Os registos financeiros são aquilo que utiliza para ter uma forma fácil de saber onde estão todo o seu dinheiro e os seus ativos, e exatamente quanto tem em qualquer momento.

Não são um único documento, nem sequer um único tipo de documento. Na verdade, os registos financeiros da maioria das pessoas não serão iguais aos de mais ninguém, porque cada pessoa tem formas únicas de organizar a sua informação para que seja o mais acessível possível para si própria.

Noções Básicas de Registos Financeiros

Os seus registos financeiros são úteis por muitas razões, mas, em geral, enquadram-se em duas categorias. Primeiro, tornam muito mais fácil fazer planeamento financeiro (em particular, gerir a poupança e o investimento). Segundo, podem ser extremamente importantes (e muitas vezes exigidos por lei) para efeitos fiscais.

Planeamento Financeiro

Quando está a criar ou a evoluir os seus planos financeiros e a definir novos objetivos financeiros, precisa de começar com registos financeiros exatos para saber precisamente de onde está a partir e quando atingiu os seus objetivos. Por exemplo, se quiser poupar 300 dólares nos próximos 4 meses, precisa de saber quanto dinheiro tem agora e, daqui a 3 meses, terá de poder fazer as mesmas medições.

Se o saldo atual da sua conta bancária for 250 dólares e quiser poupar até atingir 400 dólares, o seu objetivo de poupança seria ganhar dinheiro extra ou reduzir as suas despesas para lá chegar. Se, no entanto, encontrar um cheque por cobrar de 150 dólares do seu último aniversário numa pilha de papéis na sua secretária e o depositar na sua conta, atingirá essa meta de 400 dólares sem, na verdade, ter feito nada. Este é um exemplo de registos financeiros deficientes a prejudicarem a sua capacidade de definir e alcançar os seus objetivos.

Impostos

Na imagem: o dinheiro que não pode reaver porque não guardou o recibo

A maioria das pessoas aprecia ter bons registos financeiros quando chega a altura de apresentar a declaração de impostos. Muitos pensam que, para a maioria das coisas em que gasta dinheiro ao longo do ano, como a renovação do registo do automóvel, fardas de trabalho e certos tipos de juros em empréstimos, tudo isso pode ser deduzido nos impostos — isto, em certa medida, é verdade, mas apenas se tiver guardado os recibos e os registos de todos esses pagamentos.

Tipos de Registos Financeiros

Há dezenas de tipos de registos, mas o essencial é mantê-los todos organizados. Pode dividir todos os seus registos em dois grandes grupos — registos “primários” (que serão extremamente variados e dispersos) e registos “secundários” (que, em geral, manterá por sua conta para manter os registos primários organizados).

Registos Primários

Recibos

Se quiser reclamar qualquer benefício fiscal, terá de acompanhar cuidadosamente os seus recibos. Estes são o registo financeiro mais básico que existe: apenas um pedaço de papel que mostra que uma transação teve lugar.

Dependendo de onde vive, deve guardar sempre os recibos de compras de valor elevado (como o contrato de compra e venda do seu automóvel). Muitas cidades também concedem benefícios fiscais se utilizar transportes públicos, por isso também é boa ideia guardar esses recibos.

Também é útil conservá-los para além dos impostos. Por exemplo, as faturas e os recibos de serviços públicos são muitas vezes exigidos como “comprovativo de morada” quando quer abrir uma conta bancária. Se, mais tarde, tiver um conflito sobre uma fatura supostamente paga, ter um recibo pode resolver o problema de imediato; provar o contrário pode ser um processo longo e moroso.

Registos Bancários

A sua conta bancária será uma das suas fontes mais importantes de registos financeiros. Normalmente, todo o seu histórico de transações é guardado durante alguns anos (incluindo todos os cheques que emite), juntamente com os saldos atuais da sua conta. Se não tiver um recibo de um pagamento (por exemplo, se passar um cheque de renda todos os meses), ainda pode ter registo dessa transação na sua conta bancária.

Terá diferentes registos disponíveis consoante os diferentes tipos de conta. Por exemplo, se tiver uma conta poupança, poderá ter mais registos sobre montantes e datas de depósitos, com juros compostos acumulados. Se tiver uma conta à ordem (ou “conta corrente”), terá os seus saldos disponíveis atuais, juntamente com o histórico das suas transações de cheques, transações com cartão de débito e levantamentos em multibanco. Os registos do seu banco serão um recurso inestimável quando estiver a criar e a alterar o seu Plano de Despesas.

Relatórios de Rendimentos

Os seus relatórios de rendimentos são declarações que mostram quanto dinheiro ganhou, normalmente juntamente com quanto pagou de imposto sobre o rendimento e segurança social, num determinado ano. O mais comum destes é o formulário W-2 nos Estados Unidos, mas poderá ter outros se for trabalhador independente ou fizer de vez em quando pequenos trabalhos ocasionais. Estes documentos são necessários para apresentar os seus impostos, mas também são úteis para ver como os seus rendimentos evoluem ao longo do tempo.

