Los registros financieros son lo que usas para tener una manera fácil de saber dónde está todo tu dinero y tus activos, y exactamente cuánto tienes en cualquier momento dado.
No son un solo documento, ni siquiera un solo tipo de documento. De hecho, los registros financieros de la mayoría de las personas no se parecerán a los de nadie más, porque cada persona tiene formas únicas de organizar su información para que le resulte lo más accesible posible.
Conceptos básicos de los registros financieros
Tus registros financieros son útiles por muchas razones, pero por lo general se dividen en dos categorías. Primero, facilitan mucho la planificación financiera (en particular, la gestión de tus ahorros e inversiones). Segundo, pueden ser extremadamente importantes (y a menudo legalmente obligatorios) a efectos fiscales.
Planificación financiera
Cuando estás creando o adaptando tus planes financieros y fijando nuevas metas financieras, necesitas empezar con registros financieros precisos para saber exactamente desde dónde partes y exactamente cuándo has alcanzado tus objetivos. Por ejemplo, si quieres ahorrar 300 dólares en los próximos 4 meses, necesitas saber cuánto dinero tienes ahora, y dentro de 3 meses tendrás que poder hacer las mismas mediciones.
Si tu saldo bancario actual es de 250 dólares y quieres ahorrar hasta llegar a 400, tu objetivo de ahorro sería ganar dinero extra o recortar tus gastos para alcanzarlo. Si, sin embargo, encuentras un cheque sin cobrar de 150 dólares de tu último cumpleaños en una pila de papeles sobre tu escritorio y lo depositas en tu cuenta, llegarás a esa meta de 400 dólares sin haber conseguido realmente nada. Este es un ejemplo de cómo unos malos registros financieros obstaculizan tu capacidad para fijar y alcanzar tus objetivos.
Impuestos
Imagen: el dinero que no puedes recuperar porque no guardaste tu recibo
La mayoría de las personas agradece tener buenos registros financieros cuando llega el momento de presentar la declaración de impuestos. Muchos creen que, para la mayoría de las cosas en las que gastas dinero a lo largo del año, como la renovación del registro de tu coche, los uniformes de trabajo y ciertos tipos de intereses de préstamos, todo puede deducirse de los impuestos; en cierta medida esto es cierto, pero solo si has guardado los recibos y los registros de todos esos pagos.
Tipos de registros financieros
Hay docenas de tipos de registros, pero la clave está en mantenerlos todos organizados. Puedes dividir todos tus registros en dos grandes grupos: registros “primarios” (que serán extremadamente variados y dispersos) y registros “secundarios” (que por lo general mantendrás tú mismo para mantener organizados tus registros primarios).
Registros primarios
Recibos
Si quieres solicitar cualquier beneficio fiscal, tendrás que llevar un control cuidadoso de tus recibos. Son el registro financiero más básico que existe: simplemente un papel que muestra que se ha realizado una transacción.
Dependiendo de dónde vivas, siempre deberías guardar los recibos de las compras grandes (como la factura de venta de tu coche). Muchas ciudades también ofrecen beneficios fiscales si utilizas el transporte público, así que también es una buena idea guardar esos recibos.
También es útil conservarlos más allá de los impuestos. Por ejemplo, las facturas y recibos de servicios públicos suelen ser necesarios como “comprobante de domicilio” cuando quieres abrir una cuenta bancaria. Si más adelante surge un conflicto sobre si una factura fue pagada, tener un recibo puede resolver el problema de inmediato, mientras que demostrar lo contrario puede ser un proceso largo y complicado.
Registros bancarios
Tu cuenta bancaria será una de tus fuentes más importantes de registros financieros. Por lo general, todo tu historial de transacciones se guarda durante unos años (incluido cada cheque que emites), junto con los saldos actuales de tu cuenta. Si no tienes un recibo de un pago (por ejemplo, si emites un cheque de alquiler cada mes), aún puedes tener un registro de esa transacción en tu cuenta bancaria.
Tendrás distintos registros disponibles según el tipo de cuenta. Por ejemplo, si tienes una cuenta de ahorros, podrías tener más registros sobre importes y fechas de depósitos, con el interés compuesto acumulado. Si tienes una cuenta corriente (o “cuenta de cheques”), tendrás tus saldos actuales disponibles, junto con el historial de tus transacciones, tus cheques, las operaciones con tarjeta de débito y las retiradas en cajeros automáticos. Los registros de tu banco serán un recurso muy valioso cuando estés elaborando y modificando tu plan de gastos.
