Cuando estés organizando tus registros financieros, es importante hacer un seguimiento de tus gastos, así que es importante llevar un control de los recibos.
Esto puede generar muchísimo papel muy rápidamente, así que una de las preguntas más comunes a las que se enfrentan los principiantes es: «¿cuánto debo guardar y durante cuánto tiempo?»
Por suerte, no necesitas conservar la mayoría de los recibos durante mucho tiempo. Por desgracia, hay algunos que quizá tengas que guardar casi para siempre.
Los tres criterios de los recibos
Cuando hagas una compra, probablemente sentirás la tentación de arrugar el recibo y tirarlo al contenedor de reciclaje más cercano cuanto antes. Pero antes de deshacerte de él, repasa esta lista mental:
- ¿Querré devolver esta compra más adelante?
- ¿Esta compra representa el 10 % o más de lo que espero gastar este mes?
- ¿Quiero declarar esta compra en mis impuestos?
Esto podría añadir un segundo extra al tiempo de la transacción, ¡pero ese segundo puede sumar muchísimo!
Recibos para devoluciones
Este es el más sencillo: en casi todos los casos, te resultará muy difícil intentar devolver una compra que tuvo algún tipo de problema (o de arrepentimiento) a menos que puedas demostrar que la pagaste. Esto significa que, para la ropa, los electrodomésticos y todo lo demás que pueda romperse, querrás guardar el recibo.
¿Cuánto tiempo debo guardarlos?
Por lo general, las devoluciones solo se aceptan dentro de los 30 a 60 días posteriores a la compra, así que normalmente puedes tirarlos la próxima vez que hagas una conciliación de cuentas.
Los recibos que guardas por si hay devoluciones también pueden conservarse por separado de tus otros registros financieros más permanentes, lo que facilita tirarlos con regularidad.
Recibos de compra del 10%
Si crees que esta compra representará el 10 % o más de los gastos de este mes, deberías guardar el recibo para las conciliaciones de cuentas de ese mes. Estas pueden ser más cuantiosas, así que definitivamente conviene revisarlas dos veces para asegurarte de que no te cobraron de más, pero también para garantizar que obtengas totales precisos para tus registros de conciliación de 10 minutos.
¿Cuánto tiempo debo guardarlos?
Si no las necesitas por motivos fiscales, puedes tirarlas con total seguridad en cuanto termines la conciliación de tu cuenta.
Compras para impuestos
Si lo que compraste puede deducirse de tus impuestos, necesitas conservar los recibos durante mucho más tiempo, y es mucho más importante mantenerlos organizados.
También puede sorprenderte cuánto puedes deducir en tus impuestos. ¿Pagaste alguna matrícula o formación profesional? ¡Puedes deducirla! ¿Tuviste que comprar algo necesario para el trabajo, como un uniforme? ¡Eso también puedes deducirlo! Según dónde vivas, también podrías deducir lo que gastes en transporte público, cualquier mejora en tu casa y mucho más. Quizá necesites consultar al menos una vez con un asesor financiero o un contable para saber con exactitud cuánto puedes deducir en tu zona.
¿Cuánto tiempo debo guardarlos?
Si deduces algo en tus impuestos, debes conservar el recibo durante al menos 7 años; este es el plazo que tiene el IRS para auditar tus declaraciones fiscales. Si el IRS decide auditarte, tendrás que presentar los registros financieros que demuestren que gastaste lo que declaras haber gastado.
Entonces, una vez al año, puedes tirar ceremoniosamente todos los recibos de hace 7 años para hacer sitio a un nuevo lote.
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