Τα οικονομικά αρχεία είναι ο τρόπος με τον οποίο μπορείς εύκολα να βλέπεις πού βρίσκονται όλα τα χρήματα και τα περιουσιακά σου στοιχεία, καθώς και ακριβώς πόσα έχεις, σε κάθε δεδομένη στιγμή.
Δεν αποτελούνται από ένα μόνο έγγραφο, ούτε καν από έναν μόνο τύπο εγγράφου. Στην πραγματικότητα, τα οικονομικά αρχεία των περισσότερων ανθρώπων δεν θα μοιάζουν με κανενός άλλου, επειδή ο καθένας έχει μοναδικούς τρόπους οργάνωσης των πληροφοριών του ώστε να είναι όσο το δυνατόν πιο προσβάσιμες για τον ίδιο.
Βασικά στοιχεία οικονομικών αρχείων
Τα οικονομικά σου αρχεία είναι χρήσιμα για πολλούς λόγους, αλλά γενικά εμπίπτουν σε δύο κατηγορίες. Πρώτον, κάνουν πολύ πιο εύκολο τον οικονομικό προγραμματισμό (ιδίως τη διαχείριση των αποταμιεύσεων και των επενδύσεών σου). Δεύτερον, μπορεί να είναι εξαιρετικά σημαντικά (και συχνά νομικά υποχρεωτικά) για φορολογικούς σκοπούς.
Οικονομικός προγραμματισμός
Όταν χτίζεις ή εξελίσσεις τα οικονομικά σου σχέδια και θέτεις νέους οικονομικούς στόχους, πρέπει να ξεκινάς με ακριβή οικονομικά αρχεία, ώστε να ξέρεις ακριβώς από πού ξεκινάς και να γνωρίζεις ακριβώς πότε έχεις φτάσει στους στόχους σου. Για παράδειγμα, αν θέλεις να αποταμιεύσεις 300 δολάρια μέσα στους επόμενους 4 μήνες, πρέπει να ξέρεις πόσα χρήματα έχεις τώρα, και σε 3 μήνες θα χρειαστεί να μπορείς να κάνεις τις ίδιες μετρήσεις.
Αν το τρέχον υπόλοιπο του τραπεζικού σου λογαριασμού είναι 250 δολάρια και θέλεις να αποταμιεύσεις ώστε να φτάσεις τα 400, ο στόχος αποταμίευσής σου θα ήταν να κερδίσεις επιπλέον χρήματα ή να περιορίσεις τα έξοδά σου για να το πετύχεις. Αν όμως βρεις μια ατιμολόγητη επιταγή αξίας 150 δολαρίων από τα τελευταία σου γενέθλια σε έναν σωρό χαρτιά στο γραφείο σου και την καταθέσεις στον λογαριασμό σου, θα πιάσεις τον στόχο των 400 δολαρίων χωρίς στην πραγματικότητα να έχεις πετύχει κάτι. Αυτό είναι ένα παράδειγμα του πώς τα ανεπαρκή οικονομικά αρχεία εμποδίζουν την ικανότητά σου να θέτεις και να πετυχαίνεις τους στόχους σου.
Φόροι
Εικόνα: τα χρήματα που δεν μπορείς να πάρεις πίσω επειδή δεν φύλαξες την απόδειξή σου
Οι περισσότεροι εκτιμούν τα καλά οικονομικά αρχεία όταν έρχεται η ώρα να υποβάλουν φορολογικές δηλώσεις. Πολλοί πιστεύουν ότι για τα περισσότερα πράγματα στα οποία ξοδεύεις χρήματα μέσα στη χρονιά, όπως η ανανέωση της άδειας κυκλοφορίας του αυτοκινήτου σου, οι στολές εργασίας και ορισμένοι τύποι τόκων από δάνεια, όλα μπορούν να εκπέσουν από τους φόρους σου — αυτό σε κάποιο βαθμό ισχύει, αλλά μόνο αν έχεις κρατήσει αποδείξεις και αρχεία για όλες αυτές τις πληρωμές.
