Talvez tenha experiência em reconciliar o seu talão de cheques, comparando os seus próprios registos escritos com os extratos bancários.
Felizmente, no século 21º século, este exercício está um pouco desatualizado, por duas razões:
- Os cheques em papel provavelmente representam apenas uma pequena parte das suas despesas totais por mês
- Provavelmente tem um registo automático nos serviços online do seu banco que mostra quanto pagou por qualquer compra feita com cartão de débito
Isto não significa, porém, que possa saltar a reconciliação das contas. Na verdade, a forma como os pagamentos instantâneos e outras comodidades funcionam provavelmente torna ainda mais importante dedicar alguns minutos por mês à reconciliação das suas contas.
O que significa reconciliar?
“Reconciliação das suas contas” significa, de um modo geral, provar que os seus saldos correspondem ao que é esperado. Na altura em que os cheques em papel eram a norma, isto consistia em comparar o registo em papel da sua caderneta, onde anotava cada cheque, com o extrato bancário da sua conta à ordem.
Depois, podia comparar os cheques por compensar com os pagamentos pendentes para “fechar” a sua caderneta (ou seja, confirmar que tudo está contabilizado entre o extrato e a caderneta).
Hoje em dia, já não precisa de registar cada pagamento num livro de contas em papel, mas deve verificar regularmente os pagamentos efetuados no extrato bancário online ou no histórico de transações.
Reconciliação para o séculoº 21
Hoje em dia, continuará a receber recibos em papel para quase todos os pagamentos que fizer presencialmente, e cópias digitais dos recibos de todas as compras que fizer online.
Ainda há dois fatores que tornam a reconciliação necessária:
Erros de registo em lojas
A forma mais barata e fácil de as lojas e restaurantes aceitarem cartões de crédito e débito é usar um leitor de cartões autónomo. Estes leitores funcionam separadamente do sistema normal da caixa registadora, o que significa que o empregado ou o funcionário introduzirá o total separadamente do sistema que lê ou regista o que está a comprar.
Pode perceber quais os estabelecimentos que fazem isto porque provavelmente receberá dois recibos — um emitido pelo estabelecimento (com o que comprou e os preços dos artigos) e outro impresso pelo leitor de cartões (normalmente apenas com o total). Como estes dois registos são feitos separadamente, há a possibilidade de a pessoa que introduziu os totais ter copiado o número errado, o que significa que acaba por pagar o montante errado.
Pode perceber isso imediatamente comparando os dois recibos, mas também pode obter uma correção mais tarde, comparando o seu recibo “verdadeiro” com o extrato bancário e levando ambos ao estabelecimento para provar o erro. Naturalmente, isso só é possível se tiver guardado o recibo verdadeiro, com a lista do que comprou, quanto devia pagar e as marcações de hora tanto no recibo como no extrato bancário, mostrando que se tratava da mesma transação.
Tempos de processamento mais longos
Só porque passa o cartão de crédito ou débito, isso não significa que o pagamento seja processado nesse mesmo instante. É muito comum as lojas online usarem processamento de pagamentos em lotes, o que significa que todos os pagamentos são processados um ou dois dias depois de a compra ter sido feita. Isto também pode acontecer em lojas físicas maiores (como grandes cadeias de supermercados ou estações de serviço) que podem processar os pedidos em lotes.
Embora estes possam ter apenas um ou dois dias de espera, esses atrasos podem acumular-se se estiver a verificar o saldo bancário em tempo real para perceber quanto dinheiro tem. Estas pequenas transações “adiadas” podem representar grandes montantes em comissões por descoberto.
Os atrasos de processamento muito maiores podem surgir de qualquer coisa que possa pagar com um cheque em papel (como a renda). Estes só são processados depois de alguém levar fisicamente o cheque a um banco para depósito, pelo que o tempo de processamento depende inteiramente de quem você paga. Isto também pode acontecer com o seu salário — muitos sistemas de processamento de salários só efetuam o pagamento quando alguém do departamento de salários da sua empresa confirma o montante a pagar, o que significa que a data em que o dinheiro entra efetivamente na sua conta varia consoante os fins de semana, os feriados e a carga de trabalho dessa pessoa.
A Reconciliação de 10 Minutos
Uma vez por mês, deve dedicar 10 minutos a reconciliar a sua conta à ordem com aquilo que pensa ter gasto. Se guardar os recibos, isto pode ser muito mais rápido (e, como bónus, pode arquivar e organizar os recibos ao mesmo tempo, tratando de dois itens da sua lista de verificação de finanças pessoais).
- Passo 1: Confirme se as suas compras maiores correspondem aos seus recibos
- Faça isto para as 10 maiores compras do mês, só para ter a certeza de que não houve erros
- Passo 2: Certifique-se de que todos os seus depósitos estão contabilizados
- Isto garante que, quando vir os saldos finais da sua conta bancária para calcular o seu “património líquido”, está a obter um valor exato
- Passo 3: Certifique-se de que todos os seus pagamentos estão contabilizados
- Especialmente os pagamentos maiores, como a ida semanal às compras, ou algumas prendas que comprou online
- Passo 4: Registe os seus totais
- Assim que tiver apurado o saldo real da sua conta bancária, registe este número na sua folha de cálculo para referência futura. Isto ajuda-o a determinar mais tarde como os seus gastos evoluem de mês para mês.
Teste Rápido
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