قد تكون لديك خبرة في مطابقة دفتر الشيكات لديك من خلال مقارنة سجلاتك المكتوبة مع كشوف حسابك البنكي.
لحسن الحظ، في القرن الحاديالأول والعشرين، أصبح هذا التمرين قديمًا بعض الشيء، لسببين:
- من المحتمل أن تمثل الشيكات الورقية جزءًا صغيرًا فقط من إجمالي نفقاتك الشهرية
- على الأرجح لديك سجل تلقائي في الخدمات الإلكترونية لبنكك يوضح مقدار ما دفعته مقابل أي شيء اشتريته ببطاقة الخصم
لكن هذا لا يعني أنه يمكنك تجاوز مطابقة الحسابات. في الواقع، إن طريقة عمل الدفعات الفورية وغيرها من وسائل الراحة تجعل من المحتمل أن يكون تخصيص بضع دقائق كل شهر لمطابقة حساباتك أكثر أهمية من أي وقت مضى.
ماذا يعني إجراء المطابقة؟
ويعني «مطابقة حساباتك» عمومًا إثبات أن أرصدتك تطابق ما هو متوقع. وفي الأيام التي كانت فيها الشيكات الورقية هي السائدة، كان ذلك يعني مقارنة السجل الورقي في دفتر الشيكات، حيث كنت تسجل كل شيك، مع كشف حسابك الجاري من البنك.
ثم يمكنك مقارنة الشيكات غير المصروفة بالمدفوعات المعلقة لـ«موازنة» دفتر شيكاتك (أي التأكد من أن كل شيء محسوب بين كشف الحساب ودفتر الشيكات).
أما اليوم، فلست بحاجة إلى تدوين كل دفعة في سجل ورقي، لكن ينبغي عليك مراجعة المدفوعات المسجلة بانتظام في كشف حسابك البنكي الإلكتروني أو سجل المعاملات.
إجراء المطابقة في القرن الحاديالأول والعشرين
ولا تزال تحصل اليوم على إيصالات ورقية لمعظم المدفوعات التي تقوم بها شخصيًا، وعلى نسخ إلكترونية من الإيصالات لكل عملية شراء تقوم بها عبر الإنترنت.
ولا يزال هناك عاملان يجعلان المطابقة ضرورية:
أخطاء الإدخال في نقاط البيع
إن أرخص وأسهل طريقة للمتاجر والمطاعم لقبول بطاقات الائتمان والخصم هي استخدام قارئ بطاقات مستقل. وتعمل هذه الأجهزة بشكل منفصل عن نظام صندوق النقد العادي، ما يعني أن النادل أو أمين الصندوق سيدخل المبلغ الإجمالي بشكل منفصل عن النظام الذي يمسح ما تشتريه أو يسجله.
يمكنك معرفة المؤسسات التي تفعل ذلك لأنك ستتلقى على الأرجح إيصالين — أحدهما صادر عن المؤسسة (يُدرِج ما اشتريته وأسعار الأصناف)، والآخر مطبوع من قارئ البطاقة (ويكتفي عادةً بإدراج الإجمالي). وبما أن هذين البندين يُسجَّلان بشكل منفصل، فهناك احتمال أن يكون الشخص الذي أدخل إجمالياتك قد نسخ الرقم خطأً، وهذا يعني أنك تدفع في الواقع مبلغًا غير صحيح.
يمكنك ملاحظة ذلك فورًا بمقارنة الإيصالين، لكن يمكنك أيضًا الحصول على تصحيح لاحقًا بمقارنة إيصالك «الحقيقي» مع كشف حسابك البنكي وإحضارهما معًا إلى المؤسسة لإثبات الخطأ. وبالطبع، لا يكون ذلك ممكنًا إلا إذا احتفظت بالإيصال الحقيقي الذي يبيّن ما اشتريته، والمبلغ الذي كان ينبغي عليك دفعه، والطوابع الزمنية على كلٍّ من الإيصال وكشف الحساب البنكي التي تُظهر أنهما للمعاملة نفسها.
أوقات معالجة أطول
مجرد تمرير بطاقة الائتمان أو الخصم لا يعني أن عملية الدفع تتم في اللحظة نفسها. فمن الشائع جدًا أن تستخدم المتاجر الإلكترونية معالجة الدفعات بالجملة، ما يعني أن جميع المدفوعات تُعالج بعد يوم أو يومين من إتمام الشراء. ويمكن أن يحدث هذا أيضًا مع المتاجر الكبيرة في الواقع الفعلي (مثل سلاسل البقالة الكبيرة أو محطات الوقود) التي قد تعالج الطلبات بالجملة.
ورغم أن هذه العمليات قد لا تتطلب سوى فترة انتظار تمتد يومًا أو يومين، فإنها قد تتراكم إذا كنت تتحقق من رصيدك البنكي بسرعة لمعرفة مقدار النقود المتاحة لديك. ويمكن لهذه المعاملات الصغيرة «المؤجلة» أن تؤدي إلى رسوم سحب على المكشوف كبيرة جدًا.
أما التأخيرات الأكبر بكثير في المعالجة فقد تأتي من أي شيء قد تدفعه بشيك ورقي (مثل الإيجار). ولا تُعالج هذه المدفوعات إلا بعد أن يأخذ أحدهم الشيك فعليًا إلى البنك لإيداعه، لذا فإن وقت المعالجة يعتمد بالكامل على الجهة التي تدفع لها. ويمكن أن يحدث هذا أيضًا مع راتبك — إذ لا تدفع كثير من أنظمة الرواتب إلا عندما يؤكد شخص من قسم الرواتب في شركتك مبلغ راتبك، ما يعني أن الوقت الفعلي لوصول الأموال إلى حسابك سيختلف بحسب عطلات نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية وعبء عمل ذلك الشخص.
التسوية خلال 10 دقائق
مرة كل شهر، ينبغي أن تخصص 10 دقائق لمطابقة حسابك الجاري مع ما تعتقد أنك أنفقته. وإذا كنت تحتفظ بإيصالاتك، فقد يتم ذلك أسرع بكثير (وكميزة إضافية، يمكنك فرز إيصالاتك وتنظيمها في الوقت نفسه، وبذلك تنجز بندين من قائمة التحقق الخاصة بتمويلك الشخصي).
- الخطوة 1: تأكد من أن مشترياتك الكبيرة تتطابق مع إيصالاتك
- افعل ذلك مع أكبر 10 مشتريات قمت بها هذا الشهر، فقط للتأكد من عدم وجود أي أخطاء
- الخطوة 2: تأكد من احتساب جميع الإيداعات
- يضمن ذلك أنه عندما ترى أرصدة حسابك النهائية لتحديد «صافي ثروتك»، تحصل على رقم دقيق
- الخطوة 3: تأكد من احتساب جميع مدفوعاتك
- وخاصة المدفوعات الأكبر، مثل رحلة شراء البقالة الأسبوعية أو بعض الهدايا التي اشتريتها عبر الإنترنت
- الخطوة 4: سجّل إجمالياتك
- بمجرد أن تحدد الرصيد الحقيقي لحسابك البنكي، سجّل هذا الرقم في جدول البيانات لديك للرجوع إليه لاحقًا. سيساعدك ذلك لاحقًا على معرفة كيفية تغيّر إنفاقك من شهر إلى آخر.
اختبار قصير
يبدو أن هذا الاختبار القصير غير مُعدّ بشكل صحيح.