Τύποι οικονομικών αρχείων
Υπάρχουν δεκάδες είδη αρχείων, αλλά το κλειδί είναι να τα κρατάς όλα οργανωμένα. Μπορείς να χωρίσεις όλα τα αρχεία σου σε δύο μεγάλες κατηγορίες — «Πρωτογενή» αρχεία (που θα είναι εξαιρετικά ποικίλα και διάσπαρτα) και «Δευτερογενή» αρχεία (τα οποία γενικά θα διατηρείς ο ίδιος για να κρατάς οργανωμένα τα πρωτογενή αρχεία σου).
Βασικά αρχεία
Αποδείξεις
Αν θέλεις να διεκδικήσεις οποιαδήποτε φορολογική ελάφρυνση, θα χρειαστεί να παρακολουθείς προσεκτικά τις αποδείξεις σου. Αυτές είναι το πιο βασικό οικονομικό αρχείο που υπάρχει: απλώς ένα κομμάτι χαρτί που δείχνει ότι έχει πραγματοποιηθεί μια συναλλαγή.
Ανάλογα με το πού ζείτε, θα πρέπει πάντα να φυλάτε τις αποδείξεις για μεγάλες αγορές (όπως το συμβόλαιο πώλησης του αυτοκινήτου σας). Πολλές πόλεις προσφέρουν επίσης φορολογικές εκπτώσεις αν χρησιμοποιείτε τα μέσα μαζικής μεταφοράς, οπότε είναι επίσης καλή ιδέα να κρατάτε και αυτές τις αποδείξεις.
Είναι επίσης χρήσιμες να τις κρατάτε και πέρα από τους φόρους σας. Για παράδειγμα, οι λογαριασμοί κοινής ωφέλειας και οι αποδείξεις συχνά απαιτούνται ως «αποδεικτικό διεύθυνσης» όταν θέλετε να ανοίξετε τραπεζικό λογαριασμό. Αν αργότερα προκύψει διαφωνία σχετικά με το αν ένας λογαριασμός έχει πληρωθεί, η ύπαρξη μιας απόδειξης μπορεί να δώσει αμέσως λύση στο πρόβλημα, ενώ η απόδειξη του αντίθετου μπορεί να είναι μια μακρά και χρονοβόρα διαδικασία.
Τραπεζικά αρχεία
Ο τραπεζικός σας λογαριασμός θα είναι μία από τις σημαντικότερες πηγές για τα οικονομικά σας αρχεία. Συνήθως, ολόκληρο το ιστορικό των συναλλαγών σας αποθηκεύεται για μερικά χρόνια (συμπεριλαμβανομένης κάθε επιταγής που εκδίδετε), μαζί με τα τρέχοντα υπόλοιπα του λογαριασμού σας. Αν δεν έχετε απόδειξη για μια πληρωμή (για παράδειγμα, αν κόβετε κάθε μήνα μια επιταγή ενοικίου), μπορείτε παρ’ όλα αυτά να έχετε καταγραφή αυτής της συναλλαγής στον τραπεζικό σας λογαριασμό.
Θα έχετε διαθέσιμα διαφορετικά αρχεία ανάλογα με τον τύπο του λογαριασμού. Για παράδειγμα, αν έχετε λογαριασμό ταμιευτηρίου, μπορεί να έχετε περισσότερα στοιχεία για τα ποσά και τις ημερομηνίες καταθέσεων, μαζί με τον συσσωρευμένο ανατοκισμό. Αν έχετε λογαριασμό όψεως (ή «τρέχοντα»), θα έχετε τα διαθέσιμα τρέχοντα υπόλοιπά σας, μαζί με το ιστορικό των επιταγών σας, των συναλλαγών με χρεωστική κάρτα και των αναλήψεων από ΑΤΜ. Τα τραπεζικά σας αρχεία θα αποτελέσουν ανεκτίμητο πόρο όταν χτίζετε και αλλάζετε το Σχέδιο Δαπανών σας.
