السجلات المالية هي ما تستخدمه لتسهيل معرفة أين توجد كل أموالك وأصولك، وبالضبط كم تملك منها في أي وقت معين.
وهي ليست مستندًا واحدًا، ولا حتى نوعًا واحدًا من المستندات. في الواقع، لن تبدو السجلات المالية لمعظم الناس مثل سجلات أي شخص آخر، لأن لكل شخص طرقه الفريدة في تنظيم معلوماته بحيث تكون أكثر سهولة في الوصول إليه.
أساسيات السجلات المالية
تعود فائدة السجلات المالية إلى أسباب كثيرة، لكنها تندرج عمومًا ضمن فئتين. أولًا، تجعل التخطيط المالي أسهل بكثير، ولا سيما إدارة الادخار والاستثمار. ثانيًا، قد تكون مهمة للغاية، وغالبًا ما تكون مطلوبة قانونيًا، لأغراض ضريبية.
التخطيط المالي
عندما تبني خططك المالية أو تطورها وتضع أهدافًا مالية جديدة، عليك أن تبدأ بسجلات مالية دقيقة حتى تعرف بالضبط من أين تبدأ، وتعرف بدقة متى تكون قد وصلت إلى أهدافك. على سبيل المثال، إذا كنت تريد ادخار 300 دولار خلال الأشهر الأربعة المقبلة، فعليك أن تعرف مقدار المال الذي لديك الآن، وبعد 3 أشهر ستحتاج إلى أن تكون قادرًا على إجراء القياسات نفسها.
إذا كان رصيدك البنكي الحالي 250 دولارًا وتريد الادخار حتى تصل إلى 400 دولار، فسيكون هدفك الادخاري هو كسب أموال إضافية أو تقليل نفقاتك للوصول إلى ذلك. أما إذا وجدت شيكًا غير مُصرَّف بقيمة 150 دولارًا من عيد ميلادك الأخير في كومة أوراق على مكتبك وأودعته في حسابك، فستصل إلى هدف 400 دولار دون أن تنجز شيئًا فعليًا. وهذا مثال على كيف يمكن لسوء السجلات المالية أن يعيق قدرتك على تحديد أهدافك وتحقيقها.
الضرائب
في الصورة: المال الذي لا يمكنك استرداده لأنك لم تحتفظ بإيصالك
يقدّر معظم الناس امتلاك سجلات مالية جيدة عندما يحين وقت تقديم الإقرارات الضريبية. ويعتقد كثيرون أن معظم الأشياء التي تنفق عليها المال طوال العام، مثل تجديد تسجيل السيارة، والزيّ العملي، وبعض أنواع الفوائد على القروض، يمكن خصمها جميعًا من الضرائب — وهذا صحيح إلى حد ما، ولكن فقط إذا احتفظت بالإيصالات والسجلات الخاصة بكل تلك المدفوعات.
أنواع السجلات المالية
هناك عشرات الأنواع من السجلات، لكن الأهم هو الحفاظ على تنظيمها جميعًا. يمكنك تقسيم كل سجلاتك إلى مجموعتين كبيرتين: «السجلات الأولية» (التي ستكون متنوعة جدًا ومتناثرة)، و«السجلات الثانوية» (التي ستحتفظ بها عادةً بنفسك للحفاظ على تنظيم سجلاتك الأولية).
السجلات الأساسية
الإيصالات
إذا كنت تريد المطالبة بأي إعفاءات ضريبية، فسيتعين عليك تتبّع إيصالاتك بعناية. فهي أبسط سجل مالي موجود، مجرد ورقة تثبت أن معاملة قد تمت.
بحسب مكان إقامتك، ينبغي لك دائمًا الاحتفاظ بإيصالات المشتريات الكبيرة (مثل عقد بيع سيارتك). كما تقدم كثير من المدن إعفاءات ضريبية إذا كنت تستخدم وسائل النقل العام، لذا فمن الجيد أيضًا الاحتفاظ بتلك الإيصالات.
وهي مفيدة أيضًا للاحتفاظ بها بعد انتهاء الغرض الضريبي. فعلى سبيل المثال، غالبًا ما تُطلب فواتير الخدمات والإيصالات بوصفها «إثباتًا للعنوان» عندما ترغب في فتح حساب مصرفي. وإذا نشأ نزاع لاحقًا بشأن فاتورة قيل إنها دُفعت، فإن وجود إيصال يمكن أن يحسم المشكلة فورًا، بينما قد يكون إثبات العكس عملية طويلة وممتدة.
