السجلات المالية هي ما تستخدمه لتسهيل معرفة مكان كل أموالك وأصولك، وكم تملك بالضبط في أي وقت.
إنها ليست مستندًا واحدًا، ولا حتى نوعًا واحدًا من المستندات. في الواقع، لن تبدو السجلات المالية لدى معظم الناس متشابهة مع سجلات أي شخص آخر، لأن لكل شخص طرقًا فريدة لتنظيم معلوماته بحيث تكون في متناوله بأفضل صورة.
أساسيات السجلات المالية
سجلاتك المالية مفيدة لأسباب كثيرة، لكنها تندرج عمومًا ضمن فئتين. أولًا، تجعل التخطيط المالي أسهل بكثير، ولا سيما إدارة مدخراتك واستثماراتك. ثانيًا، قد تكون بالغة الأهمية — وغالبًا ما تكون مطلوبة قانونيًا — لأغراض الضرائب.
التخطيط المالي
عندما تبني خططك المالية أو تطورها وتضع أهدافًا مالية جديدة، عليك أن تبدأ بسجلات مالية دقيقة حتى تعرف بالضبط من أين تنطلق، وتعرف بالضبط متى تكون قد وصلت إلى أهدافك. على سبيل المثال، إذا كنت تريد ادخار 300 دولار خلال الأشهر الأربعة القادمة، فعليك أن تعرف كم المال الذي لديك الآن، وبعد 3 أشهر ستحتاج إلى أن تكون قادرًا على إجراء القياسات نفسها.
إذا كان رصيدك الحالي في البنك 250 دولارًا وتريد أن تدخر لتصل إلى 400 دولار، فسيكون هدف الادخار لديك هو كسب مال إضافي أو تقليص نفقاتك للوصول إليه. لكن إذا وجدت شيكًا غير مُصرف بقيمة 150 دولارًا من عيد ميلادك الأخير في كومة أوراق على مكتبك وأودعته في حسابك، فستصل إلى الهدف 400 دولار من دون أن تنجز شيئًا فعليًا. وهذا مثال واحد على كيف يمكن لسوء تنظيم السجلات المالية أن يعيق قدرتك على تحديد أهدافك وتحقيقها.
الضرائب
في الصورة: المال الذي لا يمكنك استعادته لأنك لم تحتفظ بالإيصال
يقدّر معظم الناس امتلاك سجلات مالية جيدة عندما يحين وقت تقديم الإقرارات الضريبية. ويعتقد كثيرون أن معظم ما تنفق عليه المال خلال السنة، مثل تجديد تسجيل السيارة، وملابس العمل الموحدة، وبعض أنواع فوائد القروض، يمكن خصمه من الضرائب — وهذا صحيح إلى حد ما، ولكن فقط إذا كنت قد احتفظت بالإيصالات والسجلات الخاصة بكل تلك المدفوعات.
أنواع السجلات المالية
هناك عشرات الأنواع من السجلات، لكن الأهم هو إبقاؤها جميعًا منظمة. يمكنك تقسيم كل سجلاتك إلى فئتين كبيرتين — «سجلات أولية» (وهي ستكون متنوعة جدًا ومبعثرة)، و«سجلات ثانوية» (وهي التي ستحتفظ بها عمومًا بنفسك للحفاظ على تنظيم سجلاتك الأولية).
السجلات الأساسية
الإيصالات
إذا كنت تريد الاستفادة من أي إعفاءات ضريبية، فستحتاج إلى تتبع الإيصالات بعناية. وهذه هي أبسط السجلات المالية على الإطلاق، مجرد ورقة تثبت أن معاملة قد تمت.
اعتمادًا على مكان سكنك، يجب عليك دائمًا الاحتفاظ بإيصالات المشتريات الكبيرة (مثل عقد بيع سيارتك). كما توفر كثير من المدن إعفاءات ضريبية إذا كنت تستخدم النقل العام، لذا فمن الجيد أيضًا الاحتفاظ بتلك الإيصالات.
وهي مفيدة أيضًا للاحتفاظ بها بعد موسم الضرائب. فعلى سبيل المثال، غالبًا ما تُطلب فواتير الخدمات والإيصالات بوصفها «إثباتًا للعنوان» عندما تريد فتح حساب مصرفي. وإذا دخلت لاحقًا في نزاع حول فاتورة قيل إنها دُفعت، فإن وجود إيصال قد يحسم المشكلة فورًا، بينما قد يكون إثبات العكس عملية طويلة وممتدة.