Informes de ingresos
Tus informes de ingresos son estados que muestran cuánto dinero has ganado, normalmente junto con cuánto impuesto sobre la renta y seguridad social has pagado en un año determinado. El más común de ellos es el formulario W-2 en Estados Unidos, pero podrías tener otros si trabajas por cuenta propia o haces pequeños trabajos ocasionales por tu cuenta. Estos son necesarios para presentar tus impuestos, pero también son útiles para ver cómo evoluciona tu ingreso con el tiempo.
Estados de inversión
Si tienes acciones, bonos u otras inversiones, también recibirás estados de cuenta periódicos de tu corredor. En ellos se incluirán tus saldos en efectivo (disponibles para retirar o para comprar más valores), el valor neto total de mercado de tu cartera, el importe de los dividendos que hayas recibido y los gastos totales de tus inversiones (esto es especialmente importante en el caso de los fondos mutuos). Tus estados de inversión son esenciales a efectos fiscales. A diferencia de declarar deducciones con recibos, estás legalmente obligado a informar cualquier ingreso por inversiones que recibas, por lo que tener acceso rápido a estos documentos será esencial.
Inventario de bienes personales
A diferencia de los demás registros principales, este es uno que crearás y mantendrás tú mismo. Tu inventario de bienes personales 
es básicamente una lista de lo que posees, dónde se encuentra y su valor estimado. Esto parece bastante sencillo cuando todavía estás en la escuela, pero hay más de unos pocos casos de grandes cantidades de efectivo escondidas y olvidadas. Además, a diferencia de los otros registros, tu inventario de bienes personales no se usa para impuestos. El principal beneficio de conservarlo y mantenerlo es puramente organizativo: saber exactamente dónde están tus cosas y cuánto valen puede ser muy útil cuando cambian tus circunstancias vitales y quieres vender (o regalar) cosas que ya no usas o de las que quizá te habías olvidado. ¡El sector de los trasteros de autoservicio prospera gracias a personas que hacen pagos mensuales para guardar cosas que no usan con regularidad!
Registros financieros secundarios
Tus registros financieros secundarios suelen ser solo listas más amplias que reúnen tus distintos registros principales en documentos fáciles de leer para tu propia referencia personal. Por lo general, estos son informes que tú mismo elaborarías, pero hay algunos casos en los que se generarían automáticamente.
Declaraciones del impuesto sobre la renta
Después de presentar tu declaración del impuesto sobre la renta, conserva una copia para futuras consultas. Esto también incluye cualquier recibo que tengas de impuestos pagados; estos pueden ser muy importantes si algún día te auditan. Legalmente deberías conservar todas las declaraciones y recibos fiscales durante 7 años, pero puede ser útil guardarlos más tiempo si quieres trabajar ocasionalmente en una planificación financiera a largo plazo.
Estado del patrimonio neto
Tu “patrimonio neto” es básicamente la suma de todos tus activos, menos todas tus deudas, en un solo documento. Aquí es donde sumarías tu inventario de bienes personales, el valor de las inversiones, los saldos bancarios y el efectivo que tienes escondido en un búnker en el desierto, y restarías los saldos pendientes de tus tarjetas de crédito, préstamos estudiantiles, préstamos para el coche e hipotecas de la vivienda. Debería ser un documento de una sola página que actualices cada par de meses y que te ayude a ver tu situación financiera completa en un solo lugar.
Registros de gastos personales
Podrías acabar acumulando docenas de recibos en un período de tiempo relativamente corto. Cada pocos meses, intenta reunirlos y guardarlos en un lugar seguro (por ejemplo, todos los recibos de “enero a marzo de 2016” guardados en una carpeta dentro de una caja fuerte resistente al fuego). Mientras haces esto, copia los importes y el motivo de la compra en una hoja de cálculo de Excel. Esto facilitará saber cuánto gastaste y en qué lo gastaste más adelante. Además, puedes usar tu hoja de cálculo para encontrar rápidamente y con facilidad el recibo original más adelante si lo necesitas. Al archivar todos tus recibos con regularidad, reduces la probabilidad de que alguno se pierda o se tire accidentalmente. Hacerlo de forma regular es importante para evitar una acumulación de tareas pendientes (y así no tener que dedicar una tarde entera a archivar tus recibos en lugar de unos pocos minutos cada pocas semanas).
Mantener tus registros seguros
Ahora que tienes toda esta información, tu principal preocupación es mantenerla a salvo. El robo de identidad es un problema importante y, si alguien obtuviera acceso no autorizado a solo unos pocos de tus documentos, podría utilizarlos en tu contra.
Conservación de documentos en papel
Para cosas como tus declaraciones de impuestos, recibos y estados de inversión, podrías tener copias en papel que necesitan ser fáciles de encontrar y seguras. Una posible opción es comprar una caja fuerte pequeña que puedas atornillar al suelo, manteniendo tus documentos seguros y todos en un solo lugar. Tradicionalmente, la gente también ha alquilado cajas de seguridad (las pequeñas pueden costar unos 60 dólares al año), lo que supone un equilibrio entre una seguridad extrema y la inconveniencia de tener que ir al banco en persona y pagar la tarifa anual.
