Los registros financieros son lo que utilizas para tener una forma fácil de saber dónde están todo tu dinero y tus activos, y exactamente cuánto tienes en un momento dado.
No son un solo documento, ni siquiera un solo tipo de documento. De hecho, los registros financieros de la mayoría de las personas no se parecerán a los de nadie más, porque cada persona tiene formas únicas de organizar su información para que le resulte más accesible.
Conceptos básicos de los registros financieros
Tus registros financieros son útiles por muchas razones, pero por lo general se dividen en dos categorías. En primer lugar, facilitan mucho la planificación financiera, en particular la gestión del ahorro y la inversión. En segundo lugar, pueden ser extremadamente importantes —y a menudo legalmente obligatorios— para fines fiscales.
Planificación financiera
Cuando estés elaborando o adaptando tus planes financieros y fijando nuevas metas financieras, debes comenzar con registros financieros precisos para saber exactamente desde dónde partes y saber con exactitud cuándo has alcanzado tus objetivos. Por ejemplo, si quieres ahorrar 300 dólares en los próximos 4 meses, necesitas saber cuánto dinero tienes ahora, y dentro de 3 meses tendrás que poder hacer las mismas mediciones.
Si tu saldo bancario actual es de 250 dólares y quieres ahorrar hasta llegar a 400, tu objetivo de ahorro sería conseguir dinero extra o recortar tus gastos para alcanzarlo. Si, sin embargo, encuentras en un montón de papeles sobre tu escritorio un cheque sin cobrar de 150 dólares de tu último cumpleaños y lo depositas en tu cuenta, llegarás a esa meta de 400 dólares sin haber conseguido realmente nada. Este es un ejemplo de cómo unos malos registros financieros dificultan tu capacidad para fijar y alcanzar tus objetivos.
Impuestos
Imagen: el dinero que no puedes recuperar porque no guardaste tu recibo
A la mayoría de las personas les resulta útil tener buenos registros financieros cuando llega el momento de presentar la declaración de impuestos. Muchos creen que la mayoría de las cosas en las que gastas dinero a lo largo del año, como la renovación de la matrícula de tu coche, los uniformes de trabajo y ciertos tipos de intereses de préstamos, pueden deducirse de los impuestos; en cierta medida esto es cierto, pero solo si has guardado los recibos y los registros de todos esos pagos.
Tipos de registros financieros
Hay docenas de tipos de registros, pero la clave está en mantenerlos todos organizados. Puedes dividir todos tus registros en dos grandes grupos: registros «primarios» (que serán muy variados y dispersos) y registros «secundarios» (que por lo general mantendrás tú mismo para mantener organizados tus registros primarios).
Registros primarios
Recibos
Si quieres reclamar alguna deducción fiscal, tendrás que llevar un control cuidadoso de tus recibos. Estos son el registro financiero más básico que existe: simplemente un papel que muestra que se ha realizado una transacción.
Según dónde vivas, siempre deberías guardar los recibos de compras grandes (como el contrato de compraventa de tu coche). Muchas ciudades también ofrecen beneficios fiscales si utilizas el transporte público, así que también es buena idea guardar esos recibos.
También son útiles para conservarlos más allá de tus impuestos. Por ejemplo, las facturas de servicios y los recibos suelen exigirse como «comprobante de domicilio» cuando quieres abrir una cuenta bancaria. Si más adelante surge un conflicto por una factura supuestamente pagada, tener un recibo puede resolver el problema de inmediato, mientras que demostrar lo contrario puede ser un proceso largo y tedioso.
Registros bancarios
Tu cuenta bancaria será una de tus fuentes más importantes de registros financieros. Por lo general, todo tu historial de transacciones se conserva durante unos años (incluidos todos los cheques que emites), junto con los saldos actuales de tu cuenta. Si no tienes un recibo de un pago (por ejemplo, si emites un cheque de alquiler cada mes), aun así puedes tener un registro de esa transacción en tu cuenta bancaria.
Tendrás distintos registros disponibles según el tipo de cuenta. Por ejemplo, si tienes una cuenta de ahorros, puede que tengas más registros sobre importes y fechas de depósitos, con los intereses compuestos acumulados. Si tienes una cuenta corriente (o «Current»), tendrás tus saldos disponibles actuales, junto con tu historial de transacciones de cheques, operaciones con tarjeta de débito y retiradas en cajeros automáticos. Los registros de tu banco serán un recurso invaluable cuando estés creando y modificando tu plan de gastos.
Informes de ingresos
Tus informes de ingresos son estados que muestran cuánto dinero has ganado, por lo general junto con cuánto impuesto sobre la renta y cuánto de seguridad social has pagado en un año determinado. El más común de ellos es el formulario W-2 en Estados Unidos, pero podrías tener otros si trabajas por cuenta propia o realizas trabajos ocasionales por tu cuenta. Son necesarios para presentar tus impuestos, pero también son útiles para ver cómo evolucionan tus ingresos con el tiempo.