Αναφορές εισοδήματος
Οι αναφορές εισοδήματός σας είναι καταστάσεις που δείχνουν πόσα χρήματα έχετε κερδίσει, συνήθως μαζί με το πόσο φόρο εισοδήματος και κοινωνικές εισφορές έχετε πληρώσει, σε ένα δεδομένο έτος. Η πιο συνηθισμένη από αυτές είναι το έντυπο W-2 στις Ηνωμένες Πολιτείες, αλλά μπορεί να έχετε και άλλα αν είστε αυτοαπασχολούμενος ή κάνετε περιστασιακά παράλληλες δουλειές. Αυτά είναι απαραίτητα για την υποβολή της φορολογικής σας δήλωσης, αλλά είναι επίσης χρήσιμα για να δείτε πώς εξελίσσεται το εισόδημά σας με την πάροδο του χρόνου.
Καταστάσεις επενδύσεων
Αν έχετε μετοχές, ομόλογα ή άλλες επενδύσεις, θα λαμβάνετε επίσης τακτικά καταστάσεις λογαριασμού από τον χρηματιστή σας. Σε αυτές θα περιλαμβάνονται τα ταμειακά σας υπόλοιπα (διαθέσιμα για ανάληψη ή για αγορά περισσότερων τίτλων), η συνολική καθαρή αγοραία αξία του χαρτοφυλακίου σας, το ποσό τυχόν μερισμάτων που έχετε λάβει, καθώς και το συνολικό κόστος των επενδύσεών σας (αυτό είναι πιο σημαντικό στα αμοιβαία κεφάλαια). Οι επενδυτικές σας καταστάσεις είναι απαραίτητες για φορολογικούς λόγους. Σε αντίθεση με τις εκπτώσεις που διεκδικούνται με αποδείξεις, έχετε νομική υποχρέωση να δηλώνετε κάθε επενδυτικό εισόδημα που λαμβάνετε, οπότε η άμεση πρόσβαση σε αυτά τα έγγραφα θα είναι ουσιώδης.
Απογραφή προσωπικής περιουσίας
Σε αντίθεση με τα άλλα βασικά αρχεία, αυτό είναι κάτι που θα δημιουργείτε και θα τηρείτε εσείς ο ίδιος. 
Το απόθεμα της προσωπικής σας περιουσίας μεγάλα ποσά μετρητών είναι κρυμμένα και ξεχασμέναείναι βασικά ένας κατάλογος με το τι έχετε, πού βρίσκεται και ποια είναι η εκτιμώμενη αξία του. Αυτό φαίνεται αρκετά απλό όσο είστε ακόμη στο σχολείο, αλλά υπάρχουν όχι λίγες περιπτώσεις όπου
Δευτερογενή οικονομικά αρχεία
Τα δευτερεύοντα οικονομικά σας αρχεία είναι συνήθως απλώς μεγαλύτερες λίστες, που συγκεντρώνουν τα διάφορα βασικά σας αρχεία σε εύκολα αναγνώσιμα έγγραφα για προσωπική σας αναφορά. Συνήθως πρόκειται για αναφορές που θα συντάξετε εσείς οι ίδιοι, αλλά υπάρχουν και περιπτώσεις όπου δημιουργούνται αυτόματα.
Φορολογικές δηλώσεις εισοδήματος
Αφού υποβάλετε τη φορολογική σας δήλωση εισοδήματος, κρατήστε ένα αντίγραφο για μελλοντική αναφορά. Αυτό περιλαμβάνει επίσης και οποιεσδήποτε αποδείξεις έχετε για φόρους που πληρώθηκαν – αυτά μπορεί να είναι πολύ σημαντικά αν κάποτε ελεγχθείτε. Νομικά, θα πρέπει να κρατάτε όλες τις φορολογικές δηλώσεις και τις αποδείξεις για 7 χρόνια, αλλά μπορεί να είναι χρήσιμο να τις κρατήσετε και περισσότερο αν θέλετε να ασχολείστε περιστασιακά με μακροπρόθεσμο οικονομικό σχεδιασμό.
