Puede que tengas experiencia conciliando tu libreta de cheques comparando tus propios registros escritos con los extractos bancarios.
Afortunadamente, en el siglo 21º este ejercicio está un poco anticuado, por dos razones:
- Los cheques en papel probablemente solo representen una pequeña parte de tus gastos totales al mes
- Probablemente tengas un registro automático en los servicios en línea de tu banco que muestra cuánto pagaste por cualquier compra realizada con tarjeta de débito
Esto no significa que puedas saltarte la conciliación de cuentas. De hecho, la forma en que funcionan los pagos instantáneos y otras comodidades probablemente hace que sea más importante que nunca dedicar unos minutos al mes a conciliar tus cuentas.
¿Qué significa conciliar?
«Conciliar tus cuentas» suele significar demostrar que tus saldos coinciden con lo esperado. En la época en que los cheques en papel eran lo habitual, esto consistía en comparar el registro en papel de tu libreta de cheques, donde anotabas cada cheque, con el extracto bancario de tu cuenta corriente.
Luego podías comparar los cheques pendientes con los pagos pendientes para «cuadrar» tu libreta de cheques (es decir, establecer que todo está contabilizado entre tu extracto y tu libreta de cheques).
Hoy en día, no necesitas anotar cada pago en un libro de cuentas de papel, pero sí debes revisar con regularidad los pagos realizados en el extracto de tu banca en línea o en tu historial de transacciones.
Conciliar en el 21º siglo
Hoy en día, seguirás recibiendo recibos en papel por casi todos los pagos que hagas en persona, y copias digitales de los recibos de cada compra que hagas en línea.
Aún hay dos factores que hacen necesaria la conciliación:
Errores de registro en los comercios
La forma más barata y sencilla de que las tiendas y los restaurantes acepten tarjetas de crédito y débito es mediante un lector de tarjetas independiente. Estos lectores funcionan por separado del sistema normal de caja, lo que significa que tu camarero o dependiente introducirá el total por separado del sistema que escanea o registra lo que estás comprando.
Puedes saber qué establecimientos hacen esto porque probablemente recibirás dos recibos: uno emitido por el establecimiento (con lo que compraste y los precios de los artículos), y otro impreso por el lector de tarjetas (normalmente solo con el total). Como estos dos elementos se registran por separado, existe la posibilidad de que la persona que introdujo tus totales haya copiado un número incorrecto, lo que significa que en realidad pagas una cantidad equivocada.
Puedes verlo de inmediato comparando los dos recibos, pero también puedes obtener una corrección más tarde comparando tu recibo “real” con el extracto de tu banco y llevando ambos al establecimiento para demostrar el error. Claro está, esto solo es posible si conservaste el recibo verdadero en el que figuran lo que compraste, cuánto se suponía que debías pagar y las marcas de tiempo tanto del recibo como del extracto bancario, que muestran que se trataba de la misma transacción.
Tiempos de procesamiento más largos
Que deslices tu tarjeta de crédito o débito no significa que el pago se procese en ese mismo instante. Es muy común que las tiendas en línea utilicen el procesamiento masivo de pagos, lo que significa que todos los pagos se procesan uno o dos días después de haberse realizado la compra. Esto también puede ocurrir en tiendas físicas más grandes (como grandes cadenas de supermercados o gasolineras) que pueden procesar pedidos en lote.
Aunque quizá solo tengan un período de espera de uno o dos días, estos retrasos pueden acumularse si estás comprobando sobre la marcha el saldo de tu cuenta para averiguar cuánto efectivo tienes. Estas pequeñas transacciones “diferidas” pueden dar lugar a grandes cantidades de comisiones por descubierto.
Los retrasos mucho mayores en el procesamiento pueden venir de cualquier cosa que pagues con un cheque en papel (como el alquiler). Estos solo se procesan después de que alguien lleve físicamente el cheque a un banco para ingresarlo, así que el tiempo de procesamiento depende por completo de la persona a la que pagas. Esto también puede ocurrir con tu nómina: muchos sistemas de pago solo abonan cuando alguien del departamento de nóminas de tu empresa confirma el importe de tu sueldo, lo que significa que el momento en que realmente recibes el dinero en tu cuenta variará según los fines de semana, los días festivos y la carga de trabajo de esa persona.
La conciliación de 10 minutos
Una vez al mes, deberías dedicar 10 minutos a conciliar tu cuenta corriente con lo que crees que has gastado. Si conservas tus recibos, esto puede ir mucho más rápido (y, como ventaja, puedes archivar y organizar tus recibos al mismo tiempo, ocupándote de dos tareas de tu lista de finanzas personales).
- Paso 1: Confirma que tus compras grandes coincidan con tus recibos
- Haz esto con tus 10 compras más grandes del mes, solo para asegurarte de que no hubo errores
- Paso 2: Asegúrate de que todos tus depósitos estén registrados
- Esto garantiza que, cuando veas los saldos finales de tu banco para calcular tu “patrimonio neto”, obtengas una cifra precisa
- Paso 3: Asegúrate de que todos tus pagos estén registrados
- Especialmente los pagos más grandes, como la compra semanal del supermercado o algunos regalos que compraste en línea
- Paso 4: Registra tus totales
- Una vez que hayas establecido el saldo real de tu banco, registra esta cifra en tu hoja de cálculo para referencia futura. Esto te ayudará más adelante a determinar cómo se está moviendo tu gasto de un mes a otro.
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