Estados de inversión
Si tienes acciones, bonos u otras inversiones, también recibirás estados de cuenta periódicos de tu corredor. Estos incluirán tus saldos en efectivo (disponibles para retirar o para comprar más valores), el valor total neto de mercado de tu cartera, el importe de los dividendos que hayas recibido y los gastos totales de tus inversiones (esto es más importante en el caso de los fondos mutuos). Tus estados de inversión son esenciales a efectos fiscales. A diferencia de declarar deducciones con recibos, estás obligado legalmente a informar de cualquier ingreso por inversiones que recibas, por lo que tener acceso inmediato a estos documentos será fundamental.
Inventario de bienes personales
A diferencia de los demás registros principales, este es uno que elaborarás y mantendrás tú mismo. Tu inventario de bienes personales 
es básicamente una lista de lo que posees, dónde se encuentra y su valor estimado. Esto parece bastante sencillo cuando aún estás en la escuela, pero hay más de unos pocos casos de grandes cantidades de efectivo escondidas y olvidadas. Además, a diferencia de los demás registros, tu inventario de bienes personales no se utiliza para impuestos. El principal beneficio de conservarlo y mantenerlo es puramente organizativo: saber exactamente dónde están tus cosas y cuánto valen puede ser muy útil cuando cambian tus circunstancias de vida y quieres vender (o regalar) cosas que ya no usas o que podrías haber olvidado. ¡La industria de las taquillas de almacenamiento en autoservicio prospera gracias a personas que hacen pagos mensuales para guardar cosas que no utilizan con regularidad!
Registros financieros secundarios
Tus registros financieros secundarios suelen ser simplemente listas más extensas, que reúnen tus distintos registros principales en documentos fáciles de leer para tu propia consulta personal. Por lo general, se trata de informes que tú mismo elaborarías, pero hay algunos casos en los que se generarían automáticamente.
Declaraciones de impuestos sobre la renta
Después de presentar tu declaración del impuesto sobre la renta, guarda una copia para consultarla más adelante. Esto también incluye cualquier recibo que tengas de impuestos pagados; estos pueden ser muy importantes si algún día te auditan. Legalmente, debes conservar todas las declaraciones de impuestos y los recibos durante 7 años, pero puede ser útil guardarlos durante más tiempo si de vez en cuando quieres trabajar en la planificación financiera a largo plazo.
Estado de patrimonio neto
Tu «Patrimonio neto» es básicamente la suma de todos tus activos, menos todas tus deudas, en un solo documento. Aquí es donde sumarías tu inventario de bienes personales, el valor de tus inversiones, los saldos bancarios y el dinero que has escondido en un búnker en el desierto, y restarías los saldos pendientes de tus tarjetas de crédito, préstamos estudiantiles, préstamos para el coche e hipotecas. Debería ser un documento de una sola página que actualices cada dos meses y que te ayude a ver toda tu situación financiera en un solo lugar.
Registros de gastos personales
Puede que termines acumulando docenas de recibos en un período relativamente corto. Cada pocos meses, intenta agruparlos y guardarlos en un lugar seguro (por ejemplo, todos los recibos de «enero a marzo de 2016» guardados en una carpeta dentro de una caja fuerte ignífuga). Mientras haces esto, copia los importes y el motivo de la compra en una hoja de cálculo de Excel. Así te resultará fácil saber cuánto gastaste y en qué lo gastaste más adelante. Además, puedes usar tu hoja de cálculo para encontrar rápida y fácilmente el recibo original más tarde, si lo necesitas. Al archivar todos tus recibos con regularidad, reduces la probabilidad de que alguno se pierda o se tire por accidente. Hacerlo con regularidad es importante para evitar que se acumule el retraso (y así no tener que dedicar toda una tarde a archivar tus recibos en lugar de unos pocos minutos cada pocas semanas).
Mantener seguros tus registros
Ahora que tienes toda esta información, tu principal preocupación es mantenerla a salvo. El robo de identidad es un problema grave, y si alguien llegara a obtener acceso no autorizado a solo unos pocos de tus documentos, podría utilizar esa información en tu contra.
Almacenamiento de documentos en papel
En el caso de cosas como tus declaraciones de impuestos, recibos y estados de inversión, podrías tener copias en papel que deban ser fáciles de encontrar y, a la vez, seguras. Una posible opción es comprar una caja fuerte pequeña que puedas atornillar al suelo, para mantener tus documentos seguros y todos en un mismo lugar. Históricamente, la gente también ha alquilado cajas de seguridad en bancos (las pequeñas pueden costar unos 60 dólares al año), lo que supone un intercambio entre una seguridad extrema y la incomodidad de tener que ir al banco en persona y pagar la cuota anual.
