Potresti avere esperienza nel riconciliare il libretto degli assegni confrontando i tuoi registri con gli estratti conto della banca.

Fortunatamente, nel 21^esimo secolo, questo esercizio è un po’ superato, per due motivi:

1. Gli assegni cartacei probabilmente rappresentano solo una piccola parte delle tue spese totali mensili
2. Probabilmente hai un registro automatico nei servizi online della tua banca che mostra quanto hai pagato per qualsiasi acquisto effettuato con una carta di debito

Questo però non significa che tu possa saltare la riconciliazione del conto. Anzi, il modo in cui funzionano i pagamenti istantanei e altre comodità rende probabilmente ancora più importante dedicare qualche minuto al mese a riconciliare i tuoi conti.

Cosa significa riconciliare?

«Riconciliare i tuoi conti» significa in genere dimostrare che i tuoi saldi corrispondono a quanto previsto. Quando gli assegni cartacei erano la norma, questo voleva dire confrontare il registro cartaceo del tuo libretto degli assegni, dove annotavi ogni assegno, con l’estratto conto del tuo conto corrente.

Poi potevi confrontare gli assegni non ancora incassati con i pagamenti in sospeso per «quadrare» il tuo libretto degli assegni, cioè stabilire che tutto fosse contabilizzato tra l’estratto conto e il libretto.

Oggi non è più necessario annotare ogni pagamento in un registro cartaceo, ma dovresti controllare regolarmente i pagamenti registrati nel tuo estratto conto online o nella cronologia delle transazioni.

Riconciliare per il 21^esimo secolo

Oggi riceverai ancora scontrini cartacei per quasi ogni pagamento effettuato di persona e copie digitali degli scontrini per ogni acquisto fatto online.

Ci sono ancora due fattori che rendono necessaria la riconciliazione:

Errori di registrazione nei punti vendita

Il modo più economico e semplice per negozi e ristoranti di accettare carte di credito e di debito è usare un lettore di carte autonomo. Questi lettori funzionano separatamente dal normale sistema di cassa, il che significa che il cameriere o l’addetto inseriranno il totale separatamente dal sistema che registra o scansiona ciò che stai acquistando.

Puoi capire quali attività fanno così perché probabilmente riceverai due ricevute: una emessa dall’esercizio commerciale (con l’elenco di ciò che hai comprato e i prezzi degli articoli) e una stampata dal lettore di carte (di solito con il solo totale). Poiché queste due voci vengono registrate separatamente, c’è la possibilità che la persona che inserisce i totali abbia copiato il numero sbagliato, il che significa che in realtà paghi l’importo errato.

Puoi accorgertene subito confrontando le due ricevute, ma puoi anche ottenere una correzione in seguito confrontando la tua ricevuta «vera» con l’estratto conto e portando entrambe all’esercizio per dimostrare l’errore. Naturalmente, questo è possibile solo se hai conservato la ricevuta vera, con l’elenco di ciò che hai comprato, l’importo che avresti dovuto pagare e i timestamp sia sulla ricevuta sia sull’estratto conto che dimostrano che si tratta della stessa transazione.

Tempi di elaborazione più lunghi

Solo perché strisci la tua carta di credito o di debito non significa che il pagamento venga elaborato in quell’istante. È molto comune che i negozi online utilizzino l’elaborazione dei pagamenti in batch, il che significa che tutti i pagamenti vengono elaborati uno o due giorni dopo l’acquisto. Questo può accadere anche con i negozi fisici più grandi (come le grandi catene di supermercati o i distributori di carburante) che possono elaborare gli ordini in batch.

Anche se questi ritardi possono durare solo uno o due giorni, possono accumularsi se controlli il saldo del tuo conto al volo per capire quanti soldi hai a disposizione. Queste piccole transazioni “ritardate” possono generare importi enormi di commissioni di scoperto.

Ritardi di elaborazione molto più lunghi possono derivare da qualsiasi pagamento effettuato con un assegno cartaceo (come l’affitto). Questi vengono elaborati solo dopo che qualcuno porta fisicamente l’assegno in banca per versarlo, quindi i tempi dipendono interamente da chi devi pagare. Questo può accadere anche con lo stipendio: molti sistemi di paghe effettuano il pagamento solo quando qualcuno dell’ufficio paghe della tua azienda conferma l’importo della tua retribuzione, il che significa che il momento in cui riceverai effettivamente il denaro sul conto varierà in base ai fine settimana, alle festività e al carico di lavoro di quella persona.

La riconciliazione in 10 minuti

Una volta al mese, dovresti dedicare 10 minuti a riconciliare il tuo conto corrente con ciò che pensi di aver speso. Se conservi gli scontrini, puoi farlo molto più in fretta (e in più puoi archiviare e organizzare gli scontrini nello stesso momento, occupandoti di due voci della tua lista di controllo della finanza personale).

• Passaggio 1: verifica che i tuoi acquisti più grandi corrispondano alle ricevute
  • Fallo per i 10 acquisti più grandi del mese, solo per assicurarti che non ci siano errori
• Passaggio 2: assicurati che tutti i tuoi versamenti siano contabilizzati
  • Questo serve a garantire che, quando vedi i saldi finali del tuo conto per calcolare il tuo “patrimonio netto”, tu stia ottenendo un numero accurato
• Passaggio 3: assicurati che tutti i tuoi pagamenti siano contabilizzati
  • In particolare i pagamenti più consistenti, come la spesa settimanale o alcuni regali che hai comprato online
• Fase 4: registra i tuoi totali
  • Una volta stabilito il saldo reale del tuo conto, registra questo numero nel tuo foglio di calcolo per riferimento futuro. Questo ti aiuta in seguito a capire come variano le tue spese di mese in mese.

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