcanzar tus objetivos.
Impuestos
En la imagen: el dinero que no puedes recuperar porque no guardaste el recibo
La mayoría de las personas agradecen tener buenos registros financieros cuando llega el momento de presentar la declaración de impuestos. Muchos piensan que, para la mayoría de las cosas en las que gastas dinero a lo largo del año, como la renovación del registro de tu coche, los uniformes de trabajo y ciertos tipos de intereses de préstamos, todo puede deducirse de los impuestos; en cierto grado esto es cierto, pero solo si has conservado los recibos y registros de todos esos pagos.
Tipos de registros financieros
Hay docenas de tipos de registros, pero lo importante es mantenerlos todos organizados. Puedes dividir todos tus registros en dos grandes grupos: registros «primarios» (que serán muy variados y dispersos) y registros «secundarios» (que, por lo general, mantendrás tú mismo para conservar organizados tus registros primarios).
Registros primarios
Recibos
Si quieres solicitar cualquier deducción fiscal, tendrás que llevar un control cuidadoso de tus recibos. Estos son el registro financiero más básico que existe: simplemente un papel que muestra que se ha realizado una transacción.
Dependiendo de dónde vivas, siempre deberías guardar los recibos de las compras grandes (como la factura de compraventa de tu coche). Muchas ciudades también ofrecen beneficios fiscales si usas el transporte público, así que también es buena idea guardar esos recibos.
También son útiles para conservarlos más allá de los impuestos. Por ejemplo, las facturas de servicios y los recibos suelen exigirse como «justificante de domicilio» cuando quieres abrir una cuenta bancaria. Si más adelante surge un conflicto por el pago de una factura, tener un recibo puede resolver el problema de inmediato, mientras que demostrar lo contrario puede ser un proceso largo y engorroso.
Extractos bancarios
Tu cuenta bancaria será una de tus fuentes más importantes de registros financieros. Por lo general, se guarda todo tu historial de transacciones durante algunos años (incluido cada cheque que emites), junto con los saldos actuales de tu cuenta. Si no tienes un recibo de un pago (por ejemplo, si emites un cheque del alquiler cada mes), aun así puedes tener un registro de esa transacción en tu cuenta bancaria.
Tendrás distintos registros disponibles según el tipo de cuenta. Por ejemplo, si tienes una cuenta de ahorro, es posible que dispongas de más registros sobre importes y fechas de depósito, con intereses compuestos acumulados. Si tienes una cuenta corriente (o «cuenta de cheques»), tendrás tus saldos disponibles actuales, junto con tu historial de transacciones de tus cheques, las operaciones con tarjeta de débito y las retiradas en cajeros automáticos. Los registros de tu banco serán un recurso invaluable cuando estés elaborando y modificando tu Plan de Gastos.
Informes de ingresos
Tus informes de ingresos son estados que muestran cuánto dinero has ganado, normalmente junto con cuánto impuesto sobre la renta y seguridad social has pagado en un año determinado. El más común de ellos es el formulario W-2 en Estados Unidos, pero podrías tener otros si trabajas por cuenta propia o haces trabajos esporádicos de vez en cuando. Son necesarios para presentar tus impuestos, pero también resultan útiles para ver cómo evolucionan tus ingresos con el tiempo.
Extractos de inversiones
Si tienes acciones, bonos u otras inversiones, también recibirás estados de cuenta periódicos de tu bróker. Esto incluirá tus saldos en efectivo (disponibles para retirar o para comprar más valores), el valor neto total de mercado de tu cartera, el importe de cualquier dividendo que hayas recibido y el total de gastos de tus inversiones (esto es especialmente importante en los fondos mutuos). Tus estados de inversión son esenciales a efectos fiscales. A diferencia de las deducciones por recibos, estás legalmente obligado a declarar cualquier ingreso de inversión que recibas, por lo que tener acceso rápido a estos documentos será esencial.