Κατάσταση καθαρής θέσης
Η «Καθαρή Αξία» σας είναι βασικά το άθροισμα όλων των περιουσιακών σας στοιχείων, μείον όλες τις υποχρεώσεις σας, σε ένα έγγραφο. Εδώ θα προσθέσετε το απόθεμα της προσωπικής σας περιουσίας, τις αξίες των επενδύσεων, τα υπόλοιπα των τραπεζικών λογαριασμών και τα μετρητά που έχετε φυλαγμένα σε ένα καταφύγιο στην έρημο, και θα αφαιρέσετε τα ανεξόφλητα υπόλοιπα των πιστωτικών σας καρτών, των φοιτητικών δανείων, των δανείων αυτοκινήτου και των στεγαστικών σας δανείων. Αυτό θα πρέπει να είναι ένα έγγραφο μίας σελίδας που ενημερώνετε κάθε δυο μήνες και σας βοηθά να βλέπετε τη συνολική οικονομική σας κατάσταση σε ένα σημείο.
Αρχεία προσωπικών εξόδων
Μπορεί να καταλήξετε να συγκεντρώσετε δεκάδες αποδείξεις σε σχετικά σύντομο χρονικό διάστημα. Κάθε λίγους μήνες, προσπαθήστε να τις ομαδοποιείτε και να τις φυλάτε σε ασφαλές μέρος (για παράδειγμα, όλες οι αποδείξεις για τον «Ιανουάριο – Μάρτιο 2016» σε έναν φάκελο μέσα σε πυρίμαχο χρηματοκιβώτιο). Καθώς το κάνετε αυτό, καταγράψτε τα ποσά και τον λόγο της αγοράς σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Έτσι θα είναι εύκολο αργότερα να ξέρετε πόσα ξοδέψατε και πού τα ξοδέψατε. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το υπολογιστικό σας φύλλο για να βρείτε γρήγορα και εύκολα την αρχική απόδειξη αργότερα, αν τη χρειαστείτε. Βάζοντας όλες τις αποδείξεις σας σε τάξη τακτικά, μειώνετε τις πιθανότητες να χαθούν ή να πεταχτούν κατά λάθος. Η τακτική αυτή διαδικασία είναι σημαντική για να αποφεύγεται η συσσώρευση εκκρεμοτήτων (και έτσι να μη χρειάζεται να αφιερώνετε ολόκληρο απόγευμα για την ταξινόμηση των αποδείξεών σας αντί για λίγα λεπτά κάθε λίγες εβδομάδες).
Πώς να διατηρείτε τα αρχεία σας ασφαλή
Τώρα που έχετε όλες αυτές τις πληροφορίες, το βασικό σας μέλημα είναι να τις κρατήσετε ασφαλείς. Η κλοπή ταυτότητας είναι σοβαρό πρόβλημα και, αν κάποιος αποκτούσε μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση έστω και σε λίγα από τα έγγραφά σας, ίσως να μπορούσε να τα χρησιμοποιήσει εναντίον σας.
Φύλαξη έντυπων εγγράφων
Για πράγματα όπως οι φορολογικές δηλώσεις σας, οι αποδείξεις και οι καταστάσεις επενδύσεων, μπορεί να έχετε έντυπα αντίγραφα που πρέπει να είναι και εύκολα να τα βρείτε και ασφαλή. Μια πιθανή λύση είναι να αγοράσετε ένα μικρό χρηματοκιβώτιο που μπορείτε να βιδώσετε στο πάτωμα, ώστε τα έγγραφά σας να μένουν ασφαλή και όλα σε ένα σημείο. Παραδοσιακά, οι άνθρωποι έχουν επίσης νοικιάσει θυρίδες ασφαλείας (οι μικρές μπορεί να κοστίζουν περίπου 60 δολάρια τον χρόνο), κάτι που αποτελεί έναν συμβιβασμό ανάμεσα στην απόλυτη ασφάλεια και την ταλαιπωρία της ανάγκης να επισκέπτεστε την τράπεζα αυτοπροσώπως και να πληρώνετε την ετήσια χρέωση.
