Finantsandmed on see, mida kasutad, et hõlpsasti teada, kus kogu sinu raha ja varad asuvad ning kui palju sul täpselt mingil ajahetkel on.
Need ei ole üks dokument ega isegi mitte üks dokumentide liik. Tegelikult ei näe enamiku inimeste finantsandmed välja samasugused kui kellegi teise omad, sest iga inimene korraldab oma teavet talle kõige paremini sobival viisil, et see oleks võimalikult kergesti leitav.
Finantsdokumentide põhitõed
Sinu finantsandmed on kasulikud paljudel põhjustel, kuid üldiselt jagunevad need kahte kategooriasse. Esiteks muudavad need finantsplaneerimise märksa lihtsamaks, eriti säästude ja investeeringute haldamise. Teiseks võivad need maksuasjades olla äärmiselt olulised ning sageli ka seadusega nõutud.
Finantsplaneerimine
Kui sa koostad või arendad oma finantsplaane ja sead uusi finantseesmärke, pead alustama täpsetest finantsandmetest, et teadaksid täpselt, millest sa alustad, ja saaksid kindlalt aru, millal oled oma eesmärkideni jõudnud. Näiteks kui tahad järgmise 4 kuuga säästa 300 dollarit, pead teadma, kui palju raha sul praegu on, ning 3 kuu pärast pead suutma teha samad mõõtmised.
Kui sinu praegune pangajääk on 250 dollarit ja sa tahad säästa kuni 400 dollarit, oleks sinu säästueesmärk teenida lisaraha või kärpida oma kulutusi, et selleni jõuda. Kui aga leiad oma laualt paberihunnikust sularahaks tegemata 150-dollarise tšeki, mille said oma viimasel sünnipäeval, ja kannad selle oma kontole, jõuad selle 400 dollari piirini tegelikult midagi saavutamata. See on üks näide sellest, kuidas kehvad finantsandmed takistavad sul oma eesmärke seada ja nendeni jõuda.
Maksud
Pildil: raha, mida sa ei saa tagasi, sest sa ei säilitanud kviitungit
Enamik inimesi hindab häid finantsandmeid siis, kui on aeg maksudeklaratsioone esitada. Paljud arvavad, et suurem osa asjadest, millele nad aasta jooksul raha kulutavad — näiteks auto registreeringu uuendamine, tööriided ja teatud liiki laenuintressid — saab kõik maksudest maha arvata; teatud määral see ongi tõsi, kuid ainult siis, kui oled säilitanud kõigi nende maksete kviitungid ja kirjed.
Finantsdokumentide tüübid
Kirjeid on kümneid eri liike, kuid tähtis on hoida need kõik korras. Sa võid jagada kõik oma kirjed kahte suurde rühma — „esmased“ kirjed (mis on väga mitmekesised ja laiali hajutatud) ning „teisased“ kirjed (mida sa üldjuhul ise haldad, et hoida esmased kirjed korrastatuna).
Esmased dokumendid
Kviitungid
Kui tahad taotleda mingeid maksusoodustusi, pead oma kviitungeid hoolikalt jälgima. Need on kõige algelisemad finantskirjed üldse — lihtsalt paberitükk, mis näitab, et tehing on toimunud.
Sõltuvalt sellest, kus sa elad, peaksid alati säilitama suurte ostude kviitungid (näiteks oma auto ostu-müügilepingu). Paljud linnad pakuvad ka maksusoodustusi, kui kasutad ühistransporti, seega on mõistlik ka nende sõitude kviitungid alles hoida.
Need on kasulikud ka pärast maksude esitamise aega. Näiteks kommunaalarved ja kviitungid on sageli nõutud kui „aadressitõend“, kui tahad avada pangakontot. Kui satud hiljem arve tasumisega seotud vaidlusse, võib kviitung probleemi kohe lahendada, samal ajal kui vastupidise tõendamine võib olla pikk ja veniv protsess.