Inventario de bienes personales
A diferencia de los demás registros primarios, este es uno que elaborarás y mantendrás tú mismo. Tu inventario de bienes personales 
básicamente es una lista de lo que posees, dónde se encuentra y su valor estimado. Esto parece bastante sencillo cuando todavía estás en la escuela, pero hay más de unos cuantos casos de grandes cantidades de efectivo escondidas y olvidadasAdemás, a diferencia de los demás registros, tu inventario de bienes personales no se utiliza para impuestos. La principal ventaja de llevarlo y mantenerlo al día es puramente organizativa: saber exactamente dónde están tus cosas y cuánto valen puede ser muy útil cuando cambian las circunstancias de tu vida y quieres vender (o regalar) cosas que ya no usas o de las que quizá te habías olvidado. ¡El sector de los trasteros de autoservicio prospera gracias a que la gente hace pagos mensuales para guardar cosas que no usa con regularidad!
Registros financieros secundarios
Tus registros financieros secundarios suelen ser simplemente listas más amplias, que reúnen tus distintos registros principales en documentos fáciles de leer para tu propia referencia personal. Por lo general, son informes que elaborarías tú mismo, pero hay algunos casos en los que se generarían automáticamente.
Declaraciones de impuestos sobre la renta
Después de presentar tu declaración del impuesto sobre la renta, guarda una copia para futuras consultas. Esto también incluye cualquier recibo que tengas de impuestos pagados: pueden ser muy importantes si algún día te auditan. Legalmente, deberías conservar todas las declaraciones y recibos de impuestos durante 7 años, pero puede ser útil guardarlos durante más tiempo si quieres trabajar ocasionalmente en la planificación financiera a largo plazo.
Declaración de patrimonio neto
Tu «patrimonio neto» es básicamente la suma de todos tus activos, menos todas tus deudas, en un solo documento. Aquí es donde sumarías tu inventario de bienes personales, el valor de tus inversiones, los saldos de tus cuentas bancarias y el efectivo que hayas escondido en un búnker en el desierto, y restarías los saldos pendientes de tus tarjetas de crédito, préstamos estudiantiles, préstamos del coche e hipotecas. Este debería ser un documento de una sola página que actualices cada pocos meses y que te ayude a ver toda tu situación financiera de un vistazo.
Registros personales de gastos
Puede que acabes acumulando docenas de recibos en un período relativamente corto. Cada pocos meses, procura agruparlos y guardarlos en un lugar seguro (por ejemplo, todos los recibos de «enero a marzo de 2016» guardados en una carpeta dentro de una caja fuerte ignífuga). Mientras haces esto, copia los importes y el motivo de la compra en una hoja de cálculo de Excel. Así te resultará fácil saber cuánto gastaste y en qué lo gastaste más adelante. Además, puedes usar tu hoja de cálculo para encontrar rápida y fácilmente el recibo original más adelante si lo necesitas. Al archivar todos tus recibos con regularidad, reduces la probabilidad de que se pierda alguno o se tire por accidente. Hacerlo con regularidad es importante para evitar acumulaciones (y así no tener que dedicar toda una tarde a archivar tus recibos en lugar de unos pocos minutos cada pocas semanas).
Cómo mantener seguros tus registros
Ahora que tienes toda esta información, tu principal preocupación es mantenerla a salvo. El robo de identidad es un problema grave, y si alguien consiguiera acceso no autorizado a solo unos pocos de tus documentos, podría usarlos en tu contra.
Almacenamiento de documentos en papel
Para cosas como tus declaraciones de impuestos, recibos y extractos de inversiones, es posible que tengas copias en papel que deban ser fáciles de encontrar y seguras. Una opción es comprar una caja fuerte pequeña que puedas atornillar al suelo, manteniendo tus documentos seguros y todos en un solo lugar. Históricamente, la gente también ha alquilado cajas de seguridad (las pequeñas pueden costar unos 60 dólares al año), lo que supone una compensación entre una seguridad extrema y la incomodidad de tener que ir al banco en persona y pagar la cuota anual.