Almacenamiento de documentos electrónicos
Mantener a salvo sus archivos del ordenador frente a hackers y phishers es una tarea mucho más complicada. Hay docenas de formas de proteger sus registros, pero estas son las reglas más comunes que debe seguir:
Regla n.º 1: no compartas tu información de inicio de sesión
Aunque las películas lo muestren de otro modo, la mayor parte del «hackeo» no se hace forzando complejos algoritmos informáticos para atacar un mainframe, sino normalmente porque alguien comparte una contraseña con quien no debería. Esto no solo se aplica a las contraseñas, sino también a otra información: nunca dé por teléfono ni por correo electrónico sus números de cuenta, números de tarjeta de crédito, nombres de usuario o contraseñas. Si de verdad necesita compartir un nombre de usuario y/o una contraseña (por ejemplo, al compartir una cuenta con un grupo), asegúrese de que sea un nombre de usuario y una contraseña que no use en ningún otro sitio web.
Regla n.º 2: no reutilices tu contraseña
No puede saber qué sitios utiliza permita que los administradores vean su contraseñay cuáles usan cifrado adecuado. Si reutiliza los mismos nombres de usuario y contraseñas en muchos lugares, aumenta las posibilidades de que un empleado descontento robe datos y acceda a sus otras cuentas.
Regla n.º 3: cambia tus contraseñas con frecuencia
Incluso la contraseña más segura y única del mundo es vulnerable a los keyloggers, un tipo de software malicioso que registra cada tecla que pulsa y se lo envía al creador del virus. Incluso si no tiene un keylogger en su ordenador de casa (que puede permanecer oculto durante meses o años antes de «activarse»), es posible que haya uno en un laboratorio informático o en un ordenador público al que pueda acceder. Cambiar sus contraseñas cada pocos meses es una buena forma de mantenerlas a salvo.
Regla n.º 4: elige contraseñas difíciles de adivinar
Haga que a alguien le resulte difícil entrar simplemente adivinando su cuenta, o a un hacker que solo pruebe combinaciones aleatorias de letras hasta lograrlo.Esta tira cómica ilustra esto no significa que tenga que ser algo difícil de recordar, pero no existe una «llave maestra» para garantizar que sus contraseñas sigan siendo seguras.
Otros consejos y trucos para registros financieros
Vea qué servicios de gestión de cuentas pueden ofrecer algunas instituciones financieras
Si llevar el control de todo le parece una perspectiva abrumadora, vea qué tipos de servicios puede «agrupar» su banco u otra entidad financiera. Por ejemplo, es muy común que una persona tenga sus cuentas de ahorro y corriente, su cartera de inversión, la hipoteca de su vivienda y su tarjeta de crédito en el mismo banco, y así pueda acceder a todos esos registros financieros a través del portal en línea del banco.
Esto tiene la ventaja de la comodidad, pero también algunos inconvenientes serios. Por ejemplo, si le roban la contraseña de este servicio de banca en línea, podría perder el acceso a todo de golpe, lo que le causaría un enorme dolor de cabeza y potencialmente decenas de miles de dólares.
Como no está comparando las mejores condiciones de sus distintas cuentas (alta rentabilidad para sus ahorros, baja para su tarjeta de crédito e hipoteca, y las comisiones más bajas posibles para sus cuentas corrientes y de inversión), es muy probable que también esté obteniendo mucho menos por su dinero que si buscara por separado cada servicio.
Consulte a profesionales fiscales o asesores financieros
Aunque no lo haga todos los años, dedicar un tiempo a consultar con un profesional puede acabar ahorrándole mucho dinero a largo plazo. Por ejemplo, puede ayudarle a saber cuándo debe guardar recibos y cuándo no, ahorrándole mucho tiempo y quebraderos de cabeza en la organización, y le ayudará a saber exactamente cómo utilizarlos para reclamar todas las posibles deducciones fiscales.
Puede que recuerde lo básico: si tiene un gasto que se usa principalmente para el negocio, probablemente pueda reclamar una deducción fiscal por él. Sin embargo, quizá no conozca el procedimiento exacto para declarar el tiempo que utilizó su coche mientras trabajaba, o si puede solicitar exenciones del impuesto sobre las ventas por nuevas reformas en su casa. Reunirse con un profesional de impuestos o un asesor financiero es la forma más sencilla de sortear el laberinto de trámites burocráticos, sacar el máximo partido a sus declaraciones y minimizar el tiempo y la investigación que necesita dedicar a sus registros financieros en su tiempo libre.