السجلات المصرفية
سيكون حسابك المصرفي أحد أهم مصادر السجلات المالية لديك. عادةً ما يُحفَظ سجل معاملاتك بالكامل لعدة سنوات، بما في ذلك كل شيك تكتبه، إلى جانب أرصدة حسابك الحالية. وإذا لم يكن لديك إيصال لدفعة ما (على سبيل المثال، إذا كنت تكتب شيك إيجار كل شهر)، فلا يزال بإمكانك أن تجد سجلًا لتلك المعاملة في حسابك المصرفي.
ستتوفر لديك سجلات مختلفة بحسب أنواع الحسابات المختلفة. فعلى سبيل المثال، إذا كان لديك حساب توفير، فقد تكون لديك سجلات أكثر عن مبالغ الإيداع وتواريخها، مع الفائدة المركبة المتراكمة. وإذا كان لديك حساب جاري (أو «حسابًا جاريًا»)، فستكون لديك الأرصدة المتاحة الحالية، إلى جانب سجل معاملات الشيكات، ومشتريات بطاقة الخصم، والسحوبات من أجهزة الصراف الآلي. وستكون سجلاتك المصرفية موردًا لا يقدَّر بثمن عندما تبني خطة الإنفاق الخاصة بك وتعدّلها.
تقارير الدخل
تقارير الدخل لديك هي بيانات توضح مقدار المال الذي كسبته، وعادةً ما تتضمن أيضًا مقدار ضريبة الدخل والضمان الاجتماعي التي دفعتها في سنة معينة. وأكثر هذه النماذج شيوعًا هو نموذج W-2 في الولايات المتحدة، لكن قد تكون لديك نماذج أخرى إذا كنت تعمل لحسابك الخاص أو تقوم بأعمال جانبية متفرقة من حين لآخر. وهذه النماذج ضرورية لتقديم ضرائبك، لكنها مفيدة أيضًا لمعرفة كيف يتطور دخلك مع مرور الوقت.
بيانات الاستثمار
إذا كانت لديك أي أسهم أو سندات أو استثمارات أخرى، فستتلقى أيضًا كشوفات حساب منتظمة من وسيطك. وستتضمن هذه الكشوف أرصدةك النقدية (المتاحة للسحب أو لشراء المزيد من الأوراق المالية)، وصافي القيمة السوقية الإجمالية لمحفظتك، ومقدار أي أرباح موزعة تلقيتها، وإجمالي مصروفات استثماراتك (وهذا يكون مهمًا بشكل خاص مع صناديق الاستثمار المشتركة). وتُعد كشوفات استثماراتك ضرورية لأغراض الضرائب. وعلى خلاف المطالبة بالخصومات مقابل الإيصالات، فأنت ملزم قانونًا بالإبلاغ عن أي دخل استثماري تتلقاه، لذا فإن سهولة الوصول إلى هذه المستندات ستكون أمرًا أساسيًا.
جرد الممتلكات الشخصية
وعلى خلاف السجلات الأساسية الأخرى، فهذا سجل ستقوم بإعداده والاحتفاظ به بنفسك. إن جرد ممتلكاتك الشخصية 
هو في الأساس قائمة بما تملكه، ومكان وجوده، والقيمة التقديرية له. ويبدو هذا بسيطًا إلى حد كبير عندما تكون لا تزال في الدراسة، لكن هناك أكثر من حالة قليلة من مبالغ كبيرة من النقود مخبأة ومنسية. كما أن جرد ممتلكاتك الشخصية، بخلاف السجلات الأخرى، لا يُستخدم لأغراض الضرائب. والفائدة الرئيسية من الاحتفاظ به وتحديثه هي التنظيم فحسب — فمعرفة المكان الدقيق لأغراضك، ومدى قيمتها، يمكن أن تكون مفيدة جدًا عندما تتغير ظروف حياتك وتريد بيع الأشياء التي لم تعد تستخدمها أو ربما نسيتها. تزدهر صناعة وحدات التخزين ذاتية الخدمة على أشخاص يدفعون شهريًا للاحتفاظ بأشياء لا يستخدمونها بانتظام!
السجلات المالية الثانوية
أما سجلاتك المالية الثانوية فهي عادة مجرد قوائم أكبر، تجمع سجلاتك الأساسية المختلفة في مستندات سهلة القراءة للرجوع إليها شخصيًا. وغالبًا ما تكون هذه تقارير تجمعها بنفسك، لكن هناك بعض الحالات التي تُنشأ فيها تلقائيًا.
إقرارات ضريبة الدخل
بعد أن تقدم إقرارك الضريبي، احتفظ بنسخة للرجوع إليها لاحقًا. ويشمل ذلك أيضًا أي إيصالات لديك للضرائب المدفوعة — فقد تكون مهمة جدًا إذا خضعت للتدقيق يومًا ما. ومن الناحية القانونية، ينبغي أن تحتفظ بجميع الإقرارات الضريبية والإيصالات لمدة 7 سنوات، لكن قد يكون من المفيد الاحتفاظ بها لفترة أطول إذا كنت ترغب أحيانًا في العمل على التخطيط المالي طويل الأجل.