Panga väljavõtted
Sinu pangakonto on üks tähtsamaid finantsandmete allikaid. Tavaliselt säilitatakse kogu sinu tehinguajalugu paar aastat (sealhulgas iga tšekk, mille sa välja kirjutad), koos sinu praeguste kontojääkidega. Kui sul ei ole makse kohta kviitungit (näiteks kui kirjutad iga kuu üüritšeki), võib sinu pangakontol siiski olla selle tehingu kirje.
Sõltuvalt kontotüübist on sul saadaval erinevad kirjed. Näiteks kui sul on säästukonto, võib sul olla rohkem kirjeid sissemakse summade ja kuupäevade kohta koos koguneva liitintressiga. Kui sul on arvelduskonto (või „jooksev“ konto), on sul olemas praegused kasutatavad jäägid ning tehinguajalugu, mis hõlmab tšekke, deebetkaarditehinguid ja pangaautomaatidest tehtud väljamakseid. Sinu pangakirjed on hindamatu allikas, kui koostad ja muudad oma kulutuskava.
Tuluaruanded
Sinu sissetulekuaruanded on väljavõtted, mis näitavad, kui palju raha oled teeninud, tavaliselt koos sellega, kui palju tulumaksu ja sotsiaalkindlustusmakseid oled antud aastal tasunud. Neist kõige tavalisem on Ameerika Ühendriikides W-2 vorm, kuid sul võib olla ka teisi, kui oled füüsilisest isikust ettevõtja või teed aeg-ajalt kõrvalt juhutöid. Need on vajalikud maksudeklaratsiooni esitamiseks, kuid on kasulikud ka selleks, et näha, kuidas sinu sissetulek aja jooksul muutub.
Investeerimisväljavõtted
Kui teil on aktsiaid, võlakirju või muid investeeringuid, saate oma maaklerilt ka regulaarseid kontoväljavõtteid. Seal kajastuvad teie rahajäägid (mis on kättesaadavad väljamaksmiseks või lisaväärtpaberite ostmiseks), teie portfelli kogupuhas turuväärtus, saadud dividendide summa ja teie investeeringute kogukulud (see on kõige olulisem investeerimisfondide puhul). Teie investeerimisväljavõtted on maksustamise seisukohast hädavajalikud. Erinevalt kuludokumentide alusel mahaarvamiste taotlemisest olete seadusega kohustatud deklareerima kogu saadud investeerimistulu, seega on oluline, et need dokumendid oleksid hõlpsasti kättesaadavad.
Isikliku vara inventar
Erinevalt teistest põhidokumentidest koostate ja hoiate seda ise. Teie isiklik vara inventar 
on põhimõtteliselt nimekiri sellest, mis teil on, kus see asub ja kui suur on selle hinnanguline väärtus. See tundub üsna lihtne seni, kuni te veel koolis käite, kuid on rohkem kui paar juhtumit, kus suured rahasummad, mis on peitu pandud ja ununenud. Samuti erinevalt teistest dokumentidest ei kasutata teie isikliku vara inventari maksustamisel. Selle pidamise ja ajakohasena hoidmise peamine kasu on puhtalt korralduslik – teada täpselt, kus teie asjad on ja kui palju need väärt on, võib olla väga kasulik siis, kui teie elutingimused muutuvad ning te soovite müüa (või ära anda) asju, mida te enam ei kasuta või mille olete võib-olla sootuks unustanud. Isehoiustamise hoiuruumide tööstus õitseb tänu inimestele, kes teevad igakuiseid makseid selleks, et säilitada asju, mida nad regulaarselt ei kasuta!
Teisesed finantsdokumendid
Teie teisesed finantsdokumendid on tavaliselt lihtsalt mahukamad loendid, mis koondavad teie erinevad esmased dokumendid lihtsasti loetavateks dokumentideks teie enda isiklikuks kasutamiseks. Tavaliselt on need aruanded, mille koostaksite ise, kuid mõnel juhul võivad need olla ka automaatselt genereeritud.