Φύλαξη ηλεκτρονικών εγγράφων
Το να κρατήσετε τα αρχεία του υπολογιστή σας ασφαλή από χάκερ και επιτήδειους του ηλεκτρονικού ψαρέματος είναι πολύ πιο απαιτητικό. Υπάρχουν δεκάδες τρόποι να διαφυλάξετε τα αρχεία σας, αλλά αυτοί είναι οι πιο συνηθισμένοι κανόνες που πρέπει να ακολουθείτε:
Κανόνας #1: Μην κοινοποιείτε τα στοιχεία σύνδεσής σας
Παρά όσα δείχνουν οι ταινίες, το μεγαλύτερο μέρος του «χακαρίσματος» δεν γίνεται με το να εξαναγκάζονται πολύπλοκοι αλγόριθμοι να παραβιάσουν ένα κεντρικό σύστημα, αλλά συνήθως απλώς επειδή κάποιος μοιράζεται έναν κωδικό πρόσβασης με κάποιον που δεν θα έπρεπε. Αυτό ισχύει όχι μόνο για τους κωδικούς πρόσβασης, αλλά και για άλλες πληροφορίες — μην δίνετε ποτέ αριθμούς λογαριασμών, αριθμούς πιστωτικών καρτών, ονόματα χρήστη ή κωδικούς πρόσβασης τηλεφωνικά ή μέσω email. Αν πρέπει απολύτως να μοιραστείτε ένα όνομα χρήστη ή/και έναν κωδικό πρόσβασης (για παράδειγμα, αν μοιράζεστε έναν λογαριασμό με μια ομάδα), βεβαιωθείτε ότι είναι όνομα χρήστη και κωδικός πρόσβασης που δεν χρησιμοποιείτε σε καμία άλλη ιστοσελίδα.
Κανόνας #2: Μην επαναχρησιμοποιείτε τον κωδικό πρόσβασής σας
Δεν μπορείτε να ξέρετε σε ποιους ιστότοπους χρησιμοποιείτε να αφήνετε τους διαχειριστές να βλέπουν τον κωδικό πρόσβασής σαςκαι ποιοι χρησιμοποιούν σωστή κρυπτογράφηση. Αν επαναχρησιμοποιείτε τα ίδια ονόματα χρήστη και τους ίδιους κωδικούς πρόσβασης σε πολλά μέρη, αυξάνετε τις πιθανότητες ένας δυσαρεστημένος υπάλληλος να κλέψει δεδομένα και να παραβιάσει τους άλλους λογαριασμούς σας.
Κανόνας #3: Αλλάζετε συχνά τους κωδικούς πρόσβασής σας
Ακόμα και ο πιο ασφαλής, μοναδικός κωδικός πρόσβασης στον κόσμο είναι ευάλωτος σε keyloggers — έναν τύπο ιικού λογισμικού που καταγράφει κάθε πλήκτρο που πατάτε και το αναφέρει στον δημιουργό του ιού. Ακόμα κι αν δεν έχετε keylogger στον οικιακό σας υπολογιστή (το οποίο μπορεί να είναι κρυμμένο για μήνες ή χρόνια πριν «ενεργοποιηθεί»), είναι πιθανό να υπάρχει σε έναν υπολογιστή εργαστηρίου ή σε δημόσιο υπολογιστή που μπορεί να χρησιμοποιήσετε. Η αλλαγή των κωδικών πρόσβασής σας κάθε λίγους μήνες είναι ένας καλός τρόπος για να τους κρατάτε ασφαλείς.
Κανόνας #4: Επιλέξτε κωδικούς πρόσβασης που δύσκολα μαντεύονται
Κάντε δύσκολο για κάποιον να μπει απλώς στον λογαριασμό σας μαντεύοντας ή για έναν χάκερ που απλώς δοκιμάζει τυχαίους συνδυασμούς γραμμάτων μέχρι να τα καταφέρει.Αυτό το διαδικτυακό κόμικ δείχνει αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να είναι κάτι δύσκολο να το θυμάστε, αλλά δεν υπάρχει κάποιο «χρυσό κλειδί» που να εγγυάται ότι οι κωδικοί πρόσβασής σας θα παραμένουν ασφαλείς.