بيان صافي الثروة
«صافي ثروتك» هو في الأساس مجموع جميع أصولك مطروحًا منه جميع التزاماتك، في مستند واحد. وهنا تجمع جرد ممتلكاتك الشخصية، وقيم الاستثمارات، وأرصدة الحسابات البنكية، والنقود التي خبأتها في مخبأ تحت الأرض في الصحراء، ثم تطرح الأرصدة المستحقة على بطاقات الائتمان، وقروض الطلاب، وقروض السيارة، ورهون المنزل. ينبغي أن يكون هذا مستندًا من صفحة واحدة تقوم بتحديثه كل بضعة أشهر ليساعدك على رؤية وضعك المالي الكامل في مكان واحد.
سجلات المصروفات الشخصية
قد ينتهي بك الأمر إلى تجميع عشرات الإيصالات في فترة زمنية قصيرة نسبيًا. وكل بضعة أشهر، حاول جمعها معًا والاحتفاظ بها في مكان آمن (على سبيل المثال، تُحفظ جميع إيصالات «يناير – مارس 2016» في ملف داخل خزنة مقاومة للحريق). وأثناء القيام بذلك، انسخ المبالغ وسبب الشراء في جدول بيانات إكسل. سيسهل ذلك معرفة كم أنفقت وأين أنفقت لاحقًا. إضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام جدول البيانات للعثور بسرعة وسهولة على الإيصال الأصلي لاحقًا إذا احتجت إليه. ومن خلال حفظ جميع إيصالاتك بانتظام، تقل احتمالية ضياع أي منها أو التخلص منها عن طريق الخطأ. والقيام بذلك بانتظام مهم لتجنب تراكم الأعمال المؤجلة (ولكي لا تضطر إلى قضاء فترة بعد الظهر كاملة في حفظ إيصالاتك بدلًا من بضع دقائق كل بضعة أسابيع).
الحفاظ على سجلاتك آمنة
والآن بعد أن أصبحت لديك كل هذه المعلومات، فإن همّك الأساسي هو إبقاؤها آمنة. سرقة الهوية مشكلة كبيرة، وإذا تمكن أحدهم من الوصول غير المصرح به إلى بضعة مستندات فقط من مستنداتك، فقد يتمكن من استخدامها ضدك.
حفظ المستندات الورقية
بالنسبة لأشياء مثل إقراراتك الضريبية وإيصالاتك وكشوفات استثماراتك، قد تكون لديك نسخ ورقية تحتاج إلى أن تكون سهلة العثور وآمنة في الوقت نفسه. أحد الحلول الممكنة هو شراء خزنة صغيرة يمكن تثبيتها بالأرضية، بحيث تبقي مستنداتك آمنة وفي مكان واحد. ومنذ زمن، كان الناس أيضًا يستأجرون صناديق الأمانات في البنوك (وقد تكلف الصغيرة منها نحو 60 دولارًا سنويًا)، وهو حل يوازن بين درجة عالية جدًا من الأمان وما يرافقه من إزعاج الحاجة إلى زيارة البنك شخصيًا ودفع الرسوم السنوية.
حفظ المستندات الإلكترونية
إن الحفاظ على ملفاتك الإلكترونية آمنة من المخترقين ومرسلي رسائل التصيّد أمر أكثر صعوبة بكثير. وهناك عشرات الطرق للحفاظ على سجلاتك آمنة، لكن هذه هي القواعد الأكثر شيوعًا التي ينبغي اتباعها:
القاعدة رقم 1: لا تشارك معلومات تسجيل الدخول الخاصة بك
على خلاف ما تُظهره الأفلام، فإن معظم «الاختراق» لا يحدث عبر إجبار خوارزميات حاسوبية معقدة على اختراق نظام رئيسي، بل يحدث عادة فقط لأن شخصًا ما يشارك كلمة مرور مع شخص لا ينبغي أن يشاركها معه. وهذا لا ينطبق على كلمات المرور فحسب، بل على المعلومات الأخرى أيضًا — لا تُعطِ أبدًا أرقام حساباتك أو أرقام بطاقات الائتمان أو أسماء المستخدمين أو كلمات المرور عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني. وإذا كان لا بد من مشاركة اسم مستخدم و/أو كلمة مرور (مثل مشاركة حساب مع مجموعة، على سبيل المثال)، فتأكد من أن اسم المستخدم وكلمة المرور اللذين تشاركهُما لا تستخدمهما في أي مواقع أخرى.
