Sobald Sie Ihre Einkommensteuererklärung einreichen, prüft das IRS alle von Ihnen eingereichten Formulare und stellt Ihren Bescheid oder Ihre Rückerstattung aus, in der Regel mit sehr kurzer Bearbeitungszeit. Gelegentlich bittet das IRS Sie jedoch, vor der Annahme Ihrer Erklärung einige Nachweise einzureichen.
Die Grundlagen einer Prüfung
Eine „Prüfung“ findet statt, wenn das IRS Ihre Steuererklärung aus dem Stapel für eine genauere Überprüfung herausgreift. Das Prüfungsverfahren soll Fehler in Steuererklärungen aufdecken, die korrekte Höhe der Steuer oder Rückerstattung überprüfen und betrügerische Steuerforderungen verhindern.
Geprüft werden
Diese können durch eine zufällige Auswahl ausgelöst werden oder wenn Ihre Steuererklärung irgendeinen Verdachtsgrund aufweist. Prüfungen werden normalerweise innerhalb von 3 Jahren nach der Einreichung ausgelöst, können in manchen Fällen aber auch bis zu 6 Jahre nach Einreichung Ihrer ursprünglichen Erklärung erfolgen. Wenn Sie Ihre Steuererklärung mit einem Steuerberater einreichen, begleitet Sie dieser in der Regel durch den gesamten Prüfungsprozess und erledigt fast die ganze Arbeit. Wenn Sie die Erklärung selbst einreichen, müssen Sie auch die Prüfung allein durchlaufen.
Der Grund dafür ist vor allem politischer Natur – der Kongress hat in den letzten Jahren wiederholt das Budget des IRS gekürzt, was dazu geführt hat zehntausend weniger Prüfer, mit weitaus geringerer Schulung pro Jahrdass jede einzelne Prüfung jedes Jahr länger dauert und sich der Rückstau vergrößert. Für Sie bedeutet das, dass Sie alle finanziellen Unterlagen, die zur Erstellung Ihrer Steuererklärung verwendet wurden, etwa 7 Jahre lang aufbewahren sollten, damit Sie im Fall einer Prüfung vorbereitet sind. Das bedeutet außerdem, dass weniger Prüfungen zufällig ausgewählt werden und mehr aufgrund einer durch verdächtige Aktivitäten ausgelösten Prüfung Ihrer Erklärung stattfinden.
Was ist an meiner Steuererklärung verdächtig?
Prüfungsbeamte des IRS lesen nicht jede Steuererklärung. Die meisten Steuererklärungen werden automatisch verarbeitet, wobei die Daten von einem Computer gelesen, verarbeitet und gespeichert werden. Da sich all diese Daten an einem Ort befinden, hat das IRS eine Forschungsabteilung, die alle Daten sorgfältig durchsucht, um statistische Muster zu finden. Diese Statistiken werden verwendet, um Modelle dafür zu erstellen, wie die meisten Steuererklärungen angesichts der Angaben der Person „aussehen sollten“. So ähneln sich etwa die Steuererklärungen verheirateter Paare mit Kindern stärker als die von allein veranlagten Einzelpersonen.
Wenn Erklärungen eingehen, die nicht dem entsprechen, was „zu erwarten“ wäre, wird diese Erklärung für eine Prüfung markiert, bei der ein IRS-Experte sie genauer unter die Lupe nimmt.
Was benötigen Prüfer?
Prüfer müssen Ihre Finanzunterlagen einsehen, um zu überprüfen, ob die Angaben in Ihrer Steuererklärung korrekt und gerechtfertigt sind. Sie sollten für eine Prüfung keine neuen Unterlagen erstellen müssen – in der Regel benötigen Sie nur dieselben Dokumente, die Sie bereits bei der Einreichung zur Hand haben sollten.
Wenn Sie dem IRS Unterlagen einreichen müssen, sollte jedes Dokument eine Notiz enthalten, was es ist und inwiefern es sich auf deren Anforderung und Ihre Steuererklärung bezieht. Klicken Sie hier für eine Liste der Unterlagen, die Prüfer anfordern könnten.
Ablauf einer Prüfung
Es gibt zwei grundlegende Schritte einer Prüfung. Zunächst wird Ihre Erklärung, sobald sie erstmals für eine Prüfung markiert wurde, von einem erfahrenen Prüfer übernommen und detailliert analysiert. Dieser Prüfer kann Ihre Erklärung entweder unverändert akzeptieren oder sie an eine Prüfgruppe weiterleiten.
