Los registros financieros son la forma en que puedes llevar un control sencillo de dónde están todo tu dinero y tus activos, y exactamente cuánto tienes en un momento dado.
No se trata de un solo documento, ni siquiera de un solo tipo de documento. De hecho, los registros financieros de la mayoría de las personas no se parecerán a los de nadie más, porque cada persona tiene formas únicas de organizar su información para hacerla lo más accesible posible para sí misma.
Conceptos básicos de los registros financieros
Tus registros financieros son útiles por muchas razones, pero en general se dividen en dos categorías. Primero, facilitan mucho la planificación financiera (en particular, la gestión de tus ahorros e inversiones). Segundo, pueden ser extremadamente importantes (y a menudo exigidos por ley) a efectos fiscales.
Planificación financiera
Cuando estás creando o evolucionando tus planes financieros y fijando nuevas metas financieras, necesitas empezar con registros financieros precisos para saber exactamente desde dónde partes y cuándo has alcanzado tus objetivos. Por ejemplo, si quieres ahorrar 300 $ en los próximos 4 meses, necesitas saber cuánto dinero tienes ahora, y dentro de 3 meses tendrás que poder hacer las mismas mediciones.
Si tu saldo bancario actual es de 250 $ y quieres ahorrar hasta llegar a 400 $, tu objetivo de ahorro sería ganar dinero extra o recortar tus gastos para alcanzarlo. Si, sin embargo, encuentras un cheque sin cobrar de 150 $ de tu último cumpleaños en una pila de papeles sobre tu escritorio y lo depositas en tu cuenta, alcanzarás esa meta de 400 $ sin haber logrado realmente nada. Este es un ejemplo de cómo unos malos registros financieros obstaculizan tu capacidad para fijar y alcanzar tus objetivos.
Impuestos
Imagen: el dinero que no puedes recuperar porque no guardaste el recibo
La mayoría de las personas agradece tener buenos registros financieros cuando llega el momento de presentar la declaración de impuestos. Muchos creen que la mayoría de las cosas en las que gastas dinero a lo largo del año, como la renovación del registro de tu auto, los uniformes de trabajo y ciertos tipos de intereses de préstamos, pueden deducirse de tus impuestos; en cierta medida esto es cierto, pero solo si has guardado los recibos y registros de todos esos pagos.
Tipos de registros financieros
Hay docenas de tipos de registros, pero la clave es mantenerlos todos organizados. Puedes dividir todos tus registros en dos grandes grupos: registros “primarios” (que serán extremadamente variados y dispersos) y registros “secundarios” (que, por lo general, mantendrás tú mismo para mantener organizados tus registros primarios).
Registros primarios
Recibos
Si quieres reclamar cualquier beneficio fiscal, tendrás que llevar un control cuidadoso de tus recibos. Estos son el registro financiero más básico que existe: simplemente un trozo de papel que demuestra que se ha realizado una transacción.
Según dónde vivas, siempre deberías guardar los recibos de las compras grandes (como la factura de compraventa de tu auto). Muchas ciudades también ofrecen beneficios fiscales si usas el transporte público, así que también es una buena idea guardar esos recibos.
También son útiles más allá de tus impuestos. Por ejemplo, las facturas de servicios públicos y los recibos suelen ser necesarios como “comprobante de domicilio” cuando quieres abrir una cuenta bancaria. Si más adelante surge un conflicto por una factura supuestamente pagada, tener un recibo puede resolver el problema de inmediato, mientras que demostrar lo contrario puede ser un proceso largo y tedioso.
Registros bancarios
Tu cuenta bancaria será una de tus fuentes más importantes de registros financieros. Por lo general, todo tu historial de transacciones se guarda durante algunos años (incluido cada cheque que escribes), junto con los saldos actuales de tu cuenta. Si no tienes un recibo de un pago (por ejemplo, si escribes un cheque de alquiler cada mes), aun así puedes tener un registro de esa transacción en tu cuenta bancaria.
Tendrás distintos registros disponibles según el tipo de cuenta. Por ejemplo, si tienes una cuenta de ahorros, podrías tener más registros sobre los montos y las fechas de los depósitos, con el interés compuesto acumulado. Si tienes una cuenta corriente, tendrás tus saldos disponibles actuales, junto con el historial de tus cheques, las transacciones con tarjeta de débito y los retiros en cajeros automáticos. Los registros de tu banco serán un recurso invaluable cuando estés elaborando y modificando tu Plan de Gastos.
Informes de ingresos
Tus informes de ingresos son estados que muestran cuánto dinero has ganado, normalmente junto con cuánto impuesto sobre la renta y cuánto seguro social has pagado, en un año determinado. El más común de estos es el formulario W-2 en Estados Unidos, pero podrías tener otros si trabajas por cuenta propia o realizas ocasionalmente trabajos sueltos por tu cuenta. Estos son necesarios para presentar tus impuestos, pero también sirven para ver cómo evoluciona tus ingresos con el tiempo.