القاعدة رقم 2: لا تعِد استخدام كلمة مرورك
لا يمكنك معرفة أي المواقع التي تستخدمها دع المسؤولين يرون كلمة مروركوأيها يستخدم التشفير المناسب. وإذا كنت تعيد استخدام الأسماء نفسها وكلمات المرور نفسها في أماكن كثيرة، فأنت تزيد من احتمال أن يسرق موظف ساخط البيانات ويخترق حساباتك الأخرى.
القاعدة رقم 3: غيّر كلمات مرورك كثيرًا
حتى أكثر كلمات المرور أمانًا وتميزًا في العالم تكون عرضة لبرامج تسجيل المفاتيح، وهي نوع من البرمجيات الفيروسية التي تسجل كل ضغطة مفتاح تقوم بها، ثم ترسلها إلى مُنشئ الفيروس. حتى إذا لم يكن لديك برنامج تسجيل مفاتيح على جهازك المنزلي، وهو ما قد يظل مخفيًا لأشهر أو لسنوات قبل أن يُفعَّل، فمن الممكن أن يكون موجودًا على جهاز في مختبر حاسوب أو على حاسوب عام قد تستخدمه. ويُعد تغيير كلمات المرور كل بضعة أشهر وسيلة جيدة للحفاظ على أمانها.
القاعدة رقم 4: اختر كلمات مرور يصعب تخمينها
اجعل من الصعب على أي شخص أن يدخل إلى حسابك بمجرد التخمين، أو على مخترق يحاول ببساطة تركيبات عشوائية من الحروف حتى ينجح في الدخول.تُوضّح هذه القصة المصوّرة على الويب وهذا لا يعني أنه يجب أن يكون شيئًا صعب التذكر، لكن لا توجد «مفتاح ذهبي» يضمن بقاء كلمات مرورك آمنة.
نصائح وحيل أخرى للسجلات المالية
اطّلع على خدمات إدارة الحسابات التي يمكن أن تقدمها بعض المؤسسات المالية
إذا كان تتبع كل شيء يبدو أمرًا شاقًا، فانظر إلى أنواع الخدمات التي يمكن أن «يجمعها» بنكك أو مؤسستك المالية الأخرى. على سبيل المثال، من الشائع جدًا أن يكون لدى الشخص حسابات ادخار وجارٍ، ومحفظة استثمارية، ورهن عقاري، وبطاقة ائتمان جميعها لدى البنك نفسه، وبالتالي يستطيع الوصول إلى كل تلك السجلات المالية عبر البوابة الإلكترونية للبنك.
لذلك ميزة كبيرة من حيث الراحة، لكن هناك أيضًا بعض السلبيات الجدية. على سبيل المثال، إذا سُرقت كلمة مرورك لخدمة المصرفية الإلكترونية هذه، فقد تفقد الوصول إلى كل شيء دفعة واحدة، مما يسبب صداعًا هائلًا وربما يكلفك عشرات الآلاف من الدولارات.
وبما أنك لا تقارن العروض للحصول على أفضل الأسعار في حساباتك المختلفة — فائدة مرتفعة لمدخراتك، ومنخفضة لبطاقة الائتمان والرهن العقاري، وأقل الرسوم الممكنة لحساباتك الجارية والاستثمارية — فمن المرجح جدًا أيضًا أن تحصل على «قيمة أقل مقابل أموالك» مقارنةً بما لو بحثت عن كل خدمة على حدة.
زر متخصصي الضرائب أو المستشارين الماليين
حتى إذا لم تفعل ذلك كل عام، فإن تخصيص بعض الوقت لزيارة مختص قد يوفر عليك الكثير من المال على المدى الطويل. على سبيل المثال، يمكنهم مساعدتك في معرفة متى تحتاج إلى الاحتفاظ بالإيصالات ومتى لا تحتاج، مما يوفر عليك الكثير من الوقت والجهد في التنظيم، كما سيساعدونك على معرفة الطريقة الدقيقة لاستخدامها للمطالبة بكل الإعفاءات الضريبية الممكنة.
قد تكون قادرًا على تذكر الأساسيات — فإذا كان لديك مصروف يُستخدم أساسًا للعمل، فغالبًا يمكنك المطالبة بإعفاء ضريبي عليه. ومع ذلك، قد لا تعرف الإجراء الدقيق للمطالبة بالوقت الذي استخدمت فيه سيارتك أثناء العمل، أو إن كان بإمكانك المطالبة بإعفاءات من ضريبة المبيعات على التجديدات الجديدة في منزلك. إن لقاء مختص ضرائب أو مستشار مالي هو أسهل طريقة للتنقل عبر متاهة الإجراءات البيروقراطية والحصول على أقصى استفادة من إقراراتك الضريبية، وتقليل مقدار الوقت والبحث الذي تحتاج إلى قضائه على سجلاتك المالية من وقتك الخاص.