Conservación de documentos electrónicos
Mantener a salvo los archivos de tu ordenador frente a hackers y phishers es una tarea mucho más complicada. Hay docenas de maneras de proteger tus registros, pero estas son las reglas más comunes que debes seguir:
Regla #1: No compartas tu información de acceso
A pesar de lo que muestran las películas, la mayor parte del “hackeo” no se hace forzando algoritmos informáticos complejos para atacar un mainframe, sino normalmente simplemente porque alguien comparte una contraseña con alguien con quien no debería. Esto no solo se aplica a las contraseñas, sino también a otra información: nunca des por teléfono o por correo electrónico tus números de cuenta, números de tarjeta de crédito, nombres de usuario o contraseñas. Si de verdad necesitas compartir un nombre de usuario y/o una contraseña (por ejemplo, al compartir una cuenta con un grupo), asegúrate de que sea un nombre de usuario y una contraseña que no uses en ningún otro sitio web.
Regla #2: No reutilices tu contraseña
No puedes saber qué sitios usas dejar que los administradores vean tu contraseñay que utilizan un cifrado adecuado. Si reutilizas los mismos nombres de usuario y contraseñas en muchos lugares, aumentas las posibilidades de que un empleado descontento robe datos y acceda a tus otras cuentas.
Regla #3: Cambia tus contraseñas con frecuencia
Incluso la contraseña única y más segura del mundo es vulnerable a los keyloggers, un tipo de software malicioso que registra cada tecla que pulsas y se lo envía a su creador. Incluso si no tienes un keylogger en tu ordenador de casa (que puede permanecer oculto durante meses o años antes de «activarse»), es posible que haya uno en un laboratorio informático o en un ordenador público al que puedas acceder. Cambiar tus contraseñas cada pocos meses es una buena manera de mantenerlas seguras.
Regla #4: Elige contraseñas difíciles de adivinar
Haz que sea difícil que alguien simplemente acceda a tu cuenta adivinándola, o que un hacker pruebe combinaciones aleatorias de letras hasta entrar.Esta tira cómica ilustra cómo esto no significa que tenga que ser algo difícil de recordar, pero no existe una «llave de oro» para asegurarte de que tus contraseñas sigan siendo seguras.
Otros consejos y trucos para registros financieros
Vea qué servicios de gestión de cuentas pueden ofrecer algunas instituciones financieras
Si llevar un control de todo te parece desalentador, mira qué tipos de servicios pueden «combinar» tu banco u otra entidad financiera. Por ejemplo, es extremadamente común que una persona tenga sus cuentas de ahorro y corriente, su cartera de inversiones, la hipoteca de su vivienda y su tarjeta de crédito en el mismo banco, y así pueda acceder a todos esos registros financieros a través del portal en línea del banco.
Esto tiene la ventaja de la comodidad, pero también presenta algunos inconvenientes serios. Por ejemplo, si te roban la contraseña de este servicio de banca en línea, podrías perder el acceso a todo de una sola vez, lo que te causaría un gran dolor de cabeza y potencialmente decenas de miles de dólares.
Como no estás comparando las mejores tasas para tus distintas cuentas (alto interés para tus ahorros, bajo para tu tarjeta de crédito e hipoteca, y las comisiones más bajas posibles para tus cuentas corrientes y de inversión), es muy probable que también estés obteniendo mucho menos por tu dinero que si buscaras por separado cada servicio.
Visite a profesionales fiscales o asesores financieros
Aunque no lo hagas todos los años, dedicar algo de tiempo a reunirte con un profesional puede ahorrarte mucho dinero a largo plazo. Por ejemplo, pueden ayudarte a saber cuándo conviene guardar recibos y cuándo no, ahorrándote mucho tiempo y dolores de cabeza en la organización, y te ayudarán a entender exactamente cómo utilizarlos para reclamar todos los créditos fiscales posibles.
Puede que recuerdes lo básico: si tienes un gasto que se utiliza principalmente para el negocio, probablemente puedas reclamar un crédito fiscal por él. Sin embargo, quizá no conozcas el proceso exacto para declarar el tiempo que usaste tu coche mientras trabajabas, o si puedes solicitar exenciones del impuesto sobre las ventas por nuevas reformas en tu casa. Reunirte con un profesional fiscal o un asesor financiero es la forma más sencilla de orientarte entre el papeleo y sacar el máximo partido a tus declaraciones de impuestos, minimizando el tiempo y la investigación que necesitas dedicar a tus registros financieros en tu tiempo libre.