Extractos de inversiones
Si tienes acciones, bonos u otras inversiones, también recibirás estados de cuenta periódicos de tu corredor. En ellos se incluirán tus saldos en efectivo (disponibles para retirar o para comprar más valores), el valor neto total de mercado de tu cartera, el importe de cualquier dividendo que hayas recibido y los gastos totales de tus inversiones (esto es especialmente importante con los fondos mutuos). Tus estados de inversión son esenciales a efectos fiscales. A diferencia de reclamar deducciones con recibos, estás legalmente obligado a declarar cualquier ingreso de inversión que recibas, por lo que tener acceso rápido a estos documentos será imprescindible.
Inventario de bienes personales
A diferencia de los demás registros principales, este es uno que harás y mantendrás tú mismo. Tu inventario de bienes personales 
consiste básicamente en una lista de lo que posees, dónde se encuentra y cuál es su valor estimado. Esto parece bastante sencillo cuando todavía estás en la escuela, pero hay más de unos pocos casos de grandes cantidades de efectivo escondidas y olvidadas. Además, a diferencia de los demás registros, tu inventario de bienes personales no se usa para los impuestos. La principal ventaja de mantenerlo y actualizarlo es puramente organizativa: saber exactamente dónde están tus cosas y cuánto valen puede ser muy útil cuando cambian tus circunstancias vitales y quieres vender (o regalar) cosas que ya no usas o de las que quizá te habías olvidado. ¡La industria de los trasteros de autoalmacenamiento prospera gracias a que la gente paga cada mes para guardar cosas que no utiliza con regularidad!
Registros financieros secundarios
Tus registros financieros secundarios suelen ser simplemente listas más amplias que reúnen tus distintos registros principales en documentos fáciles de leer para tu propia consulta. Por lo general, son informes que tú mismo elaborarías, pero hay algunos casos en los que se generarían automáticamente.
Declaraciones de la renta
Después de presentar tu declaración del impuesto sobre la renta, conserva una copia para futuras consultas. Esto también incluye cualquier recibo que tengas de impuestos pagados; pueden ser muy importantes si algún día te auditan. Legalmente, debes guardar todas las declaraciones de impuestos y los recibos durante 7 años, pero puede ser útil conservarlos más tiempo si quieres trabajar ocasionalmente en la planificación financiera a largo plazo.
Estado del patrimonio neto
Tu “patrimonio neto” es básicamente la suma de todos tus activos, menos todos tus pasivos, en un solo documento. Aquí sumarías tu inventario de bienes personales, el valor de las inversiones, los saldos bancarios y el efectivo que hayas escondido en un búnker en el desierto, y restarías los saldos pendientes de tus tarjetas de crédito, préstamos estudiantiles, préstamos de automóvil e hipotecas. Este debería ser un documento de una sola página que actualices cada par de meses y que te ayude a ver toda tu situación financiera en un solo lugar.
Registros de gastos personales
Es posible que termines acumulando docenas de recibos en un período relativamente corto. Cada pocos meses, intenta agruparlos y guardarlos en un lugar seguro (por ejemplo, todos los recibos de “enero a marzo de 2016” guardados en una carpeta dentro de una caja fuerte ignífuga). Mientras haces esto, copia los importes y el motivo de la compra en una hoja de cálculo de Excel. Esto facilitará saber cuánto gastaste y en qué lo gastaste más adelante. Además, puedes usar tu hoja de cálculo para encontrar rápida y fácilmente el recibo original más adelante si lo necesitas. Al archivar todos tus recibos con regularidad, reduces la probabilidad de que se pierda alguno o se tire accidentalmente. Hacerlo con regularidad es importante para evitar acumular retrasos (y así no tener que dedicar toda una tarde a archivar tus recibos en lugar de unos pocos minutos cada pocas semanas).
Mantener sus registros seguros
Ahora que tienes toda esta información, tu principal preocupación es mantenerla a salvo. El robo de identidad es un problema importante, y si alguien llegara a obtener acceso no autorizado a solo unos pocos de tus documentos, podría usarlos en tu contra.
Almacenamiento de documentos en papel
En el caso de documentos como tus declaraciones de impuestos, recibos y estados de inversión, es posible que tengas copias en papel que deban ser fáciles de encontrar y seguras. Una opción es comprar una caja fuerte pequeña que puedas atornillar al suelo, manteniendo tus documentos seguros y todos en un solo lugar. Históricamente, la gente también ha alquilado cajas de seguridad (las pequeñas pueden costar unos 60 dólares al año), lo que supone una compensación entre una seguridad extrema y la incomodidad de tener que ir al banco en persona y pagar la cuota anual.