Άλλες συμβουλές και κόλπα για οικονομικά αρχεία
Δείτε ποιες υπηρεσίες διαχείρισης λογαριασμών μπορούν να παρέχουν ορισμένα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα
Αν η παρακολούθηση των πάντων σας φαίνεται αποθαρρυντική, δείτε ποια είδη υπηρεσιών μπορείτε να «συνδυάσετε» μέσω της τράπεζάς σας ή άλλου χρηματοπιστωτικού ιδρύματος. Για παράδειγμα, είναι εξαιρετικά συνηθισμένο ένα άτομο να έχει τις αποταμιεύσεις και τον τρεχούμενο λογαριασμό του, το επενδυτικό του χαρτοφυλάκιο, το στεγαστικό του δάνειο και την πιστωτική του κάρτα όλα στην ίδια τράπεζα, και έτσι να μπορεί να έχει πρόσβαση σε όλα αυτά τα οικονομικά αρχεία μέσω της διαδικτυακής πύλης της τράπεζας.
Αυτό έχει το πλεονέκτημα της ευκολίας, αλλά υπάρχουν επίσης και ορισμένα σοβαρά μειονεκτήματα. Για παράδειγμα, αν σας κλέψουν τον κωδικό πρόσβασης για αυτήν την υπηρεσία ηλεκτρονικής τραπεζικής, μπορεί να χάσετε την πρόσβαση σε όλα μονομιάς, κάτι που θα σας προκαλέσει τεράστιο πονοκέφαλο και ενδεχομένως δεκάδες χιλιάδες δολάρια σε ζημιές.
Αφού δεν ψάχνετε την αγορά για τις καλύτερες αποδόσεις στα διάφορα προϊόντα σας (υψηλό επιτόκιο για τις αποταμιεύσεις σας, χαμηλό για την πιστωτική σας κάρτα και το στεγαστικό σας δάνειο, και τις χαμηλότερες δυνατές χρεώσεις για τους λογαριασμούς όψεως και τις επενδυτικές σας επιλογές), είναι πολύ πιθανό να παίρνετε επίσης πολύ «λιγότερα για τα χρήματά σας» απ’ ό,τι αν ψωνίζατε ξεχωριστά για κάθε υπηρεσία.
Επισκεφθείτε φοροτεχνικούς ή οικονομικούς συμβούλους
Ακόμα κι αν δεν το κάνετε κάθε χρόνο, αφιερώνοντας λίγο χρόνο για να συναντήσετε έναν επαγγελματία μπορείτε τελικά να εξοικονομήσετε πολλά χρήματα μακροπρόθεσμα. Για παράδειγμα, μπορεί να σας βοηθήσει να καταλάβετε πότε πρέπει να κρατάτε αποδείξεις και πότε όχι, γλιτώνοντάς σας πολύ χρόνο και ταλαιπωρία στην οργάνωση, και θα σας βοηθήσει να μάθετε ακριβώς πώς να τις χρησιμοποιήσετε για να διεκδικήσετε όλες τις πιθανές φορολογικές σας εκπτώσεις.
Ίσως μπορείτε να θυμάστε τα βασικά — αν έχετε μια δαπάνη που χρησιμοποιείται κυρίως για επαγγελματικούς σκοπούς, πιθανότατα μπορείτε να διεκδικήσετε φορολογική έκπτωση γι’ αυτήν. Ωστόσο, ίσως να μην γνωρίζετε την ακριβή διαδικασία για να δηλώσετε τον χρόνο που χρησιμοποιήσατε το αυτοκίνητό σας ενώ εργαζόσασταν ή αν μπορείτε να ζητήσετε απαλλαγή από τον φόρο πωλήσεων για νέες ανακαινίσεις στο σπίτι σας. Η συνάντηση με έναν φοροτεχνικό ή έναν οικονομικό σύμβουλο είναι ο πιο εύκολος τρόπος να πλοηγηθείτε στη θάλασσα της γραφειοκρατίας και να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις φορολογικές δηλώσεις σας, μειώνοντας παράλληλα τον χρόνο και την έρευνα που χρειάζεται να αφιερώσετε στα οικονομικά σας αρχεία στον ελεύθερό σας χρόνο.