السجلات المصرفية
سيكون حسابك المصرفي أحد أهم مصادر السجلات المالية لديك. وعادةً ما يُحفظ سجل معاملاتك الكامل لعدة سنوات (بما في ذلك كل شيك تكتبه)، إلى جانب الأرصدة الحالية في حسابك. وإذا لم يكن لديك إيصال لعملية دفع (على سبيل المثال، إذا كنت تكتب شيك إيجار كل شهر)، فلا يزال بإمكانك أن تجد سجلًا لتلك المعاملة في حسابك المصرفي.
ستتوفر لديك سجلات مختلفة تبعًا لأنواع الحسابات المختلفة. فعلى سبيل المثال، إذا كان لديك حساب ادخار، فقد تكون لديك سجلات أكثر عن مبالغ الإيداع وتواريخها، مع الفائدة المركبة المتراكمة. وإذا كان لديك حساب جارٍ (أو «حساب جاري»)، فستتوفر لديك أرصدتك الحالية المتاحة، إلى جانب سجل معاملاتك من الشيكات، ومعاملات بطاقة الخصم، وعمليات السحب من أجهزة الصراف الآلي. وستكون سجلاتك المصرفية موردًا لا يقدَّر بثمن عندما تبني خطة الإنفاق الخاصة بك وتغيّرها.
تقارير الدخل
تقارير الدخل الخاصة بك هي بيانات توضح مقدار المال الذي كسبته، وعادةً ما تتضمن أيضًا مقدار ضريبة الدخل والضمان الاجتماعي التي دفعتها في سنة معينة. وأكثر هذه التقارير شيوعًا هو نموذج W-2 في الولايات المتحدة، لكن قد تكون لديك نماذج أخرى إذا كنت تعمل لحسابك الخاص أو تقوم بأعمال جانبية متفرقة من حين لآخر. وهذه ضرورية لتقديم ضرائبك، لكنها مفيدة أيضًا لمعرفة كيف يتطور دخلك مع مرور الوقت.
كشف حساب الاستثمارات
إذا كان لديك أي أسهم أو سندات أو استثمارات أخرى، فستتلقى أيضًا كشوفات دورية من وسيطك المالي. وستتضمن هذه الكشوفات أرصدةك النقدية (المتاحة للسحب أو لشراء المزيد من الأوراق المالية)، وصافي القيمة السوقية الإجمالية لمحفظتك، ومقدار أي توزيعات أرباح تلقيتها، وإجمالي نفقات استثماراتك (وهذا يكون مهمًا أكثر في صناديق الاستثمار المشتركة). وتعد كشوفات استثماراتك أساسية لأغراض الضرائب. وعلى خلاف المطالبة بخصومات مقابل الإيصالات، فإنك ملزم قانونيًا بالإبلاغ عن أي دخل استثماري تتلقاه، لذا فإن سهولة الوصول إلى هذه المستندات سيكون أمرًا ضروريًا.
جرد الممتلكات الشخصية
وعلى خلاف السجلات الأولية الأخرى، فهذا سجل ستنشئه وتديره بنفسك. جرد ممتلكاتك الشخصية 
هي في الأساس قائمة بما تملكه، ومكان وجوده، والقيمة التقديرية له. يبدو هذا بسيطًا إلى حدٍّ كبير عندما تكون لا تزال في المدرسة، لكن هناك أكثر من حالة من مبالغ كبيرة من النقود مخبأة ومُنْسِيَةأيضًا، وعلى خلاف السجلات الأخرى، فإن جرد الممتلكات الشخصية لا يُستخدم لأغراض الضرائب. والفائدة الرئيسية من الاحتفاظ به وتحديثه هي التنظيم البحت — فمعرفة مكان أشيائك بالضبط، وكم تساوي، يمكن أن يكون مفيدًا جدًا عندما تتغير ظروف حياتك وتريد بيع الأشياء التي لم تعد تستخدمها أو ربما نسيتها، أو التبرع بها. إن صناعة وحدات التخزين ذاتية الخدمة تزدهر على الناس الذين يدفعون شهريًا للاحتفاظ بأشياء لا يستخدمونها بانتظام!
السجلات المالية الثانوية
عادةً ما تكون سجلاتك المالية الثانوية مجرد قوائم أكبر، تجمع سجلاتك الأساسية المختلفة في مستندات سهلة القراءة للرجوع إليها شخصيًا. وغالبًا ما تكون هذه تقارير تجمعها بنفسك، لكن توجد بعض الحالات التي تُنشأ فيها تلقائيًا.
إقرارات ضريبة الدخل
بعد أن تقدّم إقرار ضريبة الدخل، احتفظ بنسخة للرجوع إليها لاحقًا. وهذا يشمل أيضًا أي إيصالات لديك للضرائب المدفوعة — فقد تكون مهمة جدًا إذا خضعت للتدقيق يومًا ما. قانونيًا ينبغي عليك الاحتفاظ بجميع الإقرارات الضريبية والإيصالات لمدة 7 سنوات، لكن قد يكون من المفيد الاحتفاظ بها لمدة أطول إذا كنت ترغب أحيانًا في العمل على التخطيط المالي طويل الأجل.
