Wenn Sie Ihre Finanzunterlagen ordnen, ist es wichtig, Ihre Ausgaben im Blick zu behalten, also ist es auch wichtig, Belege aufzubewahren.
Das kann sehr schnell zu einer großen Menge Papier führen, daher ist eine der häufigsten Fragen von Einsteigern: „Wie viel bewahre ich auf, und wie lange?“
Zum Glück müssen Sie die meisten Belege nicht sehr lange aufbewahren. Leider gibt es aber einige, die Sie fast für immer behalten sollten.
Die drei Belegkriterien
Wenn Sie etwas gekauft haben, werden Sie wahrscheinlich versucht sein, den Beleg zusammenzuknüllen und so schnell wie möglich in den nächsten Papierkorb oder die nächste Wertstofftonne zu werfen. Aber bevor Sie ihn wegwerfen, gehen Sie diese mentale Checkliste durch:
- Werde ich diesen Kauf später zurückgeben wollen?
- Macht dieser Kauf 10 % oder mehr von dem aus, was ich diesen Monat voraussichtlich ausgeben werde?
- Möchte ich diesen Kauf steuerlich geltend machen?
Das mag Ihrer Transaktion eine zusätzliche Sekunde hinzufügen, aber diese Sekunde kann sich enorm summieren!
Belege für Rücksendungen
Das ist der einfachste Punkt: In fast jedem Fall wird es Ihnen sehr schwerfallen, einen Kauf zurückzugeben, der irgendein Problem hatte (oder den Sie bereuen), wenn Sie nicht nachweisen können, dass Sie dafür bezahlt haben. Das heißt: Für Kleidung, Haushaltsgeräte und alles andere, was kaputtgehen kann, sollten Sie den Beleg aufbewahren.
Wie lange sollte ich sie aufbewahren?
Rückgaben werden in der Regel nur innerhalb von 30 bis 60 Tagen nach dem Kauf akzeptiert, daher können Sie diese normalerweise beim nächsten Kontenabgleich wegwerfen.
Belege, die Sie für den Fall von Rückgaben aufbewahren, können auch getrennt von Ihren anderen, dauerhaft aufzubewahrenden Finanzunterlagen gelagert werden, sodass sie sich leichter regelmäßig aussortieren lassen.
Kaufbelege über 10 %
Wenn Sie glauben, dass dieser Kauf 10 % oder mehr Ihrer Ausgaben in diesem Monat ausmacht, sollten Sie den Beleg für den Kontenabgleich dieses Monats aufbewahren. Diese Beträge können größer sein, daher sollten Sie unbedingt noch einmal prüfen, ob Ihnen nichts zu viel berechnet wurde, und außerdem sicherstellen, dass Sie für Ihre 10-minütigen Abgleichsaufzeichnungen genaue Gesamtsummen erhalten.
Wie lange sollte ich sie aufbewahren?
Wenn Sie diese nicht aus steuerlichen Gründen benötigen, können Sie sie nach Abschluss Ihres Kontenabgleichs problemlos wegwerfen.
Steuerpflichtige Einkäufe
Wenn Ihr Kauf steuerlich absetzbar ist, müssen Sie Ihre Belege viel länger aufbewahren, und es ist deutlich wichtiger, sie gut zu ordnen.
Es könnte Sie auch überraschen, wie viel Sie bei der Steuer absetzen können. Haben Sie Studiengebühren oder eine berufliche Weiterbildung bezahlt? Dann können Sie das absetzen! Mussten Sie etwas kaufen, das Sie für die Arbeit benötigen, etwa eine Uniform? Auch das können Sie absetzen! Je nachdem, wo Sie leben, können Sie unter Umständen auch Ihre Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel, Renovierungen an Ihrem Haus und vieles mehr geltend machen. Möglicherweise sollten Sie mindestens einmal einen Finanzberater oder Steuerberater konsultieren, um genau zu erfahren, wie viel Sie in Ihrer Region absetzen können.
Wie lange sollte ich sie aufbewahren?
Wenn Sie etwas bei der Steuer geltend machen, müssen Sie die Quittung mindestens 7 Jahre lang aufbewahren – das ist die Frist, innerhalb derer das IRS Ihre Steuererklärungen prüfen kann. Falls das IRS sich tatsächlich zu einer Prüfung entscheidet, müssen Sie die Finanzunterlagen vorlegen, die belegen, dass Sie den von Ihnen angegebenen Betrag auch wirklich ausgegeben haben.
Dann können Sie einmal im Jahr feierlich alle Quittungen von vor 7 Jahren wegwerfen, um Platz für den neuen Stapel zu schaffen!
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