قد تكون لديك خبرة في مطابقة دفتر الشيكات الخاص بك بمقارنة سجلاتك المكتوبة مع كشوف حسابك البنكية.
لحسن الحظ، في القرن الحاديـ والعشرين، أصبحت هذه العملية قديمة بعض الشيء، لسببين:
- على الأرجح لا تشكّل الشيكات الورقية سوى جزء صغير من إجمالي نفقاتك الشهرية
- ربما لديك سجل تلقائي في الخدمات الإلكترونية لبنكك يوضح المبلغ الذي دفعته مقابل أي شيء تم شراؤه ببطاقة خصم
لكن هذا لا يعني أنه يمكنك الاستغناء عن مطابقة الحسابات. في الواقع، إن طريقة عمل المدفوعات الفورية وغيرها من وسائل الراحة تجعل على الأرجح تخصيص بضع دقائق كل شهر لمطابقة حساباتك أكثر أهمية من أي وقت مضى.
ماذا يعني إجراء التسوية؟
يعني «مطابقة حساباتك» عمومًا إثبات أن أرصدتك تتوافق مع المتوقع. في الماضي، عندما كانت الشيكات الورقية هي المعتاد، كان ذلك يعني مقارنة السجل الورقي في دفتر شيكاتك، حيث كنت تسجل كل شيك، مع كشف حسابك الجاري البنكي.
ثم يمكنك مقارنة الشيكات المعلقة بالمدفوعات قيد المعالجة «لموازنة» دفتر شيكاتك (أي التأكد من أن كل شيء محسوب بين كشف الحساب ودفتر الشيكات).
أما اليوم، فلا حاجة إلى تدوين كل دفعة في سجل ورقي، لكن ينبغي عليك مراجعة المدفوعات المسجلة بانتظام في كشف حسابك البنكي الإلكتروني أو في سجل المعاملات.
التسوية في القرنـ الحادي والعشرين
ولا تزال ستحصل اليوم على إيصالات ورقية لكل دفعة تقريبًا تدفعها شخصيًا، وعلى نسخ إلكترونية من الإيصالات لكل عملية شراء تقوم بها عبر الإنترنت.
ولا يزال هناك عاملان يجعلان المطابقة ضرورية:
أخطاء الإدخال في نقاط البيع
أرخص وأسهل طريقة للمتاجر والمطاعم لقبول بطاقات الائتمان والخصم هي استخدام قارئ بطاقات مستقل. تعمل هذه القارئات بشكل منفصل عن نظام صندوق النقد المعتاد، ما يعني أن النادل أو الموظف سيدخل إجمالي المبلغ بشكل منفصل عن النظام الذي يقوم بمسح أو تسجيل ما تشتريه.
يمكنك معرفة المنشآت التي تفعل ذلك لأنك ستحصل على الأرجح على إيصالين؛ أحدهما تصدره المنشأة نفسها ويعرض ما اشتريته وأسعار الأصناف، والآخر يطبعه قارئ البطاقة (وغالبًا لا يتضمن سوى الإجمالي). وبما أن هذين البندين يُسجلان بشكل منفصل، فهناك احتمال أن يكون الشخص الذي أدخل الإجمالي قد نسخ رقمًا خاطئًا، مما يعني أنك تدفع في الواقع مبلغًا غير صحيح.
يمكنك ملاحظة ذلك فورًا بمقارنة الإيصالين، لكن يمكنك أيضًا الحصول على تصحيح لاحقًا بمقارنة إيصالك «الحقيقي» مع كشف حسابك البنكي وإحضارهما معًا إلى المنشأة لإثبات الخطأ. وبالطبع، لا يكون ذلك ممكنًا إلا إذا احتفظت بالإيصال الحقيقي الذي يبيّن ما اشتريته، والمبلغ الذي كان من المفترض أن تدفعه، والطوابع الزمنية على كل من الإيصال وكشف الحساب البنكي التي تُظهر أنهما يخصان المعاملة نفسها.
أوقات معالجة أطول
مجرد تمرير بطاقة الائتمان أو الخصم لا يعني أن عملية الدفع تُنفَّذ في تلك اللحظة نفسها. فمن الشائع جدًا أن تستخدم المتاجر الإلكترونية معالجة الدفعات بالجملة، ما يعني أن جميع المدفوعات تُعالَج بعد يوم أو يومين من إتمام عملية الشراء. وقد يحدث ذلك أيضًا في المتاجر الكبيرة التي تُعامل العملاء مباشرةً، مثل سلاسل البقالة الكبيرة أو محطات الوقود، والتي قد تُعالج الطلبات بالجملة.
ورغم أن فترة الانتظار في هذه الحالات قد لا تتجاوز يومًا أو يومين، فإنها قد تتراكم إذا كنت تتحقق من رصيدك المصرفي بسرعة لتعرف مقدار المال المتاح لديك. ويمكن لهذه المعاملات الصغيرة «المؤجلة» أن تتسبب في مبالغ كبيرة من رسوم السحب على المكشوف.
أما التأخيرات الأكبر بكثير في المعالجة فقد تأتي من أي شيء قد تدفعه بشيك ورقي، مثل الإيجار. فلا تُعالَج هذه المدفوعات إلا بعد أن يأخذ شخص ما الشيك فعليًا إلى البنك لإيداعه، لذا فإن وقت المعالجة يعتمد بالكامل على الشخص الذي تدفع له. وقد يحدث الأمر نفسه مع راتبك؛ فكثير من أنظمة الرواتب لا تدفع إلا عندما يؤكد أحد موظفي قسم الرواتب في شركتك مبلغ راتبك، ما يعني أن الوقت الذي يصل فيه المال فعليًا إلى حسابك سيختلف بحسب عطلات نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية وعبء عمل ذلك الشخص.
التسوية في 10 دقائق
مرةً كل شهر، ينبغي أن تخصّص 10 دقائق لمطابقة حسابك الجاري مع ما تعتقد أنك أنفقته. وإذا كنت تحتفظ بالإيصالات، فقد يتم ذلك أسرع بكثير، وكميزة إضافية يمكنك في الوقت نفسه فرز الإيصالات وتنظيمها، وبذلك تنجز مهمتين من قائمة إدارة أموالك الشخصية.
- الخطوة 1: تأكد من تطابق مشترياتك الكبيرة مع إيصالاتك
- افعل ذلك مع أكبر 10 مشتريات قمت بها خلال الشهر، فقط للتأكد من عدم وجود أي أخطاء
- الخطوة 2: تأكد من احتساب جميع ودائعك
- هذا يضمن أنه عندما ترى أرصدة حسابك النهائية لحساب «صافي ثروتك»، تكون النتيجة دقيقة
- الخطوة 3: تأكد من احتساب جميع مدفوعاتك
- وخاصة المدفوعات الأكبر، مثل شراءات البقالة خلال الأسبوع، أو بعض الهدايا التي اشتريتها عبر الإنترنت
- الخطوة 4: سجّل إجماليك
- بمجرد أن تكون قد حدّدت الرصيد الحقيقي في حسابك البنكي، دوّن هذا الرقم في جدول البيانات للرجوع إليه لاحقًا. سيساعدك ذلك فيما بعد على معرفة كيف يتغيّر إنفاقك من شهر إلى آخر.
اختبار سريع
يبدو أن هذا الاختبار لم يُعَدّ بشكل صحيح.