بيان صافي الثروة
«صافي ثروتك» هو ببساطة مجموع كل أصولك مطروحًا منه جميع التزاماتك، في مستند واحد. وهنا ستجمع جرد ممتلكاتك الشخصية، وقيم الاستثمارات، وأرصدة الحسابات البنكية، والنقود التي أخفيتها في مخبأ في الصحراء، ثم تطرح الأرصدة المستحقة لبطاقات الائتمان، وقروض الطلاب، وقروض السيارات، ورهون المنازل. ينبغي أن يكون هذا مستندًا من صفحة واحدة تحدّثه كل بضعة أشهر، ويساعدك على رؤية وضعك المالي بالكامل في مكان واحد.
سجلات المصروفات الشخصية
قد ينتهي بك الأمر إلى تجميع عشرات الإيصالات خلال فترة قصيرة نسبيًا. كل بضعة أشهر، حاول تجميعها معًا والاحتفاظ بها في مكان آمن (على سبيل المثال، حفظ جميع إيصالات «يناير – مارس 2016» في ملف داخل خزنة مقاومة للحريق). وأثناء القيام بذلك، انسخ المبالغ وسبب الشراء إلى جدول بيانات إكسل. سيجعل ذلك من السهل معرفة كم أنفقت وأين أنفقت لاحقًا. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام جدول البيانات للعثور بسرعة وسهولة على الإيصال الأصلي لاحقًا إذا احتجت إليه. ومن خلال حفظ جميع إيصالاتك بانتظام، تقل احتمالية ضياع أيٍّ منها أو التخلص منها عن طريق الخطأ. والقيام بذلك بانتظام مهم لتجنب تراكمها (وبذلك لا تضطر إلى قضاء فترة بعد ظهر كاملة في حفظ الإيصالات بدلًا من بضع دقائق كل بضعة أسابيع).
الحفاظ على سجلاتك آمنة
الآن بعد أن أصبحت لديك كل هذه المعلومات، فإن همّك الرئيسي هو إبقاؤها آمنة. سرقة الهوية مشكلة كبيرة، وإذا تمكن أحدهم من الوصول غير المصرح به إلى عدد قليل فقط من مستنداتك، فقد يتمكن من استخدامها ضدك.
تخزين المستندات الورقية
فيما يتعلق بأمور مثل الإقرارات الضريبية والإيصالات وكشوف الاستثمارات، قد تكون لديك نسخ ورقية تحتاج إلى أن تكون سهلة العثور وآمنة في الوقت نفسه. وأحد الحلول الممكنة هو شراء خزنة صغيرة يمكنك تثبيتها بالأرض، لتحافظ على مستنداتك آمنة وفي مكان واحد. وقد اعتاد الناس تاريخيًا أيضًا استئجار صناديق الأمانات في البنوك (وقد تكلف الصغيرة منها نحو 60 دولارًا سنويًا)، وهي مقايضة بين أمان شديد وعدم الراحة الناتجة عن الحاجة إلى زيارة البنك شخصيًا ودفع الرسوم السنوية.
تخزين المستندات الإلكترونية
إن الحفاظ على ملفاتك الإلكترونية آمنة من المخترقين وممارسي التصيّد مهمة أكثر صعوبة بكثير. توجد عشرات الطرق للحفاظ على سجلاتك آمنة، لكن هذه هي القواعد الأكثر شيوعًا التي ينبغي اتباعها:
القاعدة رقم 1: لا تشارك معلومات تسجيل الدخول الخاصة بك
على خلاف ما تُظهره الأفلام، فإن معظم «الاختراق» لا يتم عبر إجبار خوارزميات معقدة على اختراق حاسوب مركزي، بل غالبًا لأن شخصًا ما يشارك كلمة مرور مع شخص لا ينبغي له ذلك. وهذا لا يقتصر على كلمات المرور فقط، بل يشمل المعلومات الأخرى أيضًا — لا تعطِ أبدًا أرقام حساباتك أو أرقام بطاقات الائتمان أو أسماء المستخدمين أو كلمات المرور عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني. وإذا اضطررت فعلًا إلى مشاركة اسم مستخدم و/أو كلمة مرور (مثل مشاركة حساب مع مجموعة)، فتأكد من أن اسم المستخدم وكلمة المرور لا تستخدمهما في أي مواقع أخرى.