Tulumaksudeklaratsioonid
Pärast tuludeklaratsiooni esitamist hoidke sellest koopiat hilisemaks kasutamiseks alles. See hõlmab ka kõiki maksude tasumist tõendavaid kviitungeid – need võivad olla väga olulised, kui teid kunagi auditeeritakse. Seaduse järgi peaksite kõiki maksudeklaratsioone ja kviitungeid säilitama 7 aastat, kuid kasulik võib olla neid hoida kauem, kui soovite aeg-ajalt tegeleda pikaajalise finantsplaneerimisega.
Varade ja kohustuste aruanne
Teie „netoväärtus” on põhimõtteliselt ühe dokumendi kujul kõigi teie varade summa, millest on lahutatud kõik teie kohustused. Siia lisate oma isikliku vara inventari, investeeringute väärtused, pangajäägid ja sularaha, mille olete kõrbe punkrisse peitnud, ning lahutate tasumata krediitkaardivõlad, õppelaenud, autolaenud ja kodulaenud. See peaks olema ühe lehekülje pikkune dokument, mida uuendate iga paari kuu tagant ning mis aitab teil näha kogu oma rahalist olukorda ühes kohas.
Isiklike kulude arvestus
Võib juhtuda, et kogute üsna lühikese aja jooksul kokku kümneid kviitungeid. Iga paari kuu tagant proovige need rühmitada ja hoida neid kindlas kohas (näiteks kõik kviitungid perioodi „jaanuar – märts 2016” kohta kaustas tulekindlas seifis). Selle käigus kandke summad ja ostu põhjus Exceli arvutustabelisse. See teeb hiljem lihtsaks näha, kui palju ja mille peale te kulutasite. Lisaks saate oma arvutustabeli abil kiiresti ja hõlpsalt leida hiljem vajaduse korral algse kviitungi. Kviitungite korrapärane arhiveerimine vähendab tõenäosust, et mõni neist kaob või visatakse kogemata ära. Seda regulaarselt teha on oluline, et vältida mahajäämust (ja seega olukorda, kus peate kviitungite arhiveerimisele kulutama terve pärastlõuna, mitte mõne minuti iga paari nädala tagant).
Oma dokumentide turvalisena hoidmine
Nüüd, kui teil on kogu see teave olemas, on teie peamine mure selle turvalisus. Identiteedivargus on suur probleem ning kui kellelgi õnnestuks saada volitamata juurdepääs vaid mõnele teie dokumendile, võiks ta seda teie vastu kasutada.
Paberdokumentide säilitamine
Asjade puhul nagu teie maksudeklaratsioonid, kviitungid ja investeerimisväljavõtted, võivad teil olla paberkoopiad, mis peavad olema nii kergesti leitavad kui ka turvaliselt hoiustatud. Üks võimalus on osta väike seif, mille saate põranda külge kinnitada, hoides oma dokumendid turvaliselt ja kõik ühes kohas. Varem on inimesed kasutanud ka seifikarpe (väiksemad võivad maksta umbes 60 dollarit aastas), mis on väga kõrge turvalisuse ja ebamugavuse kompromiss, kuna tuleb panka kohapeale minna ja maksta aastatasu.
Elektrooniliste dokumentide säilitamine
Arvutifailide hoidmine häkkerite ja õngitsejate eest kaitstuna on palju keerulisem ülesanne. Dokumentide turvalisena hoidmiseks on kümneid viise, kuid need on kõige levinumad reeglid, millest kinni pidada:
Reegel nr 1: ära jaga oma sisselogimisandmeid
Vaatamata sellele, mida filmid näitavad, ei tehta enamikku „häkkimistest” mitte keerukate arvutialgoritmide jõuga peamisse infosüsteemi murdmise teel, vaid tavaliselt lihtsalt seetõttu, et keegi jagab parooli inimesega, kellega ta ei peaks seda jagama. See kehtib mitte ainult paroolide, vaid ka muu teabe kohta – ärge kunagi andke oma kontonumbreid, krediitkaardinumbreid, kasutajanimesid ega paroole telefoni teel või e-kirja teel. Kui teil on absoluutselt vaja kasutajanime ja/või parooli jagada (näiteks konto jagamisel grupiga), veenduge, et see oleks kasutajanimi ja parool, mida te ei kasuta ühelgi teisel veebilehel.