Declarações de investimentos

Se tiver ações, obrigações ou outros investimentos, também receberá regularmente extratos da sua corretora. Estes incluirão os seus saldos em numerário (disponíveis para levantamento ou para comprar mais títulos), o valor líquido total de mercado da sua carteira, o montante de quaisquer dividendos que tenha recebido e as despesas totais dos seus investimentos (isto é mais importante no caso dos fundos de investimento). Os seus extratos de investimento são essenciais para efeitos fiscais. Ao contrário de pedir deduções com base em recibos, é legalmente obrigado a declarar qualquer rendimento de investimento que receba, por isso ter acesso imediato a estes documentos será essencial.

Inventário de bens pessoais

Ao contrário dos outros registos principais, este é algo que fará e manterá por si próprio. O inventário dos seus bens pessoais é basicamente uma lista do que possui, onde se encontra e qual o seu valor estimado. Isto parece bastante simples quando ainda está na escola, mas há mais do que alguns casos de grandes quantidades de dinheiro em numerário escondidas e esquecidas . Também, ao contrário dos outros registos, o inventário dos seus bens pessoais não é usado para impostos. A principal vantagem de o manter e atualizar é puramente organizacional — saber exatamente onde estão os seus pertences e quanto valem pode ser muito útil quando a sua vida muda e quer vender (ou oferecer) coisas de que já não precisa ou de que se esqueceu. O setor dos armazéns de self-storage prospera com pessoas que fazem pagamentos mensais para guardar coisas de que não usam regularmente!

Registos Financeiros Secundários

Os seus registos financeiros secundários são normalmente apenas listas maiores, reunindo os seus diferentes registos principais em documentos fáceis de ler para sua própria referência pessoal. Normalmente, são relatórios que prepararia por si próprio, mas há alguns casos em que seriam gerados automaticamente.

Declarações de imposto sobre o rendimento

Depois de apresentar a sua declaração de IRS, guarde uma cópia para referência futura. Isto inclui também quaisquer recibos que tenha dos impostos pagos — estes podem ser muito importantes se um dia for auditado. Legalmente, deve guardar todas as declarações fiscais e recibos durante 7 anos, mas pode ser útil conservá-los por mais tempo se quiser trabalhar ocasionalmente em planeamento financeiro de longo prazo.

Declaração do património líquido

O seu “Património Líquido” é basicamente a soma de todos os seus ativos, menos todos os seus passivos, num único documento. É aqui que somaria o inventário dos seus bens pessoais, o valor dos investimentos, os saldos bancários e o dinheiro que guardou secretamente num bunker no deserto, e subtrairia os saldos em dívida dos seus cartões de crédito, empréstimos estudantis, créditos automóvel e hipotecas da casa. Este deve ser um documento de uma página que atualiza de poucos em poucos meses e que o ajuda a ver toda a sua situação financeira num só lugar.

Registos de despesas pessoais

Pode acabar por acumular dezenas de recibos num período relativamente curto. De poucos em poucos meses, tente agrupá-los e guardá-los num local seguro (por exemplo, todos os recibos de “janeiro – março de 2016” guardados numa pasta num cofre à prova de fogo). Enquanto faz isto, copie os montantes e o motivo da compra para uma folha de cálculo Excel. Isto facilitará saber quanto gastou e onde gastou, para mais tarde. Além disso, pode usar a sua folha de cálculo para encontrar rápida e facilmente o recibo original, se mais tarde precisar dele. Ao arquivar regularmente todos os seus recibos, reduz a probabilidade de algum se perder ou ser deitado fora por engano. Fazê-lo regularmente é importante para evitar acumulação de trabalho (e, assim, ter de passar uma tarde inteira a arquivar os seus recibos em vez de apenas alguns minutos a cada poucas semanas).

Manter os Seus Registos Seguros

Agora que tem toda esta informação, a sua principal preocupação é mantê-la em segurança. O roubo de identidade é um grande problema e, se alguém obtiver acesso não autorizado apenas a alguns dos seus documentos, poderá usá-los contra si.

Armazenar Documentos em Papel

Para coisas como as suas declarações fiscais, recibos e extratos de investimento, poderá ter cópias em papel que precisam de ser fáceis de encontrar e seguras. Uma possibilidade é comprar um pequeno cofre que possa fixar ao chão, mantendo os seus documentos seguros e todos no mesmo lugar. Historicamente, as pessoas também alugaram caixas de segurança bancária (as pequenas podem custar cerca de 60 dólares por ano), o que implica uma troca entre segurança extrema e o incómodo de ter de ir ao banco presencialmente e pagar a taxa anual.