القاعدة رقم 2: لا تعِد استخدام كلمة المرور الخاصة بك
لا يمكنك معرفة المواقع التي تستخدمها دع المسؤولين يرون كلمة مرورك، وأيّها يستخدم التشفير المناسب. وإذا كنت تعيد استخدام أسماء المستخدمين وكلمات المرور نفسها في أماكن كثيرة، فإنك تزيد احتمال أن يسرق موظف ساخط البيانات ويخترق حساباتك الأخرى.
القاعدة رقم 3: غيّر كلمات المرور الخاصة بك كثيرًا
حتى أقوى كلمة مرور فريدة في العالم تبقى عرضة لبرامج تسجيل ضغطات المفاتيح — وهي نوع من البرمجيات الخبيثة التي تسجل كل ضغطة مفتاح تقوم بها، وترسلها إلى منشئ الفيروس. وحتى إذا لم يكن لديك برنامج تسجيل ضغطات المفاتيح على جهازك المنزلي (والذي يمكن أن يبقى مخفيًا لأشهر أو سنوات قبل أن «يُفعَّل»)، فمن الممكن أن يكون موجودًا على جهاز في معمل حاسوب أو على جهاز عام قد تستخدمه. ويُعد تغيير كلمات المرور كل بضعة أشهر طريقة جيدة للحفاظ على أمانها.
القاعدة رقم 4: اختر كلمات مرور يصعب تخمينها
اجعل من الصعب على أي شخص أن يدخل إلى حسابك بمجرد التخمين، أو على هاكر يجرب تركيبات عشوائية من الحروف حتى ينجح في الدخول.هذا الكوميكس يوضح هذا لا يعني أنه يجب أن يكون شيئًا صعب التذكر، لكن لا توجد «مفتاح ذهبي» يضمن بقاء كلمات مرورك آمنة.
نصائح وحيل أخرى للسجلات المالية
اطّلع على خدمات إدارة الحسابات التي يمكن لبعض المؤسسات المالية تقديمها
إذا كان تتبّع كل شيء يبدو أمرًا مرهقًا، فانظر إلى أنواع الخدمات التي يمكن أن «تجمعها» لك المصرف أو أي مؤسسة مالية أخرى. على سبيل المثال، من الشائع جدًا أن يكون لدى الشخص حسابات التوفير والجاري، ومحفظة استثمارية، ورهن عقاري، وبطاقة ائتمان كلها لدى المصرف نفسه، وبذلك يستطيع الوصول إلى كل تلك السجلات المالية عبر البوابة الإلكترونية للمصرف.
تمنحك هذه الطريقة ميزة الراحة، لكنها تحمل أيضًا بعض العيوب الجسيمة. فعلى سبيل المثال، إذا سُرق منك كلمة المرور الخاصة بهذه الخدمة المصرفية الإلكترونية، فقد تفقد الوصول إلى كل شيء دفعة واحدة، ما يسبب صداعًا هائلًا وربما يكلفك عشرات الآلاف من الدولارات.
وبما أنك لا تبحث عن أفضل المعدلات في حساباتك المختلفة (فائدة مرتفعة لمدخراتك، ومنخفضة لبطاقة الائتمان والرهن العقاري، وأقل الرسوم الممكنة لحساباتك الجارية والاستثمارية)، فمن المرجح جدًا أيضًا أنك ستحصل على «قيمة أقل مقابل أموالك» مقارنةً بما لو كنت تبحث عن كل خدمة على حدة.
قم بزيارة متخصصي الضرائب أو المستشارين الماليين
حتى لو لم تفعل ذلك كل عام، فإن تخصيص بعض الوقت لزيارة مختص قد يوفر عليك كثيرًا من المال على المدى البعيد. فعلى سبيل المثال، يمكنه مساعدتك في معرفة متى تحتاج إلى الاحتفاظ بالإيصالات ومتى لا تحتاج، مما يوفر عليك كثيرًا من الوقت والجهد في التنظيم، كما سيساعدك على معرفة الطريقة الدقيقة لاستخدامها للمطالبة بجميع الاعتمادات الضريبية الممكنة.
قد تتمكن من تذكّر الأساسيات — فإذا كانت لديك نفقة تُستخدم أساسًا للعمل، فربما يمكنك المطالبة بائتمان ضريبي عليها. ومع ذلك، قد لا تعرف الإجراءات الدقيقة للمطالبة بالوقت الذي استخدمت فيه سيارتك أثناء العمل، أو ما إذا كان بإمكانك المطالبة بإعفاءات ضريبة المبيعات على أعمال التجديد الجديدة في منزلك. إن مقابلة مختص ضرائب أو مستشار مالي هي أسهل طريقة للتعامل مع تعقيدات الإجراءات البيروقراطية والحصول على أقصى استفادة من إقراراتك الضريبية، وتقليل الوقت والبحث اللذين تحتاج إلى تخصيصهما لسجلاتك المالية من وقتك الحر.