Reegel nr 2: ära kasuta oma parooli uuesti
Te ei saa öelda, milliseid saite te kasutate las administraatoritel näha sinu parooli, ja millised kasutavad korralikku krüpteerimist. Kui kasutate samu kasutajanimesid ja paroole paljudes kohtades uuesti, suurendate tõenäosust, et pettunud töötaja varastab andmeid ja pääseb ligi teie teistele kontodele.
Reegel nr 3: vaheta oma paroole sageli
Isegi maailma kõige turvalisem ja ainulaadsem parool on haavatav klahvinuhkidele – teatud tüüpi viirusvarale, mis salvestab iga sinu vajutatud klahvi ja edastab selle viiruse loojale. Isegi kui sinu koduarvutis klahvinuhku ei ole (seda võidakse peita kuudeks või aastateks enne „aktiveerimist“), võib see olla arvutiklassi- või avalikus arvutis, mida kasutad. Paroolide vahetamine iga paari kuu tagant on hea viis neid kaitsta.
Reegel nr 4: vali raskesti äraarvatavad paroolid
Tee kellelgi raskeks sinu kontole lihtsalt sisse saada, kas äraarvamise teel või siis, kui häkker proovib lihtsalt juhuslikke tähekombinatsioone, kuni sisse saab.See veebikoomiks illustreerib See ei tähenda, et see peab olema midagi raskesti meeldejäävat, kuid puudub üks „kuldvõti“, mis tagaks, et sinu paroolid püsiksid turvalised.
Muud finantsdokumentide nipid ja soovitused
Vaadake, milliseid kontohaldusteenuseid mõned finantsasutused saavad pakkuda
Kui kõige jälgimisega tegelemine tundub hirmuäratav, uuri, milliseid teenuseid sinu pank või muu finantsasutus saab „pakendada“ kokku. Näiteks on väga tavaline, et inimesel on säästu- ja arvelduskonto, investeerimisportfell, kodulaen ja krediitkaart kõik sama panga kaudu ning seetõttu pääseb ta kõigile neile finantsandmetele ligi panga veebipõhise portaali kaudu.
Selle eelis on mugavus, kuid sellega kaasnevad ka mõned tõsised puudused. Näiteks kui selle veebipõhise pangateenuse parool varastatakse, võid korraga kaotada ligipääsu kõigele, mis tekitab suure peavalu ja võib potentsiaalselt maksta kümneid tuhandeid eurosid.
Kuna sa ei otsi oma eri kontode jaoks parimaid tingimusi (säästudel kõrge intress, krediitkaardil ja eluasemelaenul madal intress ning arveldus- ja investeerimiskontodel võimalikult väikesed tasud), saad suure tõenäosusega ka palju vähem „oma raha eest“ kui siis, kui otsiksid iga teenust eraldi.
Külastage maksuspetsialiste või finantsnõustajaid
Isegi kui sa ei tee seda igal aastal, võib mõne aja spetsialistiga kohtumiseks võtmine pikas plaanis säästa sulle palju raha. Näiteks saavad nad aidata sul aru saada, millal tuleb kviitungeid alles hoida ja millal mitte, säästes sulle korraldamisel palju aega ja peavalu, ning nad aitavad sul täpselt välja selgitada, kuidas neid kasutada kõigi võimalike maksusoodustuste taotlemiseks.
Võid põhitõed meeles pidada – kui sul on kulu, mis on peamiselt seotud tööga, saad sellelt tõenäoliselt maksusoodustust taotleda. Siiski ei pruugi sa teada täpset protsessi, kuidas arvestada aega, mil kasutasid autot töö ajal, või kas saad oma kodu uute renoveerimistööde puhul taotleda müügimaksuvabastust. Maksuspetsialisti või finantsnõustajaga kohtumine on lihtsaim viis orienteeruda bürokraatia meres ja saada oma maksutagastusest maksimum, minimeerides samal ajal seda aega ja uurimistööd, mida pead oma finantsdokumentidele oma vabast ajast kulutama.