Armazenar Documentos Eletrónicos

Manter os ficheiros do seu computador seguros de hackers e burlões de phishing é uma perspetiva muito mais desafiante. Há dezenas de formas de manter os seus registos seguros, mas estas são as regras mais comuns a seguir:

Regra #1: Não partilhe as suas informações de acesso

Apesar do que os filmes mostram, a maior parte do “hacking” não é feita obrigando algoritmos complexos de computador a invadir um mainframe, mas normalmente apenas porque alguém partilha uma palavra-passe com outra pessoa com quem não devia. Isto não se aplica apenas às palavras-passe, mas também a outras informações — nunca forneça os números da sua conta, números de cartões de crédito, nomes de utilizador ou palavras-passe por telefone ou por e-mail. Se tiver mesmo de partilhar um nome de utilizador e/ou uma palavra-passe (por exemplo, ao partilhar uma conta com um grupo), certifique-se de que é um nome de utilizador e uma palavra-passe que não usa em nenhum outro site.

Regra #2: Não reutilize a sua palavra-passe

Não é possível saber quais os sites que utiliza deixar que os administradores vejam a sua palavra-passe, nem quais usam encriptação adequada. Se reutilizar os mesmos nomes de utilizador e palavras-passe em muitos locais, está a aumentar as hipóteses de um funcionário descontente roubar dados e entrar nas suas outras contas.

Regra #3: Altere frequentemente as suas palavras-passe

Até a palavra-passe mais segura e exclusiva do mundo é vulnerável a keyloggers — um tipo de software malicioso que regista todas as teclas que carrega e envia essa informação ao criador do vírus. Mesmo que não tenha um keylogger no seu computador de casa (que pode ficar oculto durante meses ou anos antes de ser “ativado”), é possível que exista um num laboratório de informática ou num computador público a que possa aceder. Mudar as suas palavras-passe de poucos em poucos meses é uma boa forma de as manter seguras.

Regra #4: Escolha palavras-passe difíceis de adivinhar

Torne difícil que alguém consiga simplesmente entrar na sua conta adivinhando, ou que um hacker tente combinações aleatórias de letras até conseguir entrar.Esta banda desenhada da web ilustra isto não significa que tenha de ser algo difícil de memorizar, mas não existe uma “chave de ouro” para garantir que as suas palavras-passe permanecem seguras.

Outras Dicas e Truques para Registos Financeiros

Veja que Serviços de Gestão de Contas Algumas Instituições Financeiras Podem Disponibilizar

Se acompanhar tudo se lhe afigura uma perspetiva assustadora, veja que tipos de serviços o seu banco ou outra instituição financeira pode “agrupar”. Por exemplo, é extremamente comum uma pessoa ter as suas contas poupança e à ordem, a carteira de investimentos, o crédito à habitação e o cartão de crédito todos no mesmo banco, podendo assim aceder a todos esses registos financeiros através do portal online do banco.

Isto tem a vantagem da conveniência, mas também há algumas desvantagens sérias. Por exemplo, se lhe roubarem a palavra-passe deste serviço de banca online, pode perder o acesso a tudo de uma vez, o que lhe causaria uma enorme dor de cabeça e potencialmente dezenas de milhares de dólares.

Como não anda a comparar taxas para as suas diferentes contas (juros altos para as suas poupanças, baixos para o seu cartão de crédito e crédito à habitação, e as comissões mais baixas possíveis para as suas contas à ordem e de investimento), é também muito provável que esteja a obter muito menos pelo seu dinheiro do que se comparar separadamente cada serviço.

Visite Profissionais de Impostos ou Consultores Financeiros

Mesmo que não o faça todos os anos, tirar algum tempo para consultar um profissional pode acabar por lhe poupar muito dinheiro a longo prazo. Por exemplo, podem ajudá-lo a saber quando precisa de guardar recibos ou não, poupando-lhe muito tempo e dores de cabeça na organização, e ajudam-no a perceber exatamente como utilizá-los para reclamar todos os créditos fiscais possíveis.

Pode ser que consiga lembrar-se do básico — se tiver uma despesa usada principalmente para a atividade profissional, é provável que possa reclamar um crédito fiscal sobre ela. No entanto, pode não conhecer o processo exato para reclamar o tempo que usou o seu carro enquanto trabalhava, ou se pode reclamar isenções de imposto sobre vendas para novas obras de renovação em sua casa. Reunir-se com um profissional de impostos ou um consultor financeiro é a forma mais fácil de navegar pelo mar de burocracia e tirar o máximo partido das suas declarações fiscais, minimizando também o tempo e a pesquisa que precisa de dedicar aos seus registos financeiros no seu próprio tempo livre.

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