عندما تنظم سجلاتك المالية، من المهم أن تتابع مصروفاتك، ولذلك من المهم أيضًا أن تحتفظ بالإيصالات وتتتبعها.
وقد يتراكم هذا ليصبح كمية كبيرة من الورق بسرعة، لذلك فإن أحد أكثر الأسئلة شيوعًا التي يواجهها المبتدئون هو: «كم ينبغي أن أحتفظ بها، ولمدة كم؟»
لحسن الحظ، لست بحاجة إلى الاحتفاظ بمعظم الإيصالات مدةً طويلة. لكن للأسف، هناك بعض الإيصالات التي قد تحتاج إلى الاحتفاظ بها إلى ما يشبه الأبد.
المعايير الثلاثة للإيصالات
عندما تقوم بعملية شراء، قد تميل على الأرجح إلى كرمشة الإيصال ورميه في أقرب سلة إعادة تدوير في أسرع وقت ممكن. لكن قبل أن تتخلص منه، مرّ عبر قائمة التحقق الذهنية هذه:
- هل سأرغب في إرجاع هذه المشتريات لاحقًا؟
- هل تُشكّل هذه المشتريات 10% أو أكثر مما أتوقع إنفاقه هذا الشهر؟
- هل أريد المطالبة بهذه المشتريات ضمن ضرائبي؟
قد يضيف هذا ثانيةً إضافية إلى وقت العملية، لكن هذه الثانية قد تتراكم بشكل كبير!
إيصالات المرتجعات
هذه أسهل حالة: ففي معظم الحالات، سيكون من الصعب جدًا عليك محاولة إرجاع عملية شراء كان فيها نوع من المشكلة، أو حتى الندم، ما لم تستطع إثبات أنك دفعت ثمنها. وهذا يعني أنه بالنسبة إلى الملابس والأجهزة وكل ما يمكن أن يتعطل، ستحتاج إلى الاحتفاظ بالإيصال.
كم من الوقت ينبغي أن أحتفظ بها؟
تُقبل المرتجعات عادةً فقط خلال 30 إلى 60 يومًا من تاريخ الشراء، لذا يمكنك عمومًا التخلص من هذه الإيصالات في المرة التالية التي تُجري فيها مطابقة لحسابك.
كما يمكن حفظ الإيصالات التي تحتفظ بها تحسبًا للمرتجعات بشكلٍ منفصل عن سجلاتك المالية الدائمة الأخرى، مما يسهل التخلص منها بانتظام.
إيصالات مشتريات 10%
إذا كنت تعتقد أن هذا الشراء سيشكل 10% أو أكثر من مصروفات هذا الشهر، فينبغي أن تحتفظ بالإيصال لمطابقة حسابات ذلك الشهر. وقد تكون هذه المشتريات أكبر، لذا ستريد بالتأكيد التحقق مرتين للتأكد من أنه لم يتم تحصيل مبلغ زائد منك، وأيضًا للتأكد من حصولك على إجماليات دقيقة لسجلات المطابقة التي تستغرق 10 دقائق.
كم من الوقت ينبغي أن أحتفظ بها؟
إذا لم تكن بحاجة إلى هذه الإيصالات لأسباب ضريبية، فيمكنك التخلص منها بأمان بمجرد الانتهاء من مطابقة حسابك.
المشتريات الضريبية
إذا كان ما اشتريته يمكن المطالبة به ضمن الضرائب، فستحتاج إلى الاحتفاظ بإيصالاتك مدةً أطول بكثير، ومن المهم جدًا عندها أن تبقيها منظمة.
قد تندهش أيضًا من مقدار ما يمكنك المطالبة به في ضرائبك. هل دفعت أي رسوم دراسية أو تدريبًا وظيفيًا؟ يمكنك المطالبة بها! هل اضطررت إلى شراء شيء مطلوب للعمل، مثل الزيّ الرسمي؟ يمكنك المطالبة بذلك أيضًا! وبحسب مكان سكنك، قد تتمكن أيضًا من المطالبة بما تنفقه على المواصلات العامة، وأي تحسينات على منزلك، وغير ذلك الكثير. وقد تحتاج إلى استشارة مستشار مالي أو محاسب مرة واحدة على الأقل لمعرفة مقدار ما يمكنك المطالبة به بدقة في منطقتك.
كم من الوقت ينبغي أن أحتفظ بها؟
إذا طالبتَ بشيء في ضرائبك، فعليك الاحتفاظ بالإيصال لمدة 7 سنوات على الأقل — فهذا هو الحدّ الذي يتيح لمصلحة الضرائب الأمريكية مراجعة إقراراتك الضريبية. وإذا قررت مصلحة الضرائب إجراء مراجعة لك، فستحتاج إلى تقديم السجلات المالية التي تثبت أنك أنفقت ما تدّعي أنك أنفقته.
ثم، مرة كل سنة، يمكنك أن تتخلص رسميًا من جميع الإيصالات التي مرّ عليها 7 سنوات لتفسح المجال لمجموعة جديدة!
اختبار سريع
يبدو أن هذا الاختبار لم يُعَدّ بشكل صحيح.