Almacenamiento de documentos electrónicos
Mantener tus archivos informáticos a salvo de hackers y phishers es un reto mucho mayor. Hay docenas de formas de mantener tus registros seguros, pero estas son las normas más comunes que debes seguir:
Regla n.º 1: No compartas tu información de inicio de sesión
A pesar de lo que muestran las películas, la mayor parte del “hackeo” no se hace forzando algoritmos informáticos complejos para atacar un mainframe, sino simplemente porque alguien comparte una contraseña con quien no debe. Esto no solo se aplica a las contraseñas, sino también a otra información: nunca des por teléfono o por correo electrónico tus números de cuenta, números de tarjeta de crédito, nombres de usuario o contraseñas. Si de verdad necesitas compartir un nombre de usuario y/o una contraseña (por ejemplo, al compartir una cuenta con un grupo), asegúrate de que sea un nombre de usuario y una contraseña que no uses en ningún otro sitio web.
Regla n.º 2: No reutilices tu contraseña
No puedes saber qué sitios usas dejar que los administradores vean tu contraseñay cuáles utilizan cifrado adecuado. Si reutilizas los mismos nombres de usuario y contraseñas en muchos lugares, estás aumentando las probabilidades de que un empleado descontento robe datos y acceda a tus otras cuentas.
Regla n.º 3: Cambia tus contraseñas con frecuencia
Incluso la contraseña más segura y única del mundo es vulnerable a los keyloggers, un tipo de software malicioso que registra cada tecla que pulsas y lo envía a su creador. Aunque no tengas un keylogger en tu ordenador doméstico —que puede permanecer oculto durante meses o años antes de “activarse”—, es posible que haya uno en un aula de informática o en un ordenador público al que accedas. Cambiar tus contraseñas cada pocos meses es una buena forma de mantenerlas seguras.
Regla n.º 4: Elige contraseñas difíciles de adivinar
Haz que a alguien le resulte difícil entrar simplemente adivinando tu cuenta, o a un hacker que solo pruebe combinaciones aleatorias de letras hasta lograrlo.Este webcómic ilustra cómo esto no significa que tenga que ser algo difícil de recordar, pero no existe una «llave de oro» para asegurarse de que tus contraseñas sigan siendo seguras.
Otros consejos y trucos para registros financieros
Vea qué servicios de gestión de cuentas pueden ofrecer algunas instituciones financieras
Si llevar el control de todo te parece una perspectiva abrumadora, mira qué tipos de servicios puede «agrupar» tu banco u otra entidad financiera. Por ejemplo, es extremadamente común que una persona tenga sus cuentas de ahorro y corriente, su cartera de inversiones, la hipoteca de su vivienda y su tarjeta de crédito en el mismo banco, y así pueda acceder a todos esos registros financieros a través del portal en línea del banco.
Esto tiene la ventaja de la comodidad, pero también algunos inconvenientes serios. Por ejemplo, si te roban la contraseña de este servicio de banca en línea, podrías perder el acceso a todo a la vez, lo que supondría un gran dolor de cabeza y potencialmente decenas de miles de dólares.
Como no estás comparando distintas opciones para obtener las mejores tasas en tus distintas cuentas (alto interés para tus ahorros, bajo para tu tarjeta de crédito y tu hipoteca, y las comisiones más bajas posibles para tus cuentas corrientes y de inversión), también es muy probable que estés obteniendo mucho «menos por tu dinero» que si buscas por separado cada servicio.
Consulte a profesionales de impuestos o asesores financieros
Aunque no lo hagas todos los años, dedicar algo de tiempo a consultar con un profesional puede acabar ahorrándote mucho dinero a largo plazo. Por ejemplo, puede ayudarte a saber cuándo necesitas guardar recibos y cuándo no, ahorrándote mucho tiempo y dolores de cabeza en la organización, y también te ayudará a saber exactamente cómo usarlos para reclamar todos los créditos fiscales posibles.
Puede que recuerdes lo básico: si tienes un gasto que se utiliza principalmente para el trabajo, probablemente puedas reclamar un crédito fiscal por él. Sin embargo, quizá no conozcas el proceso exacto para declarar el tiempo que usaste tu coche mientras trabajabas, o si puedes reclamar exenciones del impuesto sobre las ventas por renovaciones nuevas en tu casa. Reunirte con un profesional fiscal o con un asesor financiero es la forma más fácil de navegar por el mar de la burocracia y sacar el máximo partido a tus declaraciones de impuestos, además de minimizar cuánto tiempo e investigación necesitas dedicar a tus registros financieros en tu propio tiempo libre.