Wenn dieser erste Prüfer Ihre Steuererklärung ohne Änderungen akzeptiert, wird sie weiterhin normal bearbeitet, und Sie bemerken möglicherweise nicht einmal, dass sie überhaupt jemals markiert wurde.
Wenn sie an eine Prüfgruppe weitergeleitet wurde, werden Sie per Post darüber informiert, worauf die Prüfer genau achten. Eine Prüfung kann entweder persönlich oder per Post erfolgen, in der Regel abhängig von der Komplexität Ihrer Steuererklärung und davon, wie viele Auffälligkeiten der erste Prüfer festgestellt hat.
Sie werden immer und ausschließlich per Post benachrichtigt – das IRS wird Sie niemals anrufen, um Sie über eine Prüfung zu informieren oder eine Zahlung zu verlangen (das ist ein sehr häufiger Betrug).
Prüfungen per Post
Prüfungen per Post sind recht unkompliziert – die Unterlagen, die Sie vom IRS erhalten, nennen den Grund für die Prüfung und an welchen Informationen man interessiert ist, und Sie werden aufgefordert, bestimmte unterstützende Nachweise per Post zu senden (in der Regel Belege, Protokolle oder Aufzeichnungen, die Ihre Ausgaben belegen). Sie müssen diese einfach zurückschicken dieser Unterlagen (niemals die Originale, da diese auf dem Postweg verloren gehen könnten), und sie werden die von Ihnen eingereichten Unterlagen prüfen. Kopien
Persönliche Prüfungen
Persönliche Prüfungen sind eine formellere Angelegenheit. Man kann Sie entweder bitten, persönlich in ein örtliches IRS-Büro zu kommen, oder einen Mitarbeiter zu Ihnen nach Hause, an Ihren Arbeitsplatz oder zu Ihrem Steuerberater schicken. Sie haben eine Auswahl bei Datum und Ort, die mit Ihrem Prüfer vereinbart werden müssen.
Persönliche Prüfungen werden in der Regel bei komplexeren Fällen durchgeführt, wenn bei Ihrer Steuererklärung mehrere Auffälligkeiten festgestellt wurden, sodass der Prüfer Ihnen gezielte Fragen zu bestimmten Posten stellen kann.
Wenn Sie zu einer persönlichen Prüfung geladen werden, wird das IRS weiterhin die konkreten Gründe für die Prüfung angeben und bestimmte Unterlagen anfordern, aber es ist immer eine gute Idee, möglichst viele Nachweise mitzubringen. Sie sollten weiterhin nur Kopien verwenden – die Prüfer müssen unter Umständen einige Ihrer Unterlagen behalten, während sie ihre Entscheidung treffen, daher sollten keine Originale übergeben werden.
Prüfungsergebnisse
Nachdem Sie Ihre Unterlagen eingeschickt oder sich mit den Prüfern getroffen haben, werden sie sich beraten und Ihre Steuererklärung sowie die von Ihnen übermittelten Informationen besprechen. Sie werden immer benachrichtigt, wenn eine Prüfung abgeschlossen ist und sie ihre Entscheidung getroffen haben.
Das Prüfungsteam wird Ihre Steuererklärung entweder ohne Änderungen akzeptieren (was bedeutet, dass es mit den von Ihnen vorgelegten Unterlagen zufrieden war) oder Änderungen verlangen. Sie können die vorgeschlagenen Änderungen entweder akzeptieren oder ablehnen.
Wenn Sie die Änderungen akzeptieren, unterschreiben Sie ein Dokument, das bestätigt, dass Sie die Änderungen verstanden haben und ihnen zustimmen. Dies hat die gleiche Wirkung wie die Einreichung einer geänderten Steuererklärung. Wenn dadurch zusätzliche Steuern fällig werden, müssen Sie diese entweder sofort oder in Raten zahlen.
Wenn Sie die Änderungen ablehnen, können Sie ein Gespräch mit einem ranghöheren IRS-Mitarbeiter beantragen, der den Prüfungsprozess und Ihre Einwände überprüfen wird. Wenn Sie auch mit diesem Mitarbeiter nicht einverstanden sind, können Sie Ihren Fall einer Mediation vorlegen (bei der eine dritte Partei die Streitpunkte mit Ihnen und dem Prüfungsausschuss bespricht) oder vor das Steuergericht bringen, wo Sie einen Anwalt benötigen, um Ihren Fall vor einem Richter zu vertreten.
Nur sehr wenige Streitfälle landen vor dem Steuergericht, da sowohl die meisten Steuerzahler als auch das IRS es vorziehen, die Angelegenheit durch Mediation statt durch das kostspielige Gerichtsverfahren zu klären. Hier klicken für weitere Informationen auf der Website des IRS.