Almacenamiento de documentos electrónicos
Proteger tus archivos del ordenador de hackers y phishers es un reto mucho mayor. Hay decenas de formas de mantener tus registros a salvo, pero estas son las normas más comunes a seguir:
Regla #1: No compartas tu información de inicio de sesión
A pesar de lo que muestran las películas, la mayor parte de la «piratería informática» no se hace forzando complejos algoritmos para hackear un mainframe, sino normalmente porque alguien comparte una contraseña con alguien con quien no debería. Esto no solo se aplica a las contraseñas, sino también a otra información: nunca facilites por teléfono ni por correo electrónico tus números de cuenta, números de tarjeta de crédito, nombres de usuario o contraseñas. Si de verdad necesitas compartir un nombre de usuario y/o una contraseña (por ejemplo, al compartir una cuenta con un grupo), asegúrate de que sea un nombre de usuario y una contraseña que no uses en ningún otro sitio web.
Regla #2: No reutilices tu contraseña
No puedes saber qué sitios usas dejar que los administradores vean tu contraseñay cuáles usan un cifrado adecuado. Si reutilizas los mismos nombres de usuario y contraseñas en muchos sitios, aumentas las probabilidades de que un empleado descontento robe datos y acceda a tus otras cuentas.
Regla #3: Cambia tus contraseñas con frecuencia
Incluso la contraseña más segura y única del mundo es vulnerable a los keyloggers, un tipo de software malicioso que registra cada tecla que pulsas y se lo informa a quien creó el virus. Incluso si no tienes un keylogger en tu ordenador de casa —que puede permanecer oculto durante meses o años antes de «activarse»—, es posible que haya uno en un ordenador de una sala de informática o en un ordenador público al que puedas acceder. Cambiar tus contraseñas cada pocos meses es una buena forma de mantenerlas seguras.
Regla #4: Elige contraseñas difíciles de adivinar
Haz que sea difícil que alguien entre en tu cuenta simplemente adivinándola, o que un hacker pruebe combinaciones aleatorias de letras hasta lograrlo.Esta viñeta ilustra esto no significa que tenga que ser algo difícil de recordar, pero no existe una «llave de oro» para asegurarse de que tus contraseñas sigan siendo seguras.
Otros consejos y trucos sobre registros financieros
Vea qué servicios de gestión de cuentas pueden ofrecer algunas instituciones financieras
Si llevar un control de todo parece abrumador, mira qué tipos de servicios puede “agrupar” tu banco u otra institución financiera. Por ejemplo, es muy común que una persona tenga sus cuentas de ahorro y corriente, su cartera de inversiones, su hipoteca y su tarjeta de crédito en el mismo banco, y así pueda acceder a todos esos registros financieros a través del portal en línea del banco.
Esto tiene la ventaja de la comodidad, pero también algunos inconvenientes serios. Por ejemplo, si te roban la contraseña de este servicio de banca en línea, podrías perder el acceso a todo de una sola vez, con una enorme molestia y potencialmente decenas de miles de dólares en pérdidas.
Como no estás comparando las mejores tasas para tus distintas cuentas (alto interés para tus ahorros, bajo para tu tarjeta de crédito e hipoteca, y las comisiones más bajas posibles para tus cuentas corrientes y de inversión), es muy probable que también obtengas mucho “menos por tu dinero” que si compararas por separado cada servicio.
Visite a profesionales de impuestos o asesores financieros
Aunque no lo hagas todos los años, dedicar algo de tiempo a reunirte con un profesional puede acabar ahorrándote mucho dinero a largo plazo. Por ejemplo, puede ayudarte a saber cuándo debes guardar recibos y cuándo no, ahorrándote mucho tiempo y dolores de cabeza en la organización, y te ayudará a saber exactamente cómo usarlos para reclamar todos los créditos fiscales posibles.
Puede que recuerdes lo básico: si tienes un gasto que se usa principalmente para el trabajo, probablemente puedas reclamar un crédito fiscal por él. Sin embargo, puede que no conozcas el proceso exacto para reclamar el tiempo que usaste tu coche mientras trabajabas, o si puedes solicitar exenciones del impuesto sobre las ventas por reformas nuevas en tu casa. Reunirte con un profesional fiscal o un asesor financiero es la forma más sencilla de navegar por el mar de la burocracia y sacar el máximo provecho de tus declaraciones, además de minimizar el tiempo y la investigación que necesitas dedicar a tus registros financieros en tu tiempo libre.