Cuando esté organizando sus registros financieros, es importante llevar un control de sus gastos, por lo que es importante conservar los recibos.
Esto puede convertirse en mucho papel muy rápidamente, así que una de las preguntas más habituales a las que se enfrentan los principiantes es «¿cuánto debo guardar y durante cuánto tiempo?»
Por suerte, no necesita conservar la mayoría de los recibos durante mucho tiempo. Por desgracia, hay algunos que quizá tenga que guardar casi para siempre.
Los tres criterios de los recibos
Cuando haga una compra, probablemente sentirá la tentación de arrugar el recibo y tirarlo al contenedor de reciclaje más cercano lo antes posible. Pero antes de desecharlo, repase esta lista mental de comprobación:
- ¿Querré devolver esta compra más adelante?
- ¿Representa esta compra el 10% o más de lo que espero gastar este mes?
- ¿Quiero deducir esta compra en mis impuestos?
Esto puede añadir un segundo extra al tiempo de su transacción, ¡pero ese segundo puede acumularse muchísimo!
Recibos para devoluciones
Esta es la más fácil: en casi todos los casos, le resultará muy difícil intentar devolver una compra que haya tenido algún tipo de problema (o de arrepentimiento) a menos que pueda demostrar que la pagó. Esto significa que, para ropa, electrodomésticos y cualquier otra cosa que pueda romperse, querrá conservar el recibo.
¿Cuánto tiempo debo guardarlos?
Las devoluciones suelen aceptarse solo dentro de los 30 a 60 días posteriores a la compra, así que, por lo general, puede tirarlos la próxima vez que haga una conciliación de cuentas.
Los recibos que guardas en caso de devoluciones también pueden guardarse por separado de tus otros registros financieros más permanentes, lo que facilita tirarlos con regularidad.
Recibos de compra del 10%
Si crees que esta compra representará el 10 % o más del gasto de este mes, debes guardar el recibo para las conciliaciones de cuentas de ese mes. Estas pueden ser más grandes, así que sin duda conviene revisarlas dos veces para asegurarte de que no te cobraron de más, pero también para garantizar que obtengas totales precisos para tus registros de conciliación de 10 minutos.
¿Cuánto tiempo debo guardarlos?
Si no necesitas estos por motivos fiscales, puedes tirarlos con seguridad en cuanto termines tu conciliación de cuentas.
Compras con impuestos
Si lo que compraste puede deducirse en tus impuestos, necesitas conservar los recibos durante mucho más tiempo, y es mucho más importante mantenerlos organizados.
También podría sorprenderte cuánto puedes deducir en tus impuestos. ¿Pagaste alguna matrícula o formación para el trabajo? ¡Puedes deducirlo! ¿Tuviste que comprar algo obligatorio para el trabajo, como un uniforme? ¡También puedes deducirlo! Dependiendo de dónde vivas, quizá también puedas deducir lo que gastas en transporte público, cualquier mejora en tu casa y mucho más. Puede que necesites consultar al menos una vez a un asesor financiero o contable para saber exactamente cuánto puedes deducir en tu zona.
¿Cuánto tiempo debo guardarlos?
Si reclamas algo en tus impuestos, debes conservar el recibo al menos 7 años; ese es el plazo que tiene el IRS para auditar tus declaraciones. Si el IRS decide auditarte, tendrás que proporcionar los registros financieros que demuestren que gastaste lo que afirmas haber gastado.
Luego, una vez al año, puedes tirar ceremoniosamente todos los recibos de hace 7 años para hacer sitio a un nuevo lote.